[vittoria è nostra]

AŞIRI YÜKTEN KURTULMAK

İkinci bir seçeneğiniz de elinizdeki işle meşgul olmak ve ekstra işlere hayır diyebilmektir. Ama çoğumuz, “hayır” derken kendimizi suçlu hisseder, yanlış bir iş yapıyor hissine kapılırız. Hayır derken karşımızdaki insanı kıracak ya da kızdıracak bir tutum takınmanın lüzumu yoktur. Bu işi yaparken bile kibar olmalı, yumuşak bir ses tonu ile karşımızdaki insanın ihtiyaçlarını anladığımızı gösterebilecek jest ve mimikler kullanmalıyız.

Çoğu insan bir takım düşüncelerden dolayı bu tür istekleri geri çevirmez, “hayır” demekten kaçınır. Siz, eğer varsa, aşağıdaki düşüncelerden hangisine katılıyorsunuz?

• Eğer isteklerini reddedersem, kırılır ya da kızarlar.
• Hayır dersem beni artık sevmezler.
• Hayır demek kaba ve bencilce bir tutumdur.
• Eğer onları reddedersem onlar da benim isteklerimi geri çevirebilir.
• Diğerlerinin ihtiyaçları benimkilerden daha önemlidir.
• Küçük şeyleri geri çevirmek, dar kafalı insanlara yakışır.

Eğer bu düşüncelerden herhangi birine sahipseniz, muhtemelen hayır derken kullanacağınız ifadeleri netleştiremeyeceksiniz ve;

• Hayır demek isterken evet diyeceksiniz
• Evet deyip sonra kızacak ve kendinizi suçlu hissedeceksiniz
• Hayır diyeceksiniz ve bunu gereksiz bir takım mazeretlerle desteklemeye çalışacaksınız.

Diğerlerinin doğrudan hayır dediğini anlaması için bazı yeni alışkanlıklar edinmeniz gerekir. Bunun için şu taktikleri kullanabilirsiniz:

• Eğer doğrudan hayır demeyi zor buluyorsanız, düşünmek için biraz zaman isteyin. Eğer düşünmeden birtakım angajmanlara girerseniz, sonradan kendinize kızabilirsiniz.
• Aşırı kibarlık yapmaksızın ve bahaneler üretmeksizin, hayır deme provaları yapın. Kendinizi suçlu hissetmeden niçin hayır dediğinizi açıklayabilirsiniz.

• Bir kez hayır dedikten sonra konuşmayı daha fazla uzatmayın, aksi takdirde bir dizi özür dileme girişimlerine başlayabilir ve hatta kararınızdan vazgeçebilirsiniz.
• Karşınızdaki kişiye kararınız hakkındaki duygularınızı açıklayın. “Üzgünüm ama… Bunu söylemek acı ama…” gibi başlangıç cümleleri ile düşman gibi görünmenizi engelleyebilirsiniz.

Kararınıza sahip çıkmak

Birçok diğer yetenek gibi “hayır” diyebilmek de, zaman ve pratik gerektirir. Ama bu şekilde elde edebileceğiniz avantajların farkına ne kadar çok varırsanız, o kadar çabuk bu yeteneği edinirsiniz. İnsanlar, sizin sadece boş zamanlarınızda ekstra iş yaptığınız bilincine varırsa, sizden yararlanmayı kesecektir.

Önemli olan başka bir konu ise, ilk “hayır” cevabından sonra kararınızı değiştirmek için sergilenecek yeni girişimler konusunda yumuşamamak ve kararlılığınızı devam ettirebilmektir. Bunun için, karşı tarafça net biçimde anlaşılana kadar sebeplerinizi yumuşak ve keskin bir dille tekrar edebilirsiniz, kendinizi daha iyi ifade edebilmek açısından faydalıdır.

Karşı tarafın isteğini de kendi argümanınız içinde kullanmanız, size sakin, kararlı ve anlayışlı görünmenize imkan veren bir pozisyon sağlayacaktır. Bu arada karşı tarafın argümanlarını kullanırken yeni tartışmalar açmaktan kaçının.

