[vittoria è nostra]

BEŞİNCİ BÖLÜM: GÖREVLENDİRME

Eğer yapılacak çok iş varsa ve bunu yapmak için fazla zamanınız yoksa işlerinizden bir kısmını başkalarına devretmek mantıklı bir yoldu. Birçok yönetici bu konuda başarısızdır. Bundan dolayı rutin işlerin sıkıcı koridorlarında kaybolur ve asıl yapmaları gereken, planlama, proje üretimi, sorunları giderme gibi asli fonksiyonlarını ifa edemez.


Bu bölümde, iyi bir yöneticinin en önemli özelliklerinden biri olan iş tahsisini, yani işlerden bir kısmını diğer çalışanlara devretmeyi göreceğiz.

NİÇİN?

İşlerinizden bir kısmını diğerlerine dağıtmanın avantajlarını şu şekilde özetleyebiliriz:

• İşiniz ile direkt ilgili işlere daha çok zaman ayırabileceksiniz. Zira bir yöneticinin görevleri arasında bugünü idare etmek kadar, geleceğe yönelik planlar yapmak da vardır. Bunu yapmadığınız takdirde günlük sorunlarla boğuşmaktan, ileriye yönelik atılım planlarına kafa yoramazsınız ve bu sizin yöneticilik kariyerinizi tehlikeye sokabilir.
• Ekibinizdeki kişiler, onlara vereceğiniz sorumluluk ve görevlerle kendilerini geliştirebilecekleri gibi, onlara olan güvencinizden dolayı size olan saygıları da artacaktır. İş tahmini ve moral destek bulacak olan ekibinizdeki işten kaytarma teamülü de kendiliğinden azalacaktır.

[vittoria è nostra]

İŞ DEVRETMENİN RİSKLERİNİ AZALTMAK

Elimizdeki işleri başkasına bırakmamak için birçok mazeretler bulabiliriz. Peki, siz aşağıda çıkardığınız mazeretlerden hangisini sık sık kullanıyorsunuz?

• İşlerimi devretmek için vakit bulamıyorum.
• Bu işleri herkesten daha iyi yapabilirim.
• Eğer bir işi sevdiysem, onu hep kendim yapmak isterim.
• Eğer işlerimi sık sık devredersem, kendim iş ortamından koparım.
• Bu işi kimsenin benden daha iyi yapabileceğine güvenmiyorum.

Eğer yukarıdaki mazeretlerden herhangi birini sık kullanıyorsanız, davranışlarınızda biraz değişiklik yapmanız gerekir.

Şu anki tutumunuz:
İşlerimi devretmek için vakit bulamıyorum.
Olması gereken tutumunuz:
Bu iş için zaman ayırmalıyım. Geleceğe yönelik iyi bir yatırım olabilir.


Şu anki tutumunuz:
Bu işi herkesten daha iyi yapabilirim.
Olması gereken tutumunuz:
Bütün işleri benim yapmam gerekmiyor. Ekinimdeki insanların gelişmesi de sorumluluklarım arasında.


Şu anki tutumunuz:
Eğer bir işi sevdiysem, onu hep kendim yapmak isterim.
Olması gereken tutumunuz:
Eğer bu işi sevdiysem onu diğerlerine daha iyi anlatırım ve işi yapmalarını teşvik edebilirim.


Şu anki tutumunuz:
Eğer işlerimi sık sık devredersem, kendim iş ortamından koparım.
Olması gereken tutumunuz:
Zaten şu anda önemli işlerin hepsi ile ilgilenme lüksüne sahip değilimdir.


Şu anki tutumunuz:
Bu işi kimsenin benden daha iyi yapabileceğine güvenmiyorum.
Olması gereken tutumunuz:
Şu gerçeği kabul etmeliyim. Diğerleri işi benim kadar çok iyi yapamasa da, yine de yeteri kadar iyi yapabilirler.

Uygun görevlendirme

Uygun bir iş dağılımı gerçekleştirmek için ilk planda hangi işlerin uygun olmadığını netleştirmeniz gerekir. Açık söylemek gerekirse, her ne kadar kişiler kendilerine imkan verildiğinde zor işleri yapmak için şanslarını denese de, normal olarak onların kapasite ve becerilerini aşabilen görevler olacaktır. Önemli olan işlerin dağıtımı sonucu başarısızlık olabileceğini gözden kaçırmamanızda fayda vardır.

