[vittoria è nostra]

KENDİNİZE ZAMAN AYIRMAK

Eğlence dinlenme vaktinden kısıtlama yaparak zaman kazanmak, kendini yorgun hissedene kadar mola vermemek yanlış bir politikadır. Değişik işler yaparak ya da eğlenerek insanın kendine zaman ayırması, hedefinize giden yolu kısaltacak ve veriminizi arttıracaktır.

Bazı zamanlarda işin iyi bir şekilde gitmesi, ondan zevk almanız, biraz daha çalışmanız için zorlayabilir ama bu tür durumlarda bile ara verip dinlenmek, uzun zamanda sizin için daha faydalı olacaktır. Eğer belirli zaman dilimlerinde mola vermeyi ve dinlenmeyi kendinize prensip olarak edinirseniz, beden kendini toplar, zihin keskinleşir ve monotonluktan kurtulmuş olursunuz.

“Vakit bulursam tatil yapacağım” gibi saplantılarınız olmasın. Tatil ve dinlenme aktivitelerini de en az işiniz kadar ciddiye alın ve yaptığınız programlar da onlara düzenli olarak yer ayırın.

Sadece uzun dönemli tatilleri değil, günlük stresinizi azaltan ve gücünüzü toplamanıza imkan veren kısa süreli molaları da günlük/haftalık programınıza dahil edin. Bu arada dinlenme için ayrılan zamanın uzunluğu değil, kalitesi ön planda olmalıdır. Birkaç saatlik ara vermek gerekmez, kısa aralıklarla biraz kafa dinlemeniz yeterli olabilir.

Zamanınızı kullanma biçiminiz, ona ne kadar değer verdiğinizin göstergesidir. Burada önemli olan, dinlenme vaktinde, günün diğer kısmından farklı şeyler yapmaktır. Eğer bütün gün ayakta ve insanlarla konuşarak çalışıyorsanız, molada bir yere uzanıp sakince dinlenmek faydalıdır. Eğer bütün gün ofiste oturarak çalışıyorsanız, açık havada yürüyüş yapmak daha iyidir.

[vittoria è nostra]

ACİLİYET DÜŞMANINI MAĞLUP ETMEK

Daha az önemli ama aciliyet gerektiren işleri yapmaktan asıl önemli olan işi yapmaya fırsat bulamamış ve önemli olanı yarına bırakmak zorunda kalmış olabilirsiniz.

Bu bölümde görecekleriniz, asıl önemli işlerinizi tanımanıza ve onlara daha fazla vakit ayırmanıza yardımcı olacaktır.

Acil mi yoksa önemli mi?

Ama ne yazık ki, önceliklerinizi belirlerken “acil” ile “önemli” olanları karıştırmak çok kolaydır. Mesela, bu öğleden sonra istenen bir rapor, önümüzdeki 5 yıla yönelik olan ve ay sonu hazır olması gereken bir tahmin bilançosundan daha önemli görünebilir. Ama bu rapor eğer sizin asli hedeflerinize hitap etmiyorsa, geleceğe yönelik bilançodan daha az bir öneme sahip olmalıdır. Bundan dolayı bir başkasından bu raporu yazmasını isteyebilir ya da onu hazırlamak için çok az bir zaman ayırabilirsiniz.

Görevleri şekilde görünen bir hat üzerinde tasnif ederseniz, “acil” ve “önemli” arasındaki farkı daha iyi ayırabilirsiniz.






Bir işi önemli yapan nedir?

Bir işi, çizelgenin sağına doğru kaydıracak, yani daha önemli hale getiren bir çok faktör gelişebilir. Bunları bilmemiz gerekir. Dışarıda ve sektörde yaşanan gelişmelerin, işiniz açısından önemli olan faktörlere etkisini yakından takip etmeniz gerekir.

Her ne kadar zamanınızı ayıracağınız öncelikleri belirlemek sizi ilgilendiren bir iş olsa da, alacağınız kararların diğer insanları da etkileyebileceğini unutmayın. İşyerinizde, önceliklerinizde yapmak istediğiniz değişiklikleri tabi ki patronunuzla konuşmanız gerekir. Bununla birlikte özel yaşantınızda alacağınız kararların, etrafınızdaki insanlara olan etkisini de düşünmeniz gerekir.

Bir işi acil yapan nedir?