Beden dili

Şu ana kadar ekstradan bir işi yapmayı reddetmek için kullanmanız gereken sözcükler üzerinde durduk. Ama doğru sözcükler üzerinde durduk. Aynı zamanda sesinizin tonuna ve beden dilinize de dikkat etmelisiniz. Eğer utangaç bir tavırla ya da gülerek “hayır” derseniz, karşınızdaki kişi tam tersi mesaj alır.

Aslında hepimiz, her gün kullandığımız için beden dili konusunda uzmanızdır. Burada önemli olan, beden dilini kendi isteklerimiz doğrultusunda bilinçli olarak kullanabilmektir.

Mesajınızı doğru bir şekilde vermek için şu konulara dikkat etmeniz gerekir:

• Konuşurken cümlenin sonunda sesinizi titretmeyin.
• Konuşurken elinizi ağzınıza koymayın.
• Biri ile konuşurken yere ya da başka bir yere bakmayın, göz temasını kaybetmeyin.

Sinirlilik ya da saldırganlık ifade eden şu tür davranışlardan da sakınmanız gerekir:

• Parmağınızı sallamak ya da karşınızdakine doğru işaret etmek.
• Elinizi kalçanıza koyup, biraz öne doğru eğilmek.
• Saldırgan bir ses tonu kullanmak.

Eğer beden dilini doğru bir şekilde kullanırsanız, karşınızdaki kişiyi, hayır deme konusunda kararlı olduğunuz ama yine de onu dinlemeye hazır olduğunuz konusunda ikna edebilirsiniz. Beden dilini kullanmak için şunlara da dikkat edin:

• Rahat ve samimi bir tavır.
• Rahat göz teması.
• Dik (ama fazla sert değil) bir duruş.

[vittoria è nostra]

HİSLERİNİZİ DEĞİŞTİRMEK

Aşırı çalışmaya karşı yapılabileceklerden birisi de, hiçbir eyleme girişmeden sadece konu hakkındaki hislerinizi değiştirmek olabilir. Böyle bir yaklaşım tarzını patronunuzu etkilemek için seçmiş olabilirsiniz. Şöyle ki:

• Baskı altında da çalışabileceğinizi ispatlamak ve üstlerinizi etkilemek için.
• Sözleşmeli olarak çalıştığınızdan, bu işin getireceği tecrübeye ve gelire ihtiyaç duyduğunuz için,
• Ya da diğer çalışanların da çok işi olduğu onlara iş devretmeniz mümkün olmayabilir.

Ama unutmayın ki çok iş olmasının sebebi siz değil, bizzat etkili olamayan diğer çalışma arkadaşlarınız ya da bu duruma bir çözüm getirmeyen işyerinizdir. Eğer birtakım şeyler yapılmıyorsa bu sizin yetersiz olduğunuzu değil, yapılacak daha önemli işleriniz olduğunu gösterir.
Eğer işlerinizin önem sırasını belirleyebiliyor ve bunlarla gerektiği şekilde başa çıkabiliyorsanız, zor durumları başarı ile idare etmekten dolayı gururlanabilirsiniz.

[vittoria è nostra]

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ÖZETİ

Bu bölümde size yoğun iş trafiği ile başa çıkabilmenin yollarını göstermeye çalıştık.

• Eğer uzun saatler boyu çalışmak zorunda kalıyorsanız, bu sizin yetersiz olduğunuzu değil, sadece çalışma saatlerinize kıyasla yapılacak çok iş olduğunu gösterir.
• Bir takım zaman yönetim tekniklerini kullanmanıza rağmen, halen çok çalışmak zorunda kalıyorsanız, gerçekten yapacak çok işiniz var demektir.
• Aşırı çalışmaya karşı önlem almadan önce, bu konudaki fikirlerinizi netleştirmeniz gerekir. İş yoğunluğunu azalmak mı istiyorsunuz yoksa kariyerinin uğruna aşırı çalışmaya katlanacak mısınız?
• Eğer müzakere ederek iş trafiğinizi azaltmak istiyorsanız, argümanlarınızı iyi hazırlayın ve mümkün olduğu kadar çok iddianızı destekleyici malzeme ayarlayın.
• Aşırı işe diğer bir önlem, hayır diyebilmektir. Bunu yaparken saldırgan ya da kışkırtıcı olmanıza gerek yok. Karşınızdaki insanın kalbini kırmadan ve onu da anladığınızı göz önüne alarak hayır diyebilirsiniz.
• Son seçenek ise aşırı çalışmayı kabul ederek, bu konudaki yaklaşımınızı değiştirmek olabilir. Şunu unutmayın ki yoğun iş trafiğinin sebebi siz değilsiniz. Bu diğer elemanların yetersizliğinden ya da işyerinizin yetersiz kaynak kullanımından kaynaklanabilir.