Öte yandan, şirkete haiz bilgileri ya da bazı gizli unsurları taşıyan işlerin devredilmemesi gereği, iş dünyasının kurallarından biridir. Diğer bir husus da size devredilen bir işi, sizin bir başkasına devretmemeniz gerçeğidir. Zira, size devreden kişi sizin yetenek ve kapasitenize güvendiği için yapmış ve iş üzerindeki kontrolünü size devretmiştir. Tabi ki eğer gerçekten devretmeniz gerekiyorsa de, işi, çok yakın tanıdığınız ve kendisinden emin olduğunuz birisine devredebilirsiniz.

Her ne kadar önemli, gizli ve karışık görevleri ayıklasanız bile, geride birkaç ihtimal daha kalabilir. Bunlar;

• Rutin işler
• Özel yetenek gerektirmeyen işler
• Çok vakit alan işler
• Belirli aralıklarla yapılması gereken işler
• Önceden daha iyi planlanabilecek işler
• Birisinin özellikle yapmak istediği işler

Eleman seçimi

Verilecek işin belirlenmesinden sonraki aşama, bu işi yapabilecek özelliklere sahip elemanı belirlemektir. Eğer bu özellikleri taşıyan bir eleman yoksa “birisi bu konuda eğitilebilir mi?” sorusunun cevabını aramak gerekir. Bütün bunları yaparken gerçekten işi yapabilecek özelliklere sahip elemanları de elememeye dikkat edin.

Başlangıçta işin yapılması için yanlış kişiyi seçmiş olabilirsiniz, ama o kişi, verdiğiniz işi kendi yeteneklerini geliştirmek için bir avantaja dönüştürebilirse, uzun vadede yine siz kazançlı çıkmış olursunuz.

[vittoria è nostra]

NASIL GÖREV VERİLİR?

Etkili bir görevlendirme için siz yöneticilerin dört unsuru göz önüne almasını tavsiye ediyoruz:

1. Seçtiğiniz kişiye ulaşmak istediğiniz hedefleri açıklayınız.
2. Görevi sahiplenmek konusunda onu teşvik ediniz.
3. İşin yapılması için ne tür bilgilerin ya da desteğin gerektiği konusunda mutabakata varın ve işin bitmesi için bir mühlet koyunuz.
4. İşin yapılma sürecini nasıl izleyeceğiniz ve sonuçları nasıl değerlendireceğiniz konusunda bilgi alışverişinde bulununuz.

Süreci takip etmek

Şimdi yapılan işi izlemek için kullanabileceğiniz bir takım tekniklere bakalım:

• Kişileri çalışırken gözlemlemek.
• Ortaya koydukları ürünleri tetkik etmek (mektuplar, raporlar ya da herhangi bir çıktı)
• Nasıl yaptıklarını sormak.
• Çay ya da kahve eşliğinde yapılan sohbette durumu öğrenmeye çalışmak.
• İstatistikî bilgileri toplayarak analiz etmek.
• Müşterilerden ya da diğer çalışanlardan bir şeyler öğrenmeye çalışmak.

Yapılan işin sonuçlarını değerlendirmek

Değerlendirme sizi, daha iyi bir yönetici yapacak ve elde ettiğiniz bilgileri gelecekteki benzer durumlar için kullanabileceksiniz. Verdiğiniz işin asıl sorumlusu halen siz olduğunuz için, istediklerinizin yerine getirilip getirilmediğini ortaya çıkarmak durumundasınız. Bu durumlar, işin doğasını da göz önüne alaraktan, şu soruların cevabını bulmanız gerekir:

• Tüm amaçlara ulaşıldı mı?
• İşin yapılması için ayrılan bütçe yeterli oldu mu?
• Yeterli desteği ve bilgiyi sunabildim mi?
• İş zamanında tamamlandı mı?
• Gözlemleme aşaması etkili miydi?
• Sorunlarla gerektiği gibi ilgilenebildik mi?
• İşin kalitesi beklediğimiz standartlara ulaştı mı?

Eğer bu sorulardan herhangi birine evet şeklinde cevap vermişseniz, niçin böyle bir sorun olduğunu ortaya çıkarmaya çalışın. Böylelikle hem siz hem de elemanlarınız yapılan hatalardan ders çıkarabilirsiniz.

Eğer performansta birtakım eksiklikler baş gösterdiyse, şu soruları kendinize sormanın sırasıdır:

• İş aslında uygun olarak mı yapıldı yoksa beklenmeyen ekstra çalışmalar mı çıktı?
• Eleman başka bir işle meşgul edildi mi?
• Zaman çizelgeleri, bütçe ve beklentilerim gerçekçi miydi?

