[vittoria è nostra]

GERİ BİLGİLENDİRME

Geri bildirimin elemanlar açısından avantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

• Bir sonraki iş için performanslarını arttırır.
• Mevcut bilgilerine katkıda bulunur.
• Sorunlar üzerine yeni yaklaşımlar geliştirirler.
• Yaptıklarının takdir edildiğini görürler.

Bununla birlikte bu safhada en çok yapılan hata, geri bilgilendirme ile eleştirinin birbirine karıştırılmasıdır.

Bazı yöneticiler, eleştirmeyi etkili geri bilgilendirmeye nazaran daha kolay bulurlar. Şimdi iyi bir geri bilgilendirme süreci ile eleştiri arasındaki farklara bir göz atalım.





Yapıcı geri bilgilendirme

Eleştiriden kaçınmak için, geri bilgilendirmenin iyi ve kötü taraflarının bir bileşimi olan yapıcı geri bilgilendirme yöntemini kullanmak bize çok şeyler kazandıracaktır. Yapıcı geri bilgilendirme, değer yargıları ve kişisel yorumların dışında bir süreçtir. Siz şahsi bir görüş öne süreceğiniz için, karşınızdaki kişi onu kabul ya da reddetme hakkına sahiptir.

Elemanlarınızdan birine verdiğiniz görev ile ilgili geri bilgilendirme yaparken bir takım hususlara dikkat etmeniz gerekir.

• Dürüst
• Tarafsız
• Olumlu
• Kesinlik
• Zamanında olmasına dikkat etmelisiniz.

Kişilerin sizi dinlemesini ve yaptıkları işler için sorumluluk hissetmelerini istiyorsanız, şu noktalara dikkat etmeniz gerekir:

• Sahip çıkın
• Seçenek bırakın

Bir dahaki sefere görev verdiğiniz kişiye, yukarıda belirtilen maddeler ışığında olumlu geri bilgilendirme uygulayın ve söylediklerinizin, ilgili kişinin işi daha iyi bir şekilde yapılması üzerinde etkisi olup olmadığını gözlemleyin.

[vittoria è nostra]

BEŞİNCİ BÖLÜMÜN ÖZETİ

Bu bölümde, daha önemli işlerinize vakit ayırabilmek için kullanabileceğiniz görevlendirme yöntemlerine, yani işinizin bir kısmını başkalarına devretmeye yönelik çalışmalara yer vermeye çalıştık.

• Görevinizin bir kısmını devrettiğinizde, aslında sizin tarafınızdan yapılması gereken bir işin sorumluluğunu bir başkasına verdiğinizi unutmayın. Aynı zamanda söz konusu kişiye, işin yapılması yönünde karar verme yetkisini de vermelisiniz.

• Zamanlarını daha iyi kullanmak isteyenlerin en büyük sorunu, görevlerinin yanı sıra bir işle daha meşgul olmalarıdır! Zira kendi asli işlerinin yanı sıra, söz konusu kişiye yardım ve rehberlik etme konusunda da sorumluluk altına girerler.
• Can sıkıcı, rutin ve basit ama uzun zaman alan işleri devredin. Önemli, karışık ve gizli olanları kendiniz yapın.
• İşi devredeceğiniz kişiyi, yetenek ve ilgi alanlarına göre seçin. Unutmayın ki, herkes zevk aldığı ve kendisini zorlayan işleri yapmayı sever.

• Etkili bir görevlendirme dört kısımdan oluşur;

-Kişiye neye ulaşmak istediğinizi söylemek
-Görevleri sahiplenmek için onu teşvik etmek,
-İhtiyaç duyulabilecek bilgi ve yardım konusunda mutabakata varmak,
-İşin yapılmasını nasıl gözlemleyeceğiniz ve sonuçları nasıl değerlendireceğiniz konusunda bir karar vermek.