Bir sonraki bölümde ise, başka bir zaman yönetim tekniği olan “iş devrini” göreceğiz.

[vittoria è nostra]

BEŞİNCİ BÖLÜM: GÖREVLENDİRME

Eğer yapılacak çok iş varsa ve bunu yapmak için fazla zamanınız yoksa işlerinizden bir kısmını başkalarına devretmek mantıklı bir yoldu. Birçok yönetici bu konuda başarısızdır. Bundan dolayı rutin işlerin sıkıcı koridorlarında kaybolur ve asıl yapmaları gereken, planlama, proje üretimi, sorunları giderme gibi asli fonksiyonlarını ifa edemez.


Bu bölümde, iyi bir yöneticinin en önemli özelliklerinden biri olan iş tahsisini, yani işlerden bir kısmını diğer çalışanlara devretmeyi göreceğiz.

NİÇİN?

İşlerinizden bir kısmını diğerlerine dağıtmanın avantajlarını şu şekilde özetleyebiliriz:

• İşiniz ile direkt ilgili işlere daha çok zaman ayırabileceksiniz. Zira bir yöneticinin görevleri arasında bugünü idare etmek kadar, geleceğe yönelik planlar yapmak da vardır. Bunu yapmadığınız takdirde günlük sorunlarla boğuşmaktan, ileriye yönelik atılım planlarına kafa yoramazsınız ve bu sizin yöneticilik kariyerinizi tehlikeye sokabilir.
• Ekibinizdeki kişiler, onlara vereceğiniz sorumluluk ve görevlerle kendilerini geliştirebilecekleri gibi, onlara olan güvencinizden dolayı size olan saygıları da artacaktır. İş tahmini ve moral destek bulacak olan ekibinizdeki işten kaytarma teamülü de kendiliğinden azalacaktır.

[vittoria è nostra]

İŞ DEVRETMENİN RİSKLERİNİ AZALTMAK

Elimizdeki işleri başkasına bırakmamak için birçok mazeretler bulabiliriz. Peki, siz aşağıda çıkardığınız mazeretlerden hangisini sık sık kullanıyorsunuz?

• İşlerimi devretmek için vakit bulamıyorum.
• Bu işleri herkesten daha iyi yapabilirim.
• Eğer bir işi sevdiysem, onu hep kendim yapmak isterim.
• Eğer işlerimi sık sık devredersem, kendim iş ortamından koparım.
• Bu işi kimsenin benden daha iyi yapabileceğine güvenmiyorum.

Eğer yukarıdaki mazeretlerden herhangi birini sık kullanıyorsanız, davranışlarınızda biraz değişiklik yapmanız gerekir.

Şu anki tutumunuz:
İşlerimi devretmek için vakit bulamıyorum.
Olması gereken tutumunuz:
Bu iş için zaman ayırmalıyım. Geleceğe yönelik iyi bir yatırım olabilir.


Şu anki tutumunuz:
Bu işi herkesten daha iyi yapabilirim.
Olması gereken tutumunuz:
Bütün işleri benim yapmam gerekmiyor. Ekinimdeki insanların gelişmesi de sorumluluklarım arasında.


Şu anki tutumunuz:
Eğer bir işi sevdiysem, onu hep kendim yapmak isterim.
Olması gereken tutumunuz:
Eğer bu işi sevdiysem onu diğerlerine daha iyi anlatırım ve işi yapmalarını teşvik edebilirim.


Şu anki tutumunuz:
Eğer işlerimi sık sık devredersem, kendim iş ortamından koparım.
Olması gereken tutumunuz:
Zaten şu anda önemli işlerin hepsi ile ilgilenme lüksüne sahip değilimdir.


Şu anki tutumunuz:
Bu işi kimsenin benden daha iyi yapabileceğine güvenmiyorum.
Olması gereken tutumunuz:
Şu gerçeği kabul etmeliyim. Diğerleri işi benim kadar çok iyi yapamasa da, yine de yeteri kadar iyi yapabilirler.