Yanlış giden bir şeyi, eğer varsa, analiz ettikten sonra, bir sonraki görev devrinin planlama aşamasının nasıl geliştirilebileceğine karar verebilirsiniz.

Şimdi daha önceki bölümde belirlediğimiz görevi nasıl vereceğinizi planlayın.
1. Bu görevin hedefleri nelerdir?
(buraya cevabınızı yazınız.)
2. Seçtiğiniz kişiyi, işi sahiplenme yönünden nasıl teşvik edeceksiniz?
(buraya cevabınızı yazınız.)
3. Ne tür bilgiye ihtiyaç olabilir?
(buraya cevabınızı yazınız.)
4. Ne tür bir desteğe ihtiyaç olabilir?
(buraya cevabınızı yazınız.)
5. İşin bitimi için koyacağınız son süre nedir?
(buraya cevabınızı yazınız.)
6. İşin yapılış sürecini nasıl gözlemleyeceksiniz?
(buraya cevabınızı yazınız.)
7. İşin değerlendirmesini yaparken ne tür sorular sormanız gerekecek?
(buraya cevabınızı yazınız.)

[vittoria è nostra]

GERİ BİLGİLENDİRME

Geri bildirimin elemanlar açısından avantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

• Bir sonraki iş için performanslarını arttırır.
• Mevcut bilgilerine katkıda bulunur.
• Sorunlar üzerine yeni yaklaşımlar geliştirirler.
• Yaptıklarının takdir edildiğini görürler.

Bununla birlikte bu safhada en çok yapılan hata, geri bilgilendirme ile eleştirinin birbirine karıştırılmasıdır.

Bazı yöneticiler, eleştirmeyi etkili geri bilgilendirmeye nazaran daha kolay bulurlar. Şimdi iyi bir geri bilgilendirme süreci ile eleştiri arasındaki farklara bir göz atalım.





Yapıcı geri bilgilendirme

Eleştiriden kaçınmak için, geri bilgilendirmenin iyi ve kötü taraflarının bir bileşimi olan yapıcı geri bilgilendirme yöntemini kullanmak bize çok şeyler kazandıracaktır. Yapıcı geri bilgilendirme, değer yargıları ve kişisel yorumların dışında bir süreçtir. Siz şahsi bir görüş öne süreceğiniz için, karşınızdaki kişi onu kabul ya da reddetme hakkına sahiptir.

Elemanlarınızdan birine verdiğiniz görev ile ilgili geri bilgilendirme yaparken bir takım hususlara dikkat etmeniz gerekir.

• Dürüst
• Tarafsız
• Olumlu
• Kesinlik
• Zamanında olmasına dikkat etmelisiniz.

Kişilerin sizi dinlemesini ve yaptıkları işler için sorumluluk hissetmelerini istiyorsanız, şu noktalara dikkat etmeniz gerekir:

• Sahip çıkın
• Seçenek bırakın

Bir dahaki sefere görev verdiğiniz kişiye, yukarıda belirtilen maddeler ışığında olumlu geri bilgilendirme uygulayın ve söylediklerinizin, ilgili kişinin işi daha iyi bir şekilde yapılması üzerinde etkisi olup olmadığını gözlemleyin.

[vittoria è nostra]

BEŞİNCİ BÖLÜMÜN ÖZETİ

Bu bölümde, daha önemli işlerinize vakit ayırabilmek için kullanabileceğiniz görevlendirme yöntemlerine, yani işinizin bir kısmını başkalarına devretmeye yönelik çalışmalara yer vermeye çalıştık.

• Görevinizin bir kısmını devrettiğinizde, aslında sizin tarafınızdan yapılması gereken bir işin sorumluluğunu bir başkasına verdiğinizi unutmayın. Aynı zamanda söz konusu kişiye, işin yapılması yönünde karar verme yetkisini de vermelisiniz.

• Zamanlarını daha iyi kullanmak isteyenlerin en büyük sorunu, görevlerinin yanı sıra bir işle daha meşgul olmalarıdır! Zira kendi asli işlerinin yanı sıra, söz konusu kişiye yardım ve rehberlik etme konusunda da sorumluluk altına girerler.
• Can sıkıcı, rutin ve basit ama uzun zaman alan işleri devredin. Önemli, karışık ve gizli olanları kendiniz yapın.
• İşi devredeceğiniz kişiyi, yetenek ve ilgi alanlarına göre seçin. Unutmayın ki, herkes zevk aldığı ve kendisini zorlayan işleri yapmayı sever.