Farzedin ki, masanızın üzerinde bir haftadır bekleyen bir iş var. Bu elinize ilk geçtiğinde “bu şimdilik o kadar önemli değil, biraz bekleyebilir.” diye düşündüğünüz ve diğer önemli işlerinize yöneldiniz. Günler geçtikçe aciliyeti arttı ve yumurta kapıya dayandı. Şimdi bu işin hemen yemekten önce bitirilmesi gerekiyor; bundan dolayı o, şimdi “acil bir öncelik” konumunda. Her ne kadar işin “önem” derecesinde bir artma olmadıysa da, aradan geçen zaman, işi “daha acil” hale getirdi. Ama o kadar. Yoksa “daha önemli” değil.

[vittoria è nostra]

Kareleri Kullanma

Gördüğünüz gibi zaman yönetimi çizelgesi dört kareden oluşmaktadır.

• Üst sol kare: bu kısım görece daha az önemli ama acil yapılması gereken işleri gösterir. Bu işler, kişiyi sıkıştırdığı için çabuk bitirilmesi gerektiği yönünde bir eğilim vardır ama asıl sorun onlar üzerinde çok vakit harcanmasıdır. İdeal olarak, bu alandaki işlerle mümkün olduğu kadar çabuk ilgilenmektir.
• Alt sol kare: Ne önemli ne de acil işleri ihtiva eder. Buradaki tehlike, bu işlerin kolay olmasından ya da uğraşmaktan zevk aldığınız için, onlar için çok vakit harcamanızdır. Çözüm, bu işler biraz aciliyet kazanana kadar, daha önemli işlerle ilgilenmenizdir. Bu kısma mümkün olduğu kadar az zaman ayırmalısınız.
• Üst sağ kare: Hem önemli hem de acil işleri ihtiva eder. Buradaki tehlike, bu tür işlere gerektiği dikkat ve önem verilmediği için son dakikaya bırakılmalarıdır. Eğer bu gruptaki işlere daha fazla vakit ayırmak istiyorsanız, sıradan işleri başkalarına tevdi edin.
• Alt sağ kare: Önemli ama acil olmayan işleri ihtiva eder. Genellikle ilerdeki bir tarihe kadar bitirilmeleri gerekir. Buradaki tehlike, acil olmadıkları için sık sık ertelenmeleri ya da hiç yapılmamalarıdır. Eğer bu tür işlerin bir son mühleti varsa, sağ üst kareye girene kadar, daha acil bir vaziyet alacaklardır. Bu tür durumlarda, söz konusu işlerin yapılması için kriz yönetimini uygulamanız gerekecektir.
  

Önümüzdeki günlerde yapmanız gerekenleri, ayrı bir kâğıda yazarak, şekildeki tabloda görüldüğü gibi bir zaman çizelgesi hazırlayın. Bu işlerin önem ve aciliyet değerlendirmesini yapar yapmaz, söz konusu kareler içindeki tuzaklara düşmemek için planlar yapabilirsiniz.

İyi zaman yöneticileri, işyeri için daha önemli olan işleri iyi belirleyerek, daha önemsiz ve aciliyet taşımayan işlere daha az vakit ayıranlardır.

[vittoria è nostra]

İKİNCİ BÖLÜM ÖZETİ

Bu bölümde, eylemlerimizin hangilerinin, sizi amacınıza ulaştırıp ulaştırmayacağını tartıştık.

• Hayatımızdaki inişleri-çıkışları yansıtan bir hayat çizelgesi hazırlamak faydalıdır. Böylelikle hangi başarılarınızın/başarısızlıklarınızın, planlı faaliyetler mi yoksa tesadüfler sonucu mu ortaya çıkıp çıkmadığını anlayabilirsiniz.
• Şimdiden geleceğe yönelik bir tahmin çizelgesi hazırlayabilirsiniz. Böylelikle zaman içerisinde sizin hesaba almadığınız ne tür gelişmeler yaşandığını görmeniz mümkün olur.
• Geçmişi dikkatle analiz ettiyseniz, geleceğe yönelik gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler belirleyebilirsiniz. Ulaşılmaz hedefler belirlemek ya da hedefleriniz için başkalarına güvenmek, başarısızlığınızın reçetesi olacaktır.
• Hedeflerinizi netleştirdikçe, zamanınızın, dolayısı ile hayatınızın kontrolünü elinize alacaksınız.
• Eğer hedef belirlemekte zorluk çekiyorsanız, halen yapmakta olduklarınızı göz önüne alarak, bunlardan hangilerinin, sizi mesleki ve özel hayatınızda istediğiniz yere götüreceğini belirleyerek işe başlayabilirsiniz.
• Dinlenmek için ayıracağınız vakitleri de, işinizi yapmaya yönelik planlar kadar ciddiye almalısınız. Bütün vaktinizi çalışarak geçirirseniz, etkili bir yönetici olamazsınız.
• Hazırlayacağınız zaman yönetimi çizelgesi, acil işlerle önemli işler arasındaki farkı görmenize yardımcı olacaktır.
• İyi zaman yöneticileri, firmaları ve kendileri için uzun vadede daha çok fayda getirecek işlere daha çok vakit ayırırlar.

