[vittoria è nostra]

GÜNLÜKLER VE PLANLAYICILAR

Günlükler öncelikli planlama araçlarıdır. Şu amaçlar için kullanılabilir;

• Şahsi işleriniz ve randevularınız
• Meslektaşlarınızın randevuları ve işleri. Bunları kendilerinizinki ile karıştırmamak için farklı bir renk kullanarak yazabilirsiniz.
• Rutin ve periyodik işler, kutlamalar.
• Ertelenen işler için. Böylelikle onları unutmazsınız.

Elektronik sistemler

Elektronik günlük, dekstop bilgisayarlar için tasarlanmış cihazlardır, bunları kullanarak istediğiniz planlama detayları yaratabilirsiniz. Bununla birlikte değişik bilgiler kaydetmek, hatırlatma mesajları kaydetmek gibi değişik fonksiyonlarından da yararlanmanız mümkün. Elektronik günlüklerin avantajlarını şöyle gösterebiliriz.

• İstenilen günlerde randevu-toplantı kabul etmek için programlanabilir.
• Önemli işleri ve toplantıları sesli olarak hatırlatabilir.
• Geniş çaplı metinleri depolayabilir.

Görsel planlayıcılar

Üzerlerine önemli işler, toplantılar vb. yazılmış ve ofisin görünen bir yerine adılmış büyük bir karton gibi malzemeler görsel planlayıcı olarak kullanılabilir. Her ne kadar bilgisayarlar ya da elektronik ajandalar, görsel planlayıcıların yaptığı işlevi görse de, kullanımları, görsel malzemelere nazaran biraz daha detaylıdır.


Bununla birlikte, elektronik ajandalar kapasite ve imkânları ile görsel planlayıcılardan daha çok iş yapabilir. Birçok planlama ekipmanı alabilir, almadan önce ihtiyaçlarınızı iyi belirleyin.

Hatırlatma sistemleri

Bazı durumlarda yapmanız gereken işlerinizin ertelenmesi gerekebilir. Bu tür durumlarda, bunları unutmamanız için size hatırlatmada yardım edecek gereçler gerekebilir.

En iyi hatırlatma ekipmanı olarak şunları gösterebiliriz:

• Günlük: İşinizi ertelediğiniz günü ya da saati, elektronik günlüğünüze ya da kâğıt günlüğünüze kaydedebilirsiniz. Eğer günlüğünüz defter biçiminde ise, ilgili tarihi gösteren sayfalara söz konusu işe referansta bulunan işaretler, notlar koyabilirsiniz.
• Hatırlatma dosyaları: Büyük boyutlu 31 tane dosyanın her birini ayın bir günü için tahsis edebilirsiniz. Ertelediğiniz işi, ertelediğiniz güne ait dosyaya işleyebilir ve bu dosyaları hep el altında tutarak istediğiniz, ya da günü geldiği zaman kontrol edebilirsiniz.

[vittoria è nostra]

LİSTE SİSTEMİ

Planlama sistemleri arasında en yaygın ve kullanışlı olanı şüphesiz ki, “yapılacaklar” listesidir. Bu sistem günlük ve haftalık planlar yapabilmenize imkan tanır. Bu planlar genellikler sabah işe gitmeden ve akşam eve dönmeden önce yapılmalıdır. Listenizi yapar yapmaz şu konularda karar vermeniz gerekir:

• Listenizdeki işleri hangi sıraya göre ele alacaksınız?
• Her bir işe ne kadar zaman ayıracaksınız?

Düzen planlaması

Listedeki unsurların bazıları kesin bitirme tarihine, bazıları ise geniş bitirme tarihine sahip olabilir. Mesela ekibinizden birinin bugün rutin olanlardan farklı bir iş yapmasını istiyorsanız, onunla sabah mesai başlamadan konuşmanız gerekir.