• Etkili bir görevlendirme dört kısımdan oluşur;

-Kişiye neye ulaşmak istediğinizi söylemek
-Görevleri sahiplenmek için onu teşvik etmek,
-İhtiyaç duyulabilecek bilgi ve yardım konusunda mutabakata varmak,
-İşin yapılmasını nasıl gözlemleyeceğiniz ve sonuçları nasıl değerlendireceğiniz konusunda bir karar vermek.

• Kişileri yapılan işin sonuçları konusunda geri bilgilendirme, görevlendirme sürecinin önemli bir parçasıdır. Aynı zamanda onları motive etmek açısından çok faydalıdır.

• Unutmayın. Geri bilgilendirme süreci;

-dürüst
-tarafsız
-olumlu
-kesin
-ve zamanında olmalı.


Bununla beraber siz de;
-düşüncelerinize sahip çıkmalı ve
-karşınızdaki kişiye bir seçenek bırakmalısınız.


Son bölümü ise faydalı olabileceğine inandığımız diğer zaman yönetimi tekniklerine ayırdık. Şimdi onlara bir göz atalım.

[vittoria è nostra]

ALTINCI BÖLÜM: ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN BAZI TEKNİKLER

Şimdi hep birlikte, sizin hayat tarzınıza ve iş ortamınıza uygun çözümler arayacağız. Hepimizin zaman yönetimi konusunda bazı sorunları vardır. Ve bunlar, yapılan işe, yerine ve kişiye göre değişiklik gösterir. Bir kişi için geçerli olan çözüm yöntemi diğer bir kişi için uygun olmayabilir. Bundan dolayı, zaman kullanımı konusundaki sorunlarımız için kendimize ve ortamımıza uygun çözümler üretmek elzemdir.

Şimdi bunlardan bazılarını hep birlikte inceleyelim:

• Toplantıları daha etkili hale getirmek,
• Belge trafiği ile daha etkili baş edebilmek,
• Okunması daha kolay ve sevimli belgeler üretmek,
• Daha etkili okumak,
• Ertelemelerden kaçınmak,
• İşinizin bölünmesini engellemek,
• Telefonu daha etkili kullanmak.

[vittoria è nostra]

TOPLANTILARI DAHA ETKİLİ HALE GETİRMEK

Her ne kadar çalışanların bilgilendirilmesi ve işlerin yürümesi açısından faydalı olsa da, toplantılar, zaman kavramının iş dünyasındaki bir numaralı düşmanıdır. Dikkat edilmediği zaman, toplantıların akışı kontrolden çıkar, uzadıkça uzar, ana konudan uzaklaşır, kişilerin ilgisi azalır ve en önemlisi vaktiniz heba olur.

Şimdi toplantılarınız ile ilgili şu sorulara bir göz atın:

• Zamanında başlayıp bitiyorlar mı?
• Kesin bir hedefleri var mı?
• Gündemini koruyabiliyor mu?
• Herkes için önemli olan noktalara temas ediyorlar mı?
• Toplantı sonunda herkes sonuçtan tatmin oluyor mu?

Eğer yukarıdaki sorulardan üçten azına “hayır” dediyseniz, toplantılarınızı daha etkili hale getirmek için çözüm yolları düşünmenizin zamanı geldi demektir.

Şimdi sunacağımız kriterlerle, sıkıcı, vakit kaybettirici toplantılarınızı daha eğlenceli ve verimli hale getirebilirsiniz.

1. Önceden çok iyi planlanmalı ve hazırlanmalı.
2. Tüm katılımcılar, toplantının amaçlarından haberdar olmalı.
3. Yeterli zaman ayrılmış olmalı.
4. Katılımcılar iletişime teşvik edilmeli.
5. Toplantılar iyi yönetilmeli.
6. Katılımcılar, toplantı sonunda bir değerlendirme yapmalı.

Amacın belirlenmesi

Katıldığınız ya da organize ettiğiniz bir toplantının etkisini artırmak için, toplantının asıl amacının iyi belirlenmesi gerekir. Eğer ortada elle tutulur bir sebep yoksa hiç yapılmaması daha iyidir.

Bir toplantı düzenlenmeden önce, katılımcıların bir hedef ortaya koymaları gerekir. Zira toplantılar birçok kişini bilgi ve tecrübesinin bir araya koyulduğu ortamlardır. Ya katılımcılardan bilgi alınır ya da onlar bilgilendirilir. Bir toplantı, bir konuda karar almak, bir sorunu çözmek, bir ihtilafı sonuçlandırmak ya da bir işin gelişimini değerlendirmek için düzenlenebilir. İyi bir toplantı aynı zamanda elemanlar arasındaki samimiyeti ve bilgi alışverişini arttırabilir.