• Kişileri yapılan işin sonuçları konusunda geri bilgilendirme, görevlendirme sürecinin önemli bir parçasıdır. Aynı zamanda onları motive etmek açısından çok faydalıdır.

• Unutmayın. Geri bilgilendirme süreci;

-dürüst
-tarafsız
-olumlu
-kesin
-ve zamanında olmalı.


Bununla beraber siz de;
-düşüncelerinize sahip çıkmalı ve
-karşınızdaki kişiye bir seçenek bırakmalısınız.


Son bölümü ise faydalı olabileceğine inandığımız diğer zaman yönetimi tekniklerine ayırdık. Şimdi onlara bir göz atalım.

[vittoria è nostra]

ALTINCI BÖLÜM: ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN BAZI TEKNİKLER

Şimdi hep birlikte, sizin hayat tarzınıza ve iş ortamınıza uygun çözümler arayacağız. Hepimizin zaman yönetimi konusunda bazı sorunları vardır. Ve bunlar, yapılan işe, yerine ve kişiye göre değişiklik gösterir. Bir kişi için geçerli olan çözüm yöntemi diğer bir kişi için uygun olmayabilir. Bundan dolayı, zaman kullanımı konusundaki sorunlarımız için kendimize ve ortamımıza uygun çözümler üretmek elzemdir.

Şimdi bunlardan bazılarını hep birlikte inceleyelim:

• Toplantıları daha etkili hale getirmek,
• Belge trafiği ile daha etkili baş edebilmek,
• Okunması daha kolay ve sevimli belgeler üretmek,
• Daha etkili okumak,
• Ertelemelerden kaçınmak,
• İşinizin bölünmesini engellemek,
• Telefonu daha etkili kullanmak.

[vittoria è nostra]

TOPLANTILARI DAHA ETKİLİ HALE GETİRMEK

Her ne kadar çalışanların bilgilendirilmesi ve işlerin yürümesi açısından faydalı olsa da, toplantılar, zaman kavramının iş dünyasındaki bir numaralı düşmanıdır. Dikkat edilmediği zaman, toplantıların akışı kontrolden çıkar, uzadıkça uzar, ana konudan uzaklaşır, kişilerin ilgisi azalır ve en önemlisi vaktiniz heba olur.

Şimdi toplantılarınız ile ilgili şu sorulara bir göz atın:

• Zamanında başlayıp bitiyorlar mı?
• Kesin bir hedefleri var mı?
• Gündemini koruyabiliyor mu?
• Herkes için önemli olan noktalara temas ediyorlar mı?
• Toplantı sonunda herkes sonuçtan tatmin oluyor mu?

Eğer yukarıdaki sorulardan üçten azına “hayır” dediyseniz, toplantılarınızı daha etkili hale getirmek için çözüm yolları düşünmenizin zamanı geldi demektir.

Şimdi sunacağımız kriterlerle, sıkıcı, vakit kaybettirici toplantılarınızı daha eğlenceli ve verimli hale getirebilirsiniz.

1. Önceden çok iyi planlanmalı ve hazırlanmalı.
2. Tüm katılımcılar, toplantının amaçlarından haberdar olmalı.
3. Yeterli zaman ayrılmış olmalı.
4. Katılımcılar iletişime teşvik edilmeli.
5. Toplantılar iyi yönetilmeli.
6. Katılımcılar, toplantı sonunda bir değerlendirme yapmalı.

Amacın belirlenmesi

Katıldığınız ya da organize ettiğiniz bir toplantının etkisini artırmak için, toplantının asıl amacının iyi belirlenmesi gerekir. Eğer ortada elle tutulur bir sebep yoksa hiç yapılmaması daha iyidir.