Bir sonraki bölümde, şu ana kadar öğrendiklerimizi, etkili bir zaman yönetim planı hazırlamaya yönelik olarak nasıl kullanabileceğimizi göreceğiz.

[vittoria è nostra]

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM:

ZAMAN KULLANIMINI PLANLAMA


EKİPMAN VE TEKNİKLERİN PLANLANMASI

Ajanda, cep bilgisayar ya da günlük tutmayan yöneticiler genellikle işlerinin içinde kaybolup giderler. Bu tür araçların amacı, planlamayı etkin hale getirmektir.


Eğer çok uzun vadeli planlarınız ve yapmanız gereken işleriniz de varsa, takvim, ajanda gibi ekstra hatırlatıcılar da kullanabilirsiniz.


Bununla beraber, doğum günleri, tebrikler vb. özel günlerde yapmanız gerekenleri unutuyorsanız, alarmlı hatırlatma sistemine sahip databank’lar da kullanabilirsiniz. Bu tür yardımcı öğeler kullanmak iyidir ama tüm planlama işlerini bu araçların insiyatifine bırakmamak gerekir.


En nihayetinde bunlar sizin ortağınız değil, yardımcınızdırlar. Bu tür ekipmanlara şunları örnek gösterebiliriz.

• Günlükler, planlayıcılar
• Duvar tabloları
• Listeler
• Programlar ve databank’lar

Bunlarla birlikte, daha geniş çaplı bilgisayar sistemlerini de planlama için kullanabilirsiniz, ama bunları taşımak bazı durumlarda kolay değildir.

[vittoria è nostra]

GÜNLÜKLER VE PLANLAYICILAR

Günlükler öncelikli planlama araçlarıdır. Şu amaçlar için kullanılabilir;

• Şahsi işleriniz ve randevularınız
• Meslektaşlarınızın randevuları ve işleri. Bunları kendilerinizinki ile karıştırmamak için farklı bir renk kullanarak yazabilirsiniz.
• Rutin ve periyodik işler, kutlamalar.
• Ertelenen işler için. Böylelikle onları unutmazsınız.

Elektronik sistemler

Elektronik günlük, dekstop bilgisayarlar için tasarlanmış cihazlardır, bunları kullanarak istediğiniz planlama detayları yaratabilirsiniz. Bununla birlikte değişik bilgiler kaydetmek, hatırlatma mesajları kaydetmek gibi değişik fonksiyonlarından da yararlanmanız mümkün. Elektronik günlüklerin avantajlarını şöyle gösterebiliriz.

• İstenilen günlerde randevu-toplantı kabul etmek için programlanabilir.
• Önemli işleri ve toplantıları sesli olarak hatırlatabilir.
• Geniş çaplı metinleri depolayabilir.

Görsel planlayıcılar

Üzerlerine önemli işler, toplantılar vb. yazılmış ve ofisin görünen bir yerine adılmış büyük bir karton gibi malzemeler görsel planlayıcı olarak kullanılabilir. Her ne kadar bilgisayarlar ya da elektronik ajandalar, görsel planlayıcıların yaptığı işlevi görse de, kullanımları, görsel malzemelere nazaran biraz daha detaylıdır.


Bununla birlikte, elektronik ajandalar kapasite ve imkânları ile görsel planlayıcılardan daha çok iş yapabilir. Birçok planlama ekipmanı alabilir, almadan önce ihtiyaçlarınızı iyi belirleyin.

Hatırlatma sistemleri

Bazı durumlarda yapmanız gereken işlerinizin ertelenmesi gerekebilir. Bu tür durumlarda, bunları unutmamanız için size hatırlatmada yardım edecek gereçler gerekebilir.

