[vittoria è nostra]

OKUNMASI DAHA KOLAY VE SEVİMLİ BELGELER HAZIRLAMAK

Daha kolay ve anlaşılabilir belgeler kaleme alırsanız, diğerlerinin de zamanı israf etmesini önlemiş olursunuz. Bu uygulamanın sizin açınızdan iki faydası olacaktır.

• Size zaman kazandıracak ve
• Kullanacağınız kâğıt miktarında azalma olacaktır.

Gelecek sefere bir mektup, memorandum ya da rapor hazırlamadan önce, yazacaklarınızı planlamak ve hazırlamak için şu noktalara dikkat ederseniz, hem kendi zamanınızdan hem de belgeyi göndereceğiniz kişinin zamanından tasarruf edebileceğinizi unutmayın.

• Başlamadan önce gerekli malzeme ve bilgilerin hepsini tedarik edin.
• Bir yazılı metin göndermek yerine bir telefon etmenin avantaj ve dezavantajlarını göz önüne alın.
• Belirtmek istediğiniz mevzular için bir taslak hazırlayın ve bunları mümkün olduğu kadar kısa ve öz biçimde kâğıda aktarın.
• Belgede, giriş, gelişme ve sonuç kısımlarının olmasına dikkat edin, raporların sonuna bir özet eklemeyi ihmal etmeyin.
• Basit ve anlaşılır bir dil kullanın.
• Tekrar bölümler için kısaltmalar kullanın.
• Tekrar tekrar yazmaktan kaçının bu zamanla bir takıntı halini alabilir.

Okunmak için yazın

Muhatabınızın çok eğitimli bir uzman ya da sıradan bir temizlik işçisi olması önemli değildir. Zira herkes kısa bir sürede ve kolayca okuyabileceği belgeleri tercih eder.

Çoğumuza okullarda, yazışmalarda doğrudan bir dil kullanmanın, muhatabımıza karşı bir saygısızlık, olacağı ve uzun ve karışık cümlelerin ciddiyet ve saygı uyandıracağı söylenmiştir. Ama tam aksine, eğer doğrudan karşınızdaki kişi ile konuşuyormuş hissi uyandıran bir yazma stili geliştirirseniz, size kulak verenlerin sayısının arttığını görebilirsiniz.

• Cümleler: Uzun ve az cümleler yerine, çok sayıda kısa cümleler kurarsanız yazdıklarınız daha kolay okunur. Her bir cümlede, bir ana fikir olmasına dikkat edin.
• Paragraflar: Uzun olmamalıdır. İdeal olanı beş, en fazla on satırdır. Her paragraf aralarında mantık örgüsü bulunan satırlardan oluşmalı ve bir ana fikir yansıtmalıdır.
• Sözcükler: Mümkün olduğu kadar basit ve yaygın kelimeler kullanın. Bu tabi ki tek heceli sözcükler kullanın demek değildir. Amacınıza en uygun kısa sözcüğü tercih edin.

Bu arada okumak için yazmak, illa da hiç uzun sözcük ve kelime kullanmayacaksınız anlamına gelmez. Tabi ki gerektiği yerde kullanılmalıdır.

[vittoria è nostra]

sırada DAHA ETKİLİ OKUMAK başlığı altında Okuma Hızı Testimiz ve Okuma Hızı geliştirmeye yönelik tenikler var.

birAsiAksAçlıkız Nickli Üyeden Alıntı

DAHA ETKİLİ OKUMAK

Şimdi yapacağınız küçük test okuma hızınızı arttırıp arttıramayacağınıza dair sizi aydınlatabilir.

• Şu andaki okuma hızınızın en üst noktada olduğuna inanıyor musunuz?
• Dikkatiniz çok çabuk dağılıyor mu?
• Gözlerinizle sayfayı tarıyor musunuz?
• Bir seferde bir kelime mi okuyorsunuz?
• Tekrar okuduğunuz kısmı gözden geçiriyor musunuz?