Geniş ve kesin tarihlere sahip olan işleri listenizden çıkarsanız bile geride yine bir takım işler kaldığını görürsünüz. Bu durumda hangi işi daha önce yapacağınızı belirlemek için aciliyet ve önem kriterlerine göre düşünmeniz gerekir. Eğer acil olmadığı halde önemli olan işlere vakit kalacaksa, acil olan işleri ilk planda yapmanız daha faydalıdır. Günün bir kısmını bu tür değerlendirme aktivitesine ayırmanız iyi olur. Sıralama planlaması yaparken kaçınılması gereken iki unsur vardır.

• Bazı işleri alışkanlıktan dolayı belli bir sıralamaya koymak,
• Küçük ve zevk veren işleri ilk etapta yapmak.

Daha önce de gördüğümüz gibi, bu tür durumların tehlikesi, gereksiz ya da daha az öneme ve aciliyete sahip işlere çok vakit ayırıp, asıl yapılması gerekenlere vakit bulamamak.

Zaman tahsis etme

Yukarıdaki işlerden sonra yapacağımız iş, listemizdeki işlerin her birinin ne kadar süreceğini tahmin edebilmek. Bunu yapmak zor olabilir ama gereklidir. Çünkü birçok yönetici, bu tür tahminlerde bulunmadıkları için, birbirine giren iş trafiğinden dolayı önemli toplantıları kaçırmaktadır.

Bunu engellemenin tek yolu, geçmiş deneyimlere dayanarak tahminler yapmaktır. Belki sonunda yanılabilirsiniz ama en azından bir takım verilere ulaşmış olursunuz. Yaptığınız zaman değerlendirmelerinden sonra, tekrar listenizdeki sıralamaya göz atmayı isteyebilirsiniz. Belki de günün sonlarına doğru, listenin en başına koyduğunuz işi yapmak için vakit kaldığını fark edebilirsiniz.

Planlamanızı bitirdikten sonra, 8 saatlik bir iş gününde 16 saatlik bir işiniz olduğunu fark edebilirsiniz! Durum böyle olsa bile, en azından şimdi bu kadar çok işi yeni bir düzenleme yapmadan ya da destek almadan bitiremeyeceğinizi biliyorsunuz.

Beklenmeyenlerle mücadele

Yapmak için planladıklarınızın yolunda gitmediği birçok çalışma günü vardır. Planlarınızı alt üst edecek, aksatacak birçok etken olabilir.

• Kazalar
• Bozulan ekipmanlar
• Sizden ekstra bir şey yapmanızı isteyen birisi

Kazalarla mücadele

Eğer ekibinizden biri kaza geçirdiyse, o günkü planlarınızın hepsini ertelemek zorunda kalabilirsiniz. Kazalar maddi ve manevi kayıplara yol açacağı, firma ve çalışanların birtakım zorluklarla karşı karşıya bırakacağı için yakın ilgi gerektirirler. Bundan dolayı şu durumlar göz önüne alınmalıdır:

• İlk etapta kaza riskini azaltmak için yapılacak çalışmalar
• Bir kaza durumunda yapılması gerekenleri planlamak
  

İşyerinde kaza meydana gelmesine sebep olan belli başlı iki etmen vardır:

• İşyerinin ve çevrenin güvenliksiz oluşu
• Kişilerin güvenlik kurallarına uymadan hareket etmesi

Bunlar genellikle ilk elden kazalara sebep olduğu için “öncelikli” etkenler olarak adlandırılır. Burada önemli olan, bu tür faktörlerin farkında olmamız durumunda, önceden birtakım önlemler alabilme imkanınızdır. Çalışma mekanındaki güvenlik koşullarının yeterliliğini sık sık kontrol eder ve çalışanların ihtiyaç duydukları ekipman ve bilgiye sahip olup olmadıklarını gözden geçirirseniz, kaza risklerini çoğunlukla ortadan kaldırabilirisiniz.

Tüm bunlara karşın yine de kazalar olabilir. Bu durumda hemen daha önceden hazırladığınız eylem planınızı devreye sokmalısınız. Mesela:

• Bölümünüzde ilkyardım konusunda eğitim alanlar kim?
• Firmanız hangi doktor ile çalışıyor?
• En yakın ilkyardım ünitesi nerede?
• Bir kaza durumunda hangi prosedürleri takip etmeniz gerekiyor?
• Kazadan kimin haberdar edilmesi gerekir?
• Kazanın sebeplerini nasıl araştıracaksınız?