Bir toplantı düzenlenmeden önce, katılımcıların bir hedef ortaya koymaları gerekir. Zira toplantılar birçok kişini bilgi ve tecrübesinin bir araya koyulduğu ortamlardır. Ya katılımcılardan bilgi alınır ya da onlar bilgilendirilir. Bir toplantı, bir konuda karar almak, bir sorunu çözmek, bir ihtilafı sonuçlandırmak ya da bir işin gelişimini değerlendirmek için düzenlenebilir. İyi bir toplantı aynı zamanda elemanlar arasındaki samimiyeti ve bilgi alışverişini arttırabilir.

[vittoria è nostra]

BELGE TRAFİĞİ İLE DAHA ETKİLİ BAŞEDEBİLMEK

Size gönderilen belgelerle gerektiği gibi ilgilenecek bir sistem kurmazsanız, “müşteri kaybetme, tüketicilerin öfkelenmesi, önemli bilgilerden mahrum kalma, sektördeki son gelişmelerden haberdar olamama” gibi birçok tehlike sizi bekliyor demektir.

Bak geç yaklaşımı

Elimize geçen belgelerin çok az bir kısmı doğrudan bizim hedeflerimizle ilgilidir. Bundan dolayı ilk yapmamız gereken bunları çeşitli sınıflara ayırmak ve ona göre ilgilenmektir. Belgeler şu özelliklere göre sınıflandırılabilir:

• Asıl görevleriniz ve amaçlarınızla alakalı olanlar: Bunları çok iyi bir şekilde kenara ayırın ve yeterli zamanı ayırın.

• Öncelik gerektirmeyenler: Bunları uygun bir yere koyun ve boş zamanınızda bakın.

• Aciliyeti olanlar: En kısa zamanda inceleyin ama fazla zaman ayırmayın.

• Başkalarına verilebilecekler: İlgi sahasına giren kişilere verin.

• Hiçbir amaca hizmet etmeyenler: Başka birine verin ya da doğrudan çöpe atın.

İlk bakışta bir belgenin sizin için önemli ya da önemsiz olduğunu anlayabilmek her zaman mümkün değildir. Bundan dolayı, ilk etapta okumak için bir kenara ayırdığınız belgeleri ikinci bir elemeye tabi tutabilirsiniz. Bu sınıfa giren belgelerin içeriklerinin sizin için önemli olup olmadığını aşağıdaki kriterleri uygulayarak anlamanız mümkündür. Belgenin;

• Başlığına bakın
• Özetleyici paragrafa bakın
• Sonuçlar, tavsiyeler kısmına bakın.
• Ana başlıklarına bakın.

[vittoria è nostra]

OKUNMASI DAHA KOLAY VE SEVİMLİ BELGELER HAZIRLAMAK

Daha kolay ve anlaşılabilir belgeler kaleme alırsanız, diğerlerinin de zamanı israf etmesini önlemiş olursunuz. Bu uygulamanın sizin açınızdan iki faydası olacaktır.

• Size zaman kazandıracak ve
• Kullanacağınız kâğıt miktarında azalma olacaktır.

Gelecek sefere bir mektup, memorandum ya da rapor hazırlamadan önce, yazacaklarınızı planlamak ve hazırlamak için şu noktalara dikkat ederseniz, hem kendi zamanınızdan hem de belgeyi göndereceğiniz kişinin zamanından tasarruf edebileceğinizi unutmayın.

• Başlamadan önce gerekli malzeme ve bilgilerin hepsini tedarik edin.
• Bir yazılı metin göndermek yerine bir telefon etmenin avantaj ve dezavantajlarını göz önüne alın.
• Belirtmek istediğiniz mevzular için bir taslak hazırlayın ve bunları mümkün olduğu kadar kısa ve öz biçimde kâğıda aktarın.
• Belgede, giriş, gelişme ve sonuç kısımlarının olmasına dikkat edin, raporların sonuna bir özet eklemeyi ihmal etmeyin.
• Basit ve anlaşılır bir dil kullanın.
• Tekrar bölümler için kısaltmalar kullanın.
• Tekrar tekrar yazmaktan kaçının bu zamanla bir takıntı halini alabilir.