Uygun görevlendirme

Uygun bir iş dağılımı gerçekleştirmek için ilk planda hangi işlerin uygun olmadığını netleştirmeniz gerekir. Açık söylemek gerekirse, her ne kadar kişiler kendilerine imkan verildiğinde zor işleri yapmak için şanslarını denese de, normal olarak onların kapasite ve becerilerini aşabilen görevler olacaktır. Önemli olan işlerin dağıtımı sonucu başarısızlık olabileceğini gözden kaçırmamanızda fayda vardır.

Öte yandan, şirkete haiz bilgileri ya da bazı gizli unsurları taşıyan işlerin devredilmemesi gereği, iş dünyasının kurallarından biridir. Diğer bir husus da size devredilen bir işi, sizin bir başkasına devretmemeniz gerçeğidir. Zira, size devreden kişi sizin yetenek ve kapasitenize güvendiği için yapmış ve iş üzerindeki kontrolünü size devretmiştir. Tabi ki eğer gerçekten devretmeniz gerekiyorsa de, işi, çok yakın tanıdığınız ve kendisinden emin olduğunuz birisine devredebilirsiniz.

Her ne kadar önemli, gizli ve karışık görevleri ayıklasanız bile, geride birkaç ihtimal daha kalabilir. Bunlar;

• Rutin işler
• Özel yetenek gerektirmeyen işler
• Çok vakit alan işler
• Belirli aralıklarla yapılması gereken işler
• Önceden daha iyi planlanabilecek işler
• Birisinin özellikle yapmak istediği işler

Eleman seçimi

Verilecek işin belirlenmesinden sonraki aşama, bu işi yapabilecek özelliklere sahip elemanı belirlemektir. Eğer bu özellikleri taşıyan bir eleman yoksa “birisi bu konuda eğitilebilir mi?” sorusunun cevabını aramak gerekir. Bütün bunları yaparken gerçekten işi yapabilecek özelliklere sahip elemanları de elememeye dikkat edin.

Başlangıçta işin yapılması için yanlış kişiyi seçmiş olabilirsiniz, ama o kişi, verdiğiniz işi kendi yeteneklerini geliştirmek için bir avantaja dönüştürebilirse, uzun vadede yine siz kazançlı çıkmış olursunuz.

[vittoria è nostra]

NASIL GÖREV VERİLİR?

Etkili bir görevlendirme için siz yöneticilerin dört unsuru göz önüne almasını tavsiye ediyoruz:

1. Seçtiğiniz kişiye ulaşmak istediğiniz hedefleri açıklayınız.
2. Görevi sahiplenmek konusunda onu teşvik ediniz.
3. İşin yapılması için ne tür bilgilerin ya da desteğin gerektiği konusunda mutabakata varın ve işin bitmesi için bir mühlet koyunuz.
4. İşin yapılma sürecini nasıl izleyeceğiniz ve sonuçları nasıl değerlendireceğiniz konusunda bilgi alışverişinde bulununuz.

Süreci takip etmek

Şimdi yapılan işi izlemek için kullanabileceğiniz bir takım tekniklere bakalım:

• Kişileri çalışırken gözlemlemek.
• Ortaya koydukları ürünleri tetkik etmek (mektuplar, raporlar ya da herhangi bir çıktı)
• Nasıl yaptıklarını sormak.
• Çay ya da kahve eşliğinde yapılan sohbette durumu öğrenmeye çalışmak.
• İstatistikî bilgileri toplayarak analiz etmek.
• Müşterilerden ya da diğer çalışanlardan bir şeyler öğrenmeye çalışmak.

Yapılan işin sonuçlarını değerlendirmek

Değerlendirme sizi, daha iyi bir yönetici yapacak ve elde ettiğiniz bilgileri gelecekteki benzer durumlar için kullanabileceksiniz. Verdiğiniz işin asıl sorumlusu halen siz olduğunuz için, istediklerinizin yerine getirilip getirilmediğini ortaya çıkarmak durumundasınız. Bu durumlar, işin doğasını da göz önüne alaraktan, şu soruların cevabını bulmanız gerekir:

• Tüm amaçlara ulaşıldı mı?
• İşin yapılması için ayrılan bütçe yeterli oldu mu?
• Yeterli desteği ve bilgiyi sunabildim mi?
• İş zamanında tamamlandı mı?
• Gözlemleme aşaması etkili miydi?
• Sorunlarla gerektiği gibi ilgilenebildik mi?
• İşin kalitesi beklediğimiz standartlara ulaştı mı?