Sonuç olarak çalışanların işini kesintiye uğratacak ve verimi azaltacak kaza risklerini azaltmak önemlidir. Sizin nasıl hissettiğiniz önemli değildir. Kaza durumunda yapılması gerekenleri soğukkanlılıkla takip ederek diğer çalışanlar üzerinde güven tesis etmelisiniz. Kaza sırasında yapmanız gereken ani personel ve görev dağılımı değişikliklerine de hazırlıklı olmalısınız.

Makine/ekipman arızaları

Eğer sık sık ekipmanlarınız bozuluyorsa ve vakit kaybediyorsanız, uzun vadede bunun önüne geçmek için çareler bulmalısınız. Burada da yapmanız gerekenler, kaza durumunda yapılacaklardan farklı değildir. İlk etapta arızaları önlemeye çalışmak, olduğu takdirde hemen karşı eyleme geçmek.

• Daha düzenli ve güvenli ekipman ve teknik servisler için bastırabiliyor musunuz?
• Yenilerini almak için harekete geçebiliyor musunuz?
• Teknik ekibin hemen gelmesini temin edebiliyor musunuz?
• Bir arıza olduğunda herkes görevlerini biliyor mu?

Her 500 şirketten birinin her yıl ciddi derecede bilgisayar arızalarına maruz kaldığı biliniyor. Bu durumda yedekli olarak çalışmayan şirketler için bu tür arızaların ölümcül zararlar meydana getireceği açıktır.

Birisi sizden ekstra bir iş isterse

Eğer bu tür durumlarla sık sık karşılaşıyorsanız, yapmanız gereken bu durumların sayısını ve bu tür işlere ayırdığınız zamanı azaltmak. Daha önceden günlük/haftalık çalışma programı hazırlarsanız, muhtemel ne kadar boş vaktiniz olduğunu önceden tahmin edebilir ve programınızın herhangi bir yerinde ortaya çıkacak ekstra bir işin sizi nasıl etkileyebileceğini hesaplayabilirsiniz.

Eğer bu tür programlar elinizin altında olursa, size ekstra iş yükleyen kişi ile ortaya çıkabilecek olumsuzlukları konuşmanızda size faydası olacaktır. Eğer ekstra işi yapmaktan kaçınamıyorsanız, bu işi bittikten sonra tekrar kendi planınıza dönebilir ve kalan zamana göre, vakit kaybetmeksizin yeni ayarlamalar yapabilirsiniz. Bu sizi tüm hedeflerinize ulaştırmayabilir ama en azından zamanınızı kontrol ettiğiniz hissini size verecektir.

Unutmayın ki yaptığınız işlere sınır koymak ve mantıksız istekleri geri çevirmek en doğal hakkınızdır.

[vittoria è nostra]

PROGRAM YAPMA VE HAYATA GEÇİRME

Program, uzun ve kısa vadede yapmayı düşündüğünüz işlerin ayrıntılı olarak yer aldığı ve diğer insanları da ilgilendiren bir tür eylem planıdır. Program sayesinde, bir işin nasıl, ne zaman ve kimler tarafından yapılacağını önceden bilebilirsiniz.

Unutmayın ki, bu plan dâhilinde bir personelin hastalanması gibi bir takım beklenmeyen olayların yol açabileceği zaman kaymaları her zaman olabilir. Bunlara hazırlıklı olun ve alternatif eylem planı hazırlayın.

Kritik tablolar

Bu tablo, işlerin bitiş-başlangıç zamanlarını göstermenin yanı sıra, iş sürecindeki kritik dönemeçleri de gösterir ve hani iş başlamadan hangisi bitirilmelidir sorusunun da cevabını verir. Bu kritik dönemlerdeki gecikme bütün projede aksamaya yol açacaktır.