Okunmak için yazın

Muhatabınızın çok eğitimli bir uzman ya da sıradan bir temizlik işçisi olması önemli değildir. Zira herkes kısa bir sürede ve kolayca okuyabileceği belgeleri tercih eder.

Çoğumuza okullarda, yazışmalarda doğrudan bir dil kullanmanın, muhatabımıza karşı bir saygısızlık, olacağı ve uzun ve karışık cümlelerin ciddiyet ve saygı uyandıracağı söylenmiştir. Ama tam aksine, eğer doğrudan karşınızdaki kişi ile konuşuyormuş hissi uyandıran bir yazma stili geliştirirseniz, size kulak verenlerin sayısının arttığını görebilirsiniz.

• Cümleler: Uzun ve az cümleler yerine, çok sayıda kısa cümleler kurarsanız yazdıklarınız daha kolay okunur. Her bir cümlede, bir ana fikir olmasına dikkat edin.
• Paragraflar: Uzun olmamalıdır. İdeal olanı beş, en fazla on satırdır. Her paragraf aralarında mantık örgüsü bulunan satırlardan oluşmalı ve bir ana fikir yansıtmalıdır.
• Sözcükler: Mümkün olduğu kadar basit ve yaygın kelimeler kullanın. Bu tabi ki tek heceli sözcükler kullanın demek değildir. Amacınıza en uygun kısa sözcüğü tercih edin.

Bu arada okumak için yazmak, illa da hiç uzun sözcük ve kelime kullanmayacaksınız anlamına gelmez. Tabi ki gerektiği yerde kullanılmalıdır.

[vittoria è nostra]

sırada DAHA ETKİLİ OKUMAK başlığı altında Okuma Hızı Testimiz ve Okuma Hızı geliştirmeye yönelik tenikler var.

birAsiAksAçlıkız Nickli Üyeden Alıntı

DAHA ETKİLİ OKUMAK

Şimdi yapacağınız küçük test okuma hızınızı arttırıp arttıramayacağınıza dair sizi aydınlatabilir.

• Şu andaki okuma hızınızın en üst noktada olduğuna inanıyor musunuz?
• Dikkatiniz çok çabuk dağılıyor mu?
• Gözlerinizle sayfayı tarıyor musunuz?
• Bir seferde bir kelime mi okuyorsunuz?
• Tekrar okuduğunuz kısmı gözden geçiriyor musunuz?

Eğer yukarıdakilerden en azına evet cevabı verdiyseniz, dakikadaki okuma hızınız 200 kelimenin altında olabilir. Bu okuduklarınızın çoğunu hatırlamadığınız, anlamadığınız ya da okuma hızınızı yeteri kadar kullanmadığınız anlamına gelir.

Eğer okuma hızınız konusunda gerçek bir veri elde etmek istiyorsanız, dakika tutarak herhangi bir belgeyi okumaya çalışın. Elde ettiğiniz sonucu aşağıdaki tablodaki verilerle karşılaştırırsanız okuma performansınızı tespit edebilirsiniz.





Eğer ortaya çıkan sonuç sizi üzdüyse, dert etmeyin. Şimdi inceleyeceğimiz tekniklerle okuma hızınızı arttırmanız mümkündür.

Hızlı okuma

Eğer bir metne, dikkatli bir şekilde tüm hatları ile okumadan önce kısa bir göz atarsanız, daha hızlı ve etkili okumanız mümkündür. Bunu yapmanız için metin üzerindeki başlıklara, özetlere ve resimlere göz atarsanız, içerik konusunda ön bir bilgi sahibi olabilirsiniz. Bu da anlamanızı kolaylaştırır ve hızınızı arttırır.

Şimdi hızlı okumaya yönelik birkaç teknik görelim:

• Geri dönüşleri azaltın.
• Kelime gruplarına odaklanın.
• Gözlerinizi sayfadan ayırmayın.
• Hedefleyici kullanın.