Eğer bu sorulardan herhangi birine evet şeklinde cevap vermişseniz, niçin böyle bir sorun olduğunu ortaya çıkarmaya çalışın. Böylelikle hem siz hem de elemanlarınız yapılan hatalardan ders çıkarabilirsiniz.

Eğer performansta birtakım eksiklikler baş gösterdiyse, şu soruları kendinize sormanın sırasıdır:

• İş aslında uygun olarak mı yapıldı yoksa beklenmeyen ekstra çalışmalar mı çıktı?
• Eleman başka bir işle meşgul edildi mi?
• Zaman çizelgeleri, bütçe ve beklentilerim gerçekçi miydi?

Yanlış giden bir şeyi, eğer varsa, analiz ettikten sonra, bir sonraki görev devrinin planlama aşamasının nasıl geliştirilebileceğine karar verebilirsiniz.

Şimdi daha önceki bölümde belirlediğimiz görevi nasıl vereceğinizi planlayın.
1. Bu görevin hedefleri nelerdir?
(buraya cevabınızı yazınız.)
2. Seçtiğiniz kişiyi, işi sahiplenme yönünden nasıl teşvik edeceksiniz?
(buraya cevabınızı yazınız.)
3. Ne tür bilgiye ihtiyaç olabilir?
(buraya cevabınızı yazınız.)
4. Ne tür bir desteğe ihtiyaç olabilir?
(buraya cevabınızı yazınız.)
5. İşin bitimi için koyacağınız son süre nedir?
(buraya cevabınızı yazınız.)
6. İşin yapılış sürecini nasıl gözlemleyeceksiniz?
(buraya cevabınızı yazınız.)
7. İşin değerlendirmesini yaparken ne tür sorular sormanız gerekecek?
(buraya cevabınızı yazınız.)

[vittoria è nostra]

GERİ BİLGİLENDİRME

Geri bildirimin elemanlar açısından avantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

• Bir sonraki iş için performanslarını arttırır.
• Mevcut bilgilerine katkıda bulunur.
• Sorunlar üzerine yeni yaklaşımlar geliştirirler.
• Yaptıklarının takdir edildiğini görürler.

Bununla birlikte bu safhada en çok yapılan hata, geri bilgilendirme ile eleştirinin birbirine karıştırılmasıdır.

Bazı yöneticiler, eleştirmeyi etkili geri bilgilendirmeye nazaran daha kolay bulurlar. Şimdi iyi bir geri bilgilendirme süreci ile eleştiri arasındaki farklara bir göz atalım.





Yapıcı geri bilgilendirme

Eleştiriden kaçınmak için, geri bilgilendirmenin iyi ve kötü taraflarının bir bileşimi olan yapıcı geri bilgilendirme yöntemini kullanmak bize çok şeyler kazandıracaktır. Yapıcı geri bilgilendirme, değer yargıları ve kişisel yorumların dışında bir süreçtir. Siz şahsi bir görüş öne süreceğiniz için, karşınızdaki kişi onu kabul ya da reddetme hakkına sahiptir.

Elemanlarınızdan birine verdiğiniz görev ile ilgili geri bilgilendirme yaparken bir takım hususlara dikkat etmeniz gerekir.

• Dürüst
• Tarafsız
• Olumlu
• Kesinlik
• Zamanında olmasına dikkat etmelisiniz.

Kişilerin sizi dinlemesini ve yaptıkları işler için sorumluluk hissetmelerini istiyorsanız, şu noktalara dikkat etmeniz gerekir:

• Sahip çıkın
• Seçenek bırakın

Bir dahaki sefere görev verdiğiniz kişiye, yukarıda belirtilen maddeler ışığında olumlu geri bilgilendirme uygulayın ve söylediklerinizin, ilgili kişinin işi daha iyi bir şekilde yapılması üzerinde etkisi olup olmadığını gözlemleyin.