[vittoria è nostra]

PLANI TAKİP ETME

Bir iş başlamadan önce sadece plan yapmak yeterli değildir. Planı gözden geçirmek için de zaman ayırmalısınız ki, her şeyin istendiği şekilde gidip gitmediğini anlayabilesiniz. Plan yaptığınız esnada, olan biteni kontrol etmek için kullanabileceğiniz küçük zaman dilimleri de ayırmanız gerekir. Bu kontrollerle sizin öngördüğünüz “iş bitme zamanı” ile gerçek zamanı kıyaslama imkanını da bulursunuz.

Eğer planlanan zamanın üzerine çıktıysanız, planınızı şu şekilde yeniden elden geçirebilirsiniz:

• Kalan zamana göre, işleri daha çabuk yapmaya gayret ederek,
• Az önem taşıyan işleri plandan çıkararak,
• Birtakım kişilerden bazı işleri yapmasını, ya da onların yardımını talep ederek,
• Planının tamamlanması için belirtilen son bitiş tarihlerini yeniden gözden geçirerek.

Planı uygulama esnasında karşınıza çıkan sorunları bir kenara not ederseniz, bir sonraki, seferde, eski tecrübelerinize dayanarak işleri daha da kolaylaştırabilirsiniz. Tecrübe ile zaman tahminleri ve çalışanların kapasitelerine dönük değerlendirmelerinizle gelişme gösterebilirsiniz.

[vittoria è nostra]

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ÖZETİ

Bu bölümde zamanınızı daha iyi kullanmaya yönelik planlama teknikleri üzerinde durduk.

• Zaman zaman, planlama yapmak için kullandığınız yardımcı elemanları gözden geçirin ve halem ihtiyaçlarınıza cevap verip vermediğini kontrol edin.
• Elektronik ajandalar ile birçok şey yapabilirsiniz ama bunlar kâğıt planlayıcılar kadar esnek ve kolay değildir.
• Duvar tabloları ve görsel yardımcı malzemeler, planladığınız unsurlar arasındaki ilişkiyi en kısa zamanda görmek için çok idealdir. Uzun bir zaman dilimine yayılmış faaliyetleri en net şekilde görebilirsiniz.
• “yapılacaklar” başlığı taşıyan listelerle, günlük ve haftalık planlar yapabilirsiniz. Bunları yapar yapmak işlerin hangi sıraya göre, ne zaman ve ne kadar bir sürede yapılacağını belirlemelisiniz.
• Zamanın kontrolünü elinizde tutmak için, olması muhtemel aksaklıklara karşı hazır olmalı, mümkünse bunları önceden çalışmalı, yine de meydana gelirlerse, önceden hazırladığınız acil müdahale planını devreye sokmalısınız.
• Programlar ve kritik tabloları, size hangi aşamada ne kadar zaman harcamanız gerektiği konusunda yardımcı olur. Böylelikle iş akışı planını uygun bir şekilde hazırlayabilirsiniz.

Bir sonraki bölümün konusu, aşırı çalışma olacaktır. Fazla işiniz olup olmadığını ve bununla baş etmenin yollarını göreceğiz.

[vittoria è nostra]

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM :
AŞIRI ÇALIŞMA İLE BAŞA ÇIKMA

GERÇEKTEN ÇOK MU İŞİNİZ VAR?

Bu aşamada bir testimiz mevcut. Testi yaptıktan sonra, çıkan sonuçlar dahilinde notlara devam etmeniz yararlı olacaktır.

birAsiAksAçlıkız Nickli Üyeden Alıntı

GERÇEKTEN ÇOK MU İŞİNİZ VAR?

Aşağıdaki küçük test, gerçekten çok işiniz olup olmadığını anlamanıza yardımcı olacaktır.