Eğer yukarıdakilerden en azına evet cevabı verdiyseniz, dakikadaki okuma hızınız 200 kelimenin altında olabilir. Bu okuduklarınızın çoğunu hatırlamadığınız, anlamadığınız ya da okuma hızınızı yeteri kadar kullanmadığınız anlamına gelir.

Eğer okuma hızınız konusunda gerçek bir veri elde etmek istiyorsanız, dakika tutarak herhangi bir belgeyi okumaya çalışın. Elde ettiğiniz sonucu aşağıdaki tablodaki verilerle karşılaştırırsanız okuma performansınızı tespit edebilirsiniz.





Eğer ortaya çıkan sonuç sizi üzdüyse, dert etmeyin. Şimdi inceleyeceğimiz tekniklerle okuma hızınızı arttırmanız mümkündür.

Hızlı okuma

Eğer bir metne, dikkatli bir şekilde tüm hatları ile okumadan önce kısa bir göz atarsanız, daha hızlı ve etkili okumanız mümkündür. Bunu yapmanız için metin üzerindeki başlıklara, özetlere ve resimlere göz atarsanız, içerik konusunda ön bir bilgi sahibi olabilirsiniz. Bu da anlamanızı kolaylaştırır ve hızınızı arttırır.

Şimdi hızlı okumaya yönelik birkaç teknik görelim:

• Geri dönüşleri azaltın.
• Kelime gruplarına odaklanın.
• Gözlerinizi sayfadan ayırmayın.
• Hedefleyici kullanın.

[vittoria è nostra]

ERTELEMEDEN KAÇINMAK

Zamanınızı planlarken, bazı şeyleri ertelemek zorunda kalmanız normaldir. Burada önemli olan neyin ertelenmesi konusunda aktif bir karar verebilmektir. Sadece üstü körü birtakım şeylerin sonraya bırakılması, endişe doğurabilir.

Ertelemeleri azaltmak için öncelikle ertelediğimiz işlerin türünü ve erteleme sebeplerinizi belirlemeniz gerekir. Bunları ortaya çıkarmakla aslında kendiniz hakkında bir takım gerçekleri de çıkarmış olabilirsiniz. Mesela bazı işlere karşı olan yaklaşımınızı, korku ve çekincelerinizi keşfedebilirsiniz. Bunları belirlemek, onları ortadan kaldırmanın yarısıdır zaten.

Baskı altında çalışmanız durumunda:

• Veriminiz azalır.
• Kendinizi suçlu hisseder ve kendinize kızarsınız.
• İş için ayrılan mühletin sonu yaklaştıkça işler karışmaya başlar.
• Ertelediğiniz iş için tasalanarak enerjinizi ve vaktinizi harcayabilirsiniz.
• Sağlığınız, aile ilişkileriniz ve hayatınızın diğer yönleri olumsuz etkilenecektir.

Sebep ve mazeretler

Çoğu insan vakit ayırıp üzerinde kafa yormadıkça, işleri ne kadar çok ertelediğinin farkına varamaz. Şimdi bu kısmı netleştirmek için birkaç soruya cevap verelim:


1. Ne tür işleri erteliyorsunuz?
(buraya cevabınızı yazınız)


2. Niçin erteliyorsunuz?
(buraya cevabınızı yazınız)


3. bu ertelemenin sonuçları ne oluyor?
(buraya cevabınızı yazınız)

Şimdi kişilerin bir kısım işleri ertelemek için kullandıkları bahanelere bir bakalım. Bunlardan sizin de öne sürdükleriniz varsa onları belirlemeye çalışın.

• Bazı şeyler o kadar sevimsiz ve korkutucu ki, onlarla başa çıkamıyorum.
• Aslında yapmak istemediğim için, zaman bulamadığım bahanesini uyduruyorum.
• Eğer gerektiği kadar ertelersem, birinin onu yapacağını düşünüyorum.
• Özellikle yapamayacağıma inandığım için erteliyorum.
• Nereden başlayacağımı bilmediğim için son ana kadar erteliyorum.
• İşi yapmak için yeterli zaman olmayacağından endişe ettiğim için erteliyorum.
• Yapmaktan nefret ettiğim bir rapor yazmak yerine her türlü işi yapabilirim. Aylak aylak gezmeyi, ya da üstüme vazife olmayan işleri bile tercih edebilirim.

