[vittoria è nostra]

BELGE TRAFİĞİ İLE DAHA ETKİLİ BAŞEDEBİLMEK

Size gönderilen belgelerle gerektiği gibi ilgilenecek bir sistem kurmazsanız, “müşteri kaybetme, tüketicilerin öfkelenmesi, önemli bilgilerden mahrum kalma, sektördeki son gelişmelerden haberdar olamama” gibi birçok tehlike sizi bekliyor demektir.

Bak geç yaklaşımı

Elimize geçen belgelerin çok az bir kısmı doğrudan bizim hedeflerimizle ilgilidir. Bundan dolayı ilk yapmamız gereken bunları çeşitli sınıflara ayırmak ve ona göre ilgilenmektir. Belgeler şu özelliklere göre sınıflandırılabilir:

• Asıl görevleriniz ve amaçlarınızla alakalı olanlar: Bunları çok iyi bir şekilde kenara ayırın ve yeterli zamanı ayırın.

• Öncelik gerektirmeyenler: Bunları uygun bir yere koyun ve boş zamanınızda bakın.

• Aciliyeti olanlar: En kısa zamanda inceleyin ama fazla zaman ayırmayın.

• Başkalarına verilebilecekler: İlgi sahasına giren kişilere verin.

• Hiçbir amaca hizmet etmeyenler: Başka birine verin ya da doğrudan çöpe atın.

İlk bakışta bir belgenin sizin için önemli ya da önemsiz olduğunu anlayabilmek her zaman mümkün değildir. Bundan dolayı, ilk etapta okumak için bir kenara ayırdığınız belgeleri ikinci bir elemeye tabi tutabilirsiniz. Bu sınıfa giren belgelerin içeriklerinin sizin için önemli olup olmadığını aşağıdaki kriterleri uygulayarak anlamanız mümkündür. Belgenin;

• Başlığına bakın
• Özetleyici paragrafa bakın
• Sonuçlar, tavsiyeler kısmına bakın.
• Ana başlıklarına bakın.