En iyi hatırlatma ekipmanı olarak şunları gösterebiliriz:

• Günlük: İşinizi ertelediğiniz günü ya da saati, elektronik günlüğünüze ya da kâğıt günlüğünüze kaydedebilirsiniz. Eğer günlüğünüz defter biçiminde ise, ilgili tarihi gösteren sayfalara söz konusu işe referansta bulunan işaretler, notlar koyabilirsiniz.
• Hatırlatma dosyaları: Büyük boyutlu 31 tane dosyanın her birini ayın bir günü için tahsis edebilirsiniz. Ertelediğiniz işi, ertelediğiniz güne ait dosyaya işleyebilir ve bu dosyaları hep el altında tutarak istediğiniz, ya da günü geldiği zaman kontrol edebilirsiniz.

[vittoria è nostra]

LİSTE SİSTEMİ

Planlama sistemleri arasında en yaygın ve kullanışlı olanı şüphesiz ki, “yapılacaklar” listesidir. Bu sistem günlük ve haftalık planlar yapabilmenize imkan tanır. Bu planlar genellikler sabah işe gitmeden ve akşam eve dönmeden önce yapılmalıdır. Listenizi yapar yapmaz şu konularda karar vermeniz gerekir:

• Listenizdeki işleri hangi sıraya göre ele alacaksınız?
• Her bir işe ne kadar zaman ayıracaksınız?

Düzen planlaması

Listedeki unsurların bazıları kesin bitirme tarihine, bazıları ise geniş bitirme tarihine sahip olabilir. Mesela ekibinizden birinin bugün rutin olanlardan farklı bir iş yapmasını istiyorsanız, onunla sabah mesai başlamadan konuşmanız gerekir.

Geniş ve kesin tarihlere sahip olan işleri listenizden çıkarsanız bile geride yine bir takım işler kaldığını görürsünüz. Bu durumda hangi işi daha önce yapacağınızı belirlemek için aciliyet ve önem kriterlerine göre düşünmeniz gerekir. Eğer acil olmadığı halde önemli olan işlere vakit kalacaksa, acil olan işleri ilk planda yapmanız daha faydalıdır. Günün bir kısmını bu tür değerlendirme aktivitesine ayırmanız iyi olur. Sıralama planlaması yaparken kaçınılması gereken iki unsur vardır.

• Bazı işleri alışkanlıktan dolayı belli bir sıralamaya koymak,
• Küçük ve zevk veren işleri ilk etapta yapmak.

Daha önce de gördüğümüz gibi, bu tür durumların tehlikesi, gereksiz ya da daha az öneme ve aciliyete sahip işlere çok vakit ayırıp, asıl yapılması gerekenlere vakit bulamamak.

Zaman tahsis etme

Yukarıdaki işlerden sonra yapacağımız iş, listemizdeki işlerin her birinin ne kadar süreceğini tahmin edebilmek. Bunu yapmak zor olabilir ama gereklidir. Çünkü birçok yönetici, bu tür tahminlerde bulunmadıkları için, birbirine giren iş trafiğinden dolayı önemli toplantıları kaçırmaktadır.

Bunu engellemenin tek yolu, geçmiş deneyimlere dayanarak tahminler yapmaktır. Belki sonunda yanılabilirsiniz ama en azından bir takım verilere ulaşmış olursunuz. Yaptığınız zaman değerlendirmelerinden sonra, tekrar listenizdeki sıralamaya göz atmayı isteyebilirsiniz. Belki de günün sonlarına doğru, listenin en başına koyduğunuz işi yapmak için vakit kaldığını fark edebilirsiniz.

Planlamanızı bitirdikten sonra, 8 saatlik bir iş gününde 16 saatlik bir işiniz olduğunu fark edebilirsiniz! Durum böyle olsa bile, en azından şimdi bu kadar çok işi yeni bir düzenleme yapmadan ya da destek almadan bitiremeyeceğinizi biliyorsunuz.

Beklenmeyenlerle mücadele

Yapmak için planladıklarınızın yolunda gitmediği birçok çalışma günü vardır. Planlarınızı alt üst edecek, aksatacak birçok etken olabilir.