Eğer işlerinizi çok sık ertelerseniz, kendinizi suçlu, sıkıntılı ya da sıkılmış hissedebilirsiniz. Belki de bunların hepsini birden! Bu arada kişisel ve mesleki gelişiminize buracağınız darbelerle birlikte, kaçıracağınız iş fırsatlarını ve muhtemel başarısızlıkları da gözden kaçırmamanızda fayda var.

Tutum ve teknikler

Ertelemenin önüne geçmek için yapacağınız öncelikli iş, bir takım işlere karşı olan yaklaşım tarzınızı değiştirmek olabilir. Mesela;

• Geçmişte çok zaman harcadığınız gerçeğini kabul ediyor musunuz? Eğer bir takım işleri ertelediğinizi kabul ediyorsanız, şimdi eyleme geçebilirsiniz.
• İşinize karşı daha olumlu yaklaşabiliyor musunuz? Böylelikle yapmaktan nefret ettiğiniz işin size getireceği avantajları görebilirsiniz.
• Kolay işleri yapmaktan artık zevk almadığınız gerçeğini görebiliyor musunuz? Öte yandan sıkıcı ve zorlayıcı bulunduğunuz işleri bitirmekten alacağınız mesleki tatmini göz önüne getirin.
• Bir işi erteleyerek ondan kurtulamayacağınız gerçeğini görüyor musunuz? Sadece işler daha da kötüleşir.
• Kendinizi zevk vermeyen işlere adapte edebilir misiniz?
• Geçmişte yaptığınız işler hakkında düşünüyor musunuz? Çok az başarısız olduğunuz –eğer olduysanız tabi- gerçeğini aklınızda tutuyor musunuz?

Şu günlerde, erteleme alışkanlığından kurtulmak için birçok teknik kullanılmaktadır. Şimdi bunlardan bir kısmına göz atalım. İçlerinden birisi muhakkak sizin için faydalı olacaktır.

• Sıkıcı bir işe başlamadan bir gece önce işle ilgili planlarınızı yapın ve bu planı düşünmek için durmaksızın eyleme dönüştürün.
• İlk önce en kötü işte başlayın.
• Büyük bir işi parçalara ayırın.
• Eğer zor olan kısım başlangıç yapmaksa herhangi bir yerden yapmaya başlayın. Önemli olan bir başlangıç yapmak değil mi?
• Birine bu işi bitireceğinizi söyleyerek kendinizi taahhüt altına sokun.
• Eğer işin son bitirme tarihi yoksa kendiniz koyun.
• İşin belli aşamalarında ve bittiği zaman kendinizi ödüllendirin.
• Dikkatinizi dağıtacak şeylerden uzak durun.
• İşinizi bir saatten az çalışmadan bırakmayın.

Bunlar kullanabileceğiniz tekniklerden bazılarıdır. Eğer siz de üzerinde düşünürseniz, kendiniz de birkaç tane bulabilirsiniz. Etrafınızdaki diğer kişilere ve arkadaşlarınıza bu konudaki düşüncelerini sorun, onların deneyimlerinden yararlanın. Bazı kişiler ertelemenin sadece bir alışkanlık olduğunu söyler. O zaman yeni alışkanlıklar edinerek ondan kurtulabilirsiniz!

[vittoria è nostra]

İŞİNİZİN BÖLÜNMESİNİ ENGELLEMEK

Eğer kendinize bir zaman çizelgesi tutarsanız, bir müddet sonra siz çalışırken yapılan müdahalelerin zamanınızın büyük bir kısmını aldığını göreceksiniz. İşlerinizin başkaları tarafından sık sık kesilmesi, hazırladığınız en iyi planların göz göre göre suya düştüğüne şahit olabilirsiniz. Bu müdahalelerin sebeplerini ortaya çıkarabilirseniz, size kaybettirdiği vakitleri en aza indirmeniz mümkündür.