• İşteki hedeflerinizi biliyor ve işlerinizle öncelik sırasına göre ilgilenebiliyor musunuz?
• İşlerinizin nihai hedeflerinize ne derece katkıda bulunduğunu biliyor musunuz?
• Günlük ve haftalık planda, neyi, hangi sıraya göre yapmanız gerektiğini biliyor musunuz?
• Bir işe başlamadan önce onu ne kadar südre bitirebileceğinizi biliyor musunuz?
• Hedeflerinize ulaşmak için haftada kaç saat çalışmak zorunda olduğunuzu biliyor musunuz?
• Mümkün olduğu kadar diğerleri ile iş paylaşımı yapıyor musunuz?
• İşlere zamanında mı başlıyor yoksa onları erteliyor musunuz?
• Telefon konuşmalarını en aza indirebiliyor musunuz?
• Beklenmeyen görüşme ve konuşmaların önüne geçebiliyor musunuz?
• Yemek arası ve küçük molalar verebiliyor musunuz?
• Eğlence ve dinlenmeye yeterli vakit ayırabiliyor musunuz?
• Diğer aile bireyleri ile ev işlerini paylaşabiliyor musunuz?

birAsiAksAçlıkız Nickli Üyeden Alıntı

• Eğer yukarıdakilerin çoğuna evet dediyseniz ve buna rağmen halen yapacak çok işiniz varsa, gerçekten aşırı çalışma sorunu ile karşı karşıyasınız demektir.

• Eğer bunlardan üçte birine evet dediyseniz, zaman kullanımı konusundaki teknikleri uygulamanız gerekecektir. Bu teknikler, gerçekten çok çalışıp çalışmadığınızı anlamanıza imkan verecektir.

Zaman kullanımı konusundaki tekniklere linkten ulaşabilirsiniz:
http://www.hayatimdegisti.com/forum/...alintilar.html

[vittoria è nostra]

AŞIRI ÇALIŞMAYA KARŞI NE YAPILABİLİR.

Bazı durumlarda bizlere ekstra sorumluluk ya da heyecan verici bir iş yapma imkanı verildiğinde, gururumuz okşanır ama iş trafiğimiz yoğunlaştığı zaman, yetersiz olduğumuzu düşünerek kendimizi suçlarız. Hâlbuki olay basittir, kapasitemiz üstünde işin altında girmişsinizdir.

Bu tür durumlarda, kendimizi kapana sokacak istek ya da görevlerden kaçınmalı ve asıl işimizin kontrolünü elimizde tutmaya devam etmeliyiz. Bu tür durumlarda ne tür işin altına gireceğinizi ve nasıl bir tehlike ile karşı karşıya kalabileceğinizi iyi düşünün!

Hislerinizi anlayabilmek, eylem planı hazırlamanıza imkan verir. Hislerinizi belirleyince yapabileceklerinizden bazıları şunlardır:

• Aşırı iş durumunu patronunuzla konuşun
• Ekstra işe hayır deyin
• Hiçbir şey yapmayın ama aşırı iş konusundaki düşüncelerinizi değiştirin.

Haklarınız

Bu seçeneklerden birini uygulamaya koymak için öncelikle temel insan haklarına sahip olduğunuza inanmalısınız. Bu haklar yeni bulunan şeyler değildir; hatta ilk bakışta biraz sıradan ve demode bile görünebilir. Ama çoğunuz işe kendimizi o kadar çok kaptırırız ki, sorumluluklarımız kadar haklarımız da olduğunu unuturuz. Yapmaya hazırlandığınız iş üzerine birtakım sınırlamalar koyma aşamasındaysanız, bu temel insan haklarından bazılarını hatırlamanızda fayda var.

• İşiniz hakkındaki duygu ve düşüncelerinizi açıklama hakkına sahipsiniz.
• İşinizi yapmak için ihtiyaç duyduklarınızı açıklama hakkına sahipsiniz.
• Yapmak üzere olduğunuz işin miktarı üzerine bir takım sınırlamalar koymak hakkına sahipsiniz.
• Zamanınızı alabilecek mantıksız isteklerde bulunan kişileri reddetme hakkına sahipsiniz.
• Yapacağınız işin doğasının belirlenmesi sürecine katılma hakkına sahipsiniz.
• Zeki ve eşit bir insan gibi muamele görme hakkına sahipsiniz.

Bununla birlikte, patronunuzun da sizin için güvenli bir çalışma ortamı tesis etmek bakımından ahlaki ve kanuni sorumluluğu vardır. İş sağlığı ve güvenliği il ilgili kanunlar, aşağıdaki örnek durumunda görüldüğü üzere, fiziksel ve zihinsel sağlık arasında bir fark gözetmez.