• Kazalar
• Bozulan ekipmanlar
• Sizden ekstra bir şey yapmanızı isteyen birisi

Kazalarla mücadele

Eğer ekibinizden biri kaza geçirdiyse, o günkü planlarınızın hepsini ertelemek zorunda kalabilirsiniz. Kazalar maddi ve manevi kayıplara yol açacağı, firma ve çalışanların birtakım zorluklarla karşı karşıya bırakacağı için yakın ilgi gerektirirler. Bundan dolayı şu durumlar göz önüne alınmalıdır:

• İlk etapta kaza riskini azaltmak için yapılacak çalışmalar
• Bir kaza durumunda yapılması gerekenleri planlamak
  

İşyerinde kaza meydana gelmesine sebep olan belli başlı iki etmen vardır:

• İşyerinin ve çevrenin güvenliksiz oluşu
• Kişilerin güvenlik kurallarına uymadan hareket etmesi

Bunlar genellikle ilk elden kazalara sebep olduğu için “öncelikli” etkenler olarak adlandırılır. Burada önemli olan, bu tür faktörlerin farkında olmamız durumunda, önceden birtakım önlemler alabilme imkanınızdır. Çalışma mekanındaki güvenlik koşullarının yeterliliğini sık sık kontrol eder ve çalışanların ihtiyaç duydukları ekipman ve bilgiye sahip olup olmadıklarını gözden geçirirseniz, kaza risklerini çoğunlukla ortadan kaldırabilirisiniz.

Tüm bunlara karşın yine de kazalar olabilir. Bu durumda hemen daha önceden hazırladığınız eylem planınızı devreye sokmalısınız. Mesela:

• Bölümünüzde ilkyardım konusunda eğitim alanlar kim?
• Firmanız hangi doktor ile çalışıyor?
• En yakın ilkyardım ünitesi nerede?
• Bir kaza durumunda hangi prosedürleri takip etmeniz gerekiyor?
• Kazadan kimin haberdar edilmesi gerekir?
• Kazanın sebeplerini nasıl araştıracaksınız?

Sonuç olarak çalışanların işini kesintiye uğratacak ve verimi azaltacak kaza risklerini azaltmak önemlidir. Sizin nasıl hissettiğiniz önemli değildir. Kaza durumunda yapılması gerekenleri soğukkanlılıkla takip ederek diğer çalışanlar üzerinde güven tesis etmelisiniz. Kaza sırasında yapmanız gereken ani personel ve görev dağılımı değişikliklerine de hazırlıklı olmalısınız.

Makine/ekipman arızaları

Eğer sık sık ekipmanlarınız bozuluyorsa ve vakit kaybediyorsanız, uzun vadede bunun önüne geçmek için çareler bulmalısınız. Burada da yapmanız gerekenler, kaza durumunda yapılacaklardan farklı değildir. İlk etapta arızaları önlemeye çalışmak, olduğu takdirde hemen karşı eyleme geçmek.

• Daha düzenli ve güvenli ekipman ve teknik servisler için bastırabiliyor musunuz?
• Yenilerini almak için harekete geçebiliyor musunuz?
• Teknik ekibin hemen gelmesini temin edebiliyor musunuz?
• Bir arıza olduğunda herkes görevlerini biliyor mu?

Her 500 şirketten birinin her yıl ciddi derecede bilgisayar arızalarına maruz kaldığı biliniyor. Bu durumda yedekli olarak çalışmayan şirketler için bu tür arızaların ölümcül zararlar meydana getireceği açıktır.

Birisi sizden ekstra bir iş isterse

Eğer bu tür durumlarla sık sık karşılaşıyorsanız, yapmanız gereken bu durumların sayısını ve bu tür işlere ayırdığınız zamanı azaltmak. Daha önceden günlük/haftalık çalışma programı hazırlarsanız, muhtemel ne kadar boş vaktiniz olduğunu önceden tahmin edebilir ve programınızın herhangi bir yerinde ortaya çıkacak ekstra bir işin sizi nasıl etkileyebileceğini hesaplayabilirsiniz.

Eğer bu tür programlar elinizin altında olursa, size ekstra iş yükleyen kişi ile ortaya çıkabilecek olumsuzlukları konuşmanızda size faydası olacaktır. Eğer ekstra işi yapmaktan kaçınamıyorsanız, bu işi bittikten sonra tekrar kendi planınıza dönebilir ve kalan zamana göre, vakit kaybetmeksizin yeni ayarlamalar yapabilirsiniz. Bu sizi tüm hedeflerinize ulaştırmayabilir ama en azından zamanınızı kontrol ettiğiniz hissini size verecektir.

Unutmayın ki yaptığınız işlere sınır koymak ve mantıksız istekleri geri çevirmek en doğal hakkınızdır.