Niçin sizi işinizden alıkoyuyorlar?

Eğer halen bir zaman çizelgeniz varsa, onu inceleyerek işinizi kesintiye uğratan sebepler hakkında bilgi edinebilirsiniz. Eğer yoksa aşağıdaki hususları göz önüne alarak bir zaman çizelgesi tutmaya başlayabilirsiniz.

• Kim ya da ne işinizi kesintiye uğrattı?
• Kesintinin şekli (telefon/ziyaret)
• Kesintiler her seferinde ne kadar vaktinizi aldı?

Bu bilgileri elde eder etmez, şu soruların cevabını bulursanız, bir değerlendirme yapmanız daha da kolaylaşır.
1. Söz konusu hafta içindeki kesintiler size ne kadar zaman kaybettirdi?
(buraya cevap yazınız)


2. Bu kesintilerden ne kadarlık kısım kaçınılmaz ya da çok önemliydi?
(buraya cevap yazınız)


3. Kesintilerin temek sebepleri nelerdi?
(buraya cevap yazınız)


4. Bu kesintiler ne zaman meydana geldi?
(buraya cevap yazınız)


5. Kendi işinizi kendiniz kesintiye uğratıyor musunuz? Evet’se nasıl?
(buraya cevap yazınız)


Bu soruların cevabını analiz ederseniz, sıradan bir hafta içinde saatlerce vaktinizin gereksiz kesintilerle heba olduğunun ve bunların temel sebeplerini ortaya çıkarabilirsiniz. Bunların sebepleri arasında, patronunuzun size verdiği ekstra işler, sizle sohbet etmek isteyen iş arkadaşlarınız, beklenmeyen krizler vb. olabilir. Bu arada kendiniz de arkadaşlarınız ile çay sohbeti ya da keyfi telefon konuşmaları yapmak için kendi işlerinizi kesintiye uğratabilirsiniz.

Teknikler

Kimin ya da neyin işlerinizi kesintiye uğrattığını ortaya çıkarır çıkarmaz, onları en aza indirmek için harekete geçebilirsiniz.

Kesintiler meydana geldiği zaman onları kontrol altına alırsanız ve kendi oluşturduğunuz kesintileri de en aza indirebilirseniz, sorunun büyük bir kısmının ortadan kalktığını göreceksiniz. Eğer kesintilerin sayısı halen çok fazlaysa, kendinize şu soruları sorun:

• Rutin telefon konuşmalarının bir kısmını sekreterime aktarabilir miyim?
• Telesekreter kullanabilir miyim? Böylelikle sadece acil olanlara cevap verir, diğerlerini boş vaktimde arayabilirim?
• Diğer meslektaşlarım benim yerime not olabilir mi? Ben de onlar meşgul oldukları zaman onlar için not alabilirim.
• Ziyaretçileri sadece randevu usulü kabul edebilir miyim?
• Arkadaşlarıma çalışma saatleri içinde rahatsız edilmek istemediğim mesajını net bir şekilde verebiliyor muyum? Eğer halen beni rahatsız etmeye devam ederlerde onlara, yemek paydosunda ya da kahve molasında görüşebileceğimizi söyleyebilirim.
• Kapımın üzerinde lütfen rahatsız etmeyin yazısı asabilir miyim?
• Bazı ziyaretçilerime kibar bir dille şu anda çok meşgul olduğumu, sonra görüşmenin daha iyi olacağını söylesem nasıl olur?

