[vittoria è nostra]

NASIL GÖREV VERİLİR?

Etkili bir görevlendirme için siz yöneticilerin dört unsuru göz önüne almasını tavsiye ediyoruz:

1. Seçtiğiniz kişiye ulaşmak istediğiniz hedefleri açıklayınız.
2. Görevi sahiplenmek konusunda onu teşvik ediniz.
3. İşin yapılması için ne tür bilgilerin ya da desteğin gerektiği konusunda mutabakata varın ve işin bitmesi için bir mühlet koyunuz.
4. İşin yapılma sürecini nasıl izleyeceğiniz ve sonuçları nasıl değerlendireceğiniz konusunda bilgi alışverişinde bulununuz.

Süreci takip etmek

Şimdi yapılan işi izlemek için kullanabileceğiniz bir takım tekniklere bakalım:

• Kişileri çalışırken gözlemlemek.
• Ortaya koydukları ürünleri tetkik etmek (mektuplar, raporlar ya da herhangi bir çıktı)
• Nasıl yaptıklarını sormak.
• Çay ya da kahve eşliğinde yapılan sohbette durumu öğrenmeye çalışmak.
• İstatistikî bilgileri toplayarak analiz etmek.
• Müşterilerden ya da diğer çalışanlardan bir şeyler öğrenmeye çalışmak.

Yapılan işin sonuçlarını değerlendirmek

Değerlendirme sizi, daha iyi bir yönetici yapacak ve elde ettiğiniz bilgileri gelecekteki benzer durumlar için kullanabileceksiniz. Verdiğiniz işin asıl sorumlusu halen siz olduğunuz için, istediklerinizin yerine getirilip getirilmediğini ortaya çıkarmak durumundasınız. Bu durumlar, işin doğasını da göz önüne alaraktan, şu soruların cevabını bulmanız gerekir:

• Tüm amaçlara ulaşıldı mı?
• İşin yapılması için ayrılan bütçe yeterli oldu mu?
• Yeterli desteği ve bilgiyi sunabildim mi?
• İş zamanında tamamlandı mı?
• Gözlemleme aşaması etkili miydi?
• Sorunlarla gerektiği gibi ilgilenebildik mi?
• İşin kalitesi beklediğimiz standartlara ulaştı mı?

Eğer bu sorulardan herhangi birine evet şeklinde cevap vermişseniz, niçin böyle bir sorun olduğunu ortaya çıkarmaya çalışın. Böylelikle hem siz hem de elemanlarınız yapılan hatalardan ders çıkarabilirsiniz.

Eğer performansta birtakım eksiklikler baş gösterdiyse, şu soruları kendinize sormanın sırasıdır:

• İş aslında uygun olarak mı yapıldı yoksa beklenmeyen ekstra çalışmalar mı çıktı?
• Eleman başka bir işle meşgul edildi mi?
• Zaman çizelgeleri, bütçe ve beklentilerim gerçekçi miydi?

Yanlış giden bir şeyi, eğer varsa, analiz ettikten sonra, bir sonraki görev devrinin planlama aşamasının nasıl geliştirilebileceğine karar verebilirsiniz.

Şimdi daha önceki bölümde belirlediğimiz görevi nasıl vereceğinizi planlayın.
1. Bu görevin hedefleri nelerdir?
(buraya cevabınızı yazınız.)
2. Seçtiğiniz kişiyi, işi sahiplenme yönünden nasıl teşvik edeceksiniz?
(buraya cevabınızı yazınız.)
3. Ne tür bilgiye ihtiyaç olabilir?
(buraya cevabınızı yazınız.)
4. Ne tür bir desteğe ihtiyaç olabilir?
(buraya cevabınızı yazınız.)
5. İşin bitimi için koyacağınız son süre nedir?
(buraya cevabınızı yazınız.)
6. İşin yapılış sürecini nasıl gözlemleyeceksiniz?
(buraya cevabınızı yazınız.)
7. İşin değerlendirmesini yaparken ne tür sorular sormanız gerekecek?
(buraya cevabınızı yazınız.)