Eğer kesintilerin uzunluğu sizin için bir sorunsa;

• Telefon konuşmalarınız ve özel görüşmeleriniz için belirli bir zaman ayırıp, buna bağlı kalabilir misiniz?
• Kibar bir dille muhabbetlerin kısa kesilmesini ve ana konuya gelinmesini isteyebilir misiniz?
• Beklenmeyen misafirlerden daha çabuk kurtulabilir misiniz?
• Dâhili telefon konuşmalarına bir sınır koyabilir misiniz?
• Görüşmeleri bir başkasının ofisinde ayarlayabilir misiniz? Böylelikle bitirmeniz daha kolay olur.
• Görüşmeleri kibar bir dille sona erdirme konusunda çalışabilir misiniz?

Eğer kesintilerin sebebi sizseniz;

• Dikkatinizi dağıtacak işlerden uzak durabilir misiniz?
• Ara vermeden çalıştığınız zamanlar kendinizi ödüllendirebilir misiniz?
• Kendinize önceden belirlenmiş molalar ayırabilir misiniz?
• Çalışma ortamınızı dikkatini en az dağıtacak şekilde dizayn edebilir misiniz?
• Eğer arkadaşlarınız ile görüşmek çok hoşunuza gidiyorsa, onlara iş dışında zaman ayırabilir misiniz?

Diğerlerinin sizi çalışma esnasında rahatsız etmesini engellemek faydalı olabilir ama aynı dikkati siz de başkalarına göstermeli ve örnek olmalısınız. Böyle yaparsanız, birçok arkadaşınızın sizi takip ettiğini göreceksiniz.

[vittoria è nostra]

EYLEM PLANINIZ

Zamanınızı daha iyi yönetmek için kullanacağınız metodlar aşağıdaki eylem planında gösterilmiştir. Bu planı ne kadar dürüst yerine getirirseniz, başarınızın o kadar daha artacağına şahit olacaksınız.

[vittoria è nostra]

ALTINCI BÖLÜM ÖZETİ

Bu bölümde zamanınızı daha etkili kullanabilmenize yönelik birtakım teknikleri incelemeye çalıştık. Bunların hepsini uygulamanız mümkün olmasa bile en azından yapabildiklerinizi uygularsanız, zaman trafiğinizin bir düzene girdiğini hissedeceksiniz.

• Toplantıları sıkıcı ve faydasız rutinlerden, eğlendirici ve verimli eylemlere dönüştürmek için 6 kriter öğrendiniz.
• Size gönderilen belgeleri, önem sıralarına göre sınıflandırmanıza yarayacak bak-geç tekniğini incelediniz.
• Okunması daha kolay belgeler kaleme almak için bazı önerilere muhatap oldunuz. Unutmayın, sözcükleriniz basit, cümlelerinin mümkün olduğu kadar kısa olmalı.
• Hedefleyici kullanma, geri dönmeme, göz gezdirme gibi, okuma hızınızı ve etkinizi arttıracak birtakım teknikleri incelediniz.
• Ertelemelerinizi en aza indirmek için kullanabileceğiniz bazı teknikler gördünüz. Burada esas olan ertelediğiniz işlerin türünü, sebeplerini ve bunlara karşı kullandığınız mazeretleri analiz etmenizdir.
• İşinize yapılan müdahalelerin içeriğini ve bunların en aza indirmek için kullanabileceğiniz teknikleri öğrendiniz.

Sonuç olarak şunu diyebiliriz ki, zamanımızı daha iyi yönetme kabiliyetini edinmek, bir bakıma kısa vadeli olan ömrümüze ve bedenimize karşı olan sorunluluklarımızı yerine getirmekle eş anlamlıdır. Bazılarımız ömrünü sağa sola koşturarak ve devamlı bir şeyler yapmak için didinerek geçiriyor. Ama unuttuğumuz bir şey var. Aslında vaktimiz çok! Tek yapmamız gereken vaktimizi, bizi ilgilendirmeyen işlerden kurtarmak…

[vittoria è nostra]

daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ notlarımız
burada sona ermektedir.



daha ayrıntılı bilgiler için kitabı temin edebilirsiniz.






zamanımızın kıymetini bildiğimiz,
her saniyemizi verimli geçirdiğimiz
nice günlere..





herdaim sevgiyle ve ışıkla kalın.