[vittoria è nostra]

gülpor Nickli Üyeden Alıntı

paylaşım için teşekkür ederim, zamanımı ne kadar da boş kullanıyorum diye uzun zamandır suçluluk hissediyordum...ayrıca hergün yeni kararlar alıp uygulayamamaktan:(
örneğin bugün yine bir sürü plan yaptım ama uygulama yapmak ,daha doğrusu buna kuvvetli bir istek duymak ,çok zor...amaan ne gerek var modu yani:)

anlayabiliyorum:) çünkü bende aynı durumda sayılırım acil bir plana düzene disipline ihtiyacım vardı. bu nedenle planımı hazırlama aşamasında sitedeki diğer zaman yönetimi makalelerinden yararlanırken böyle bir kitaba sahip olduğumu hatırladım içindeki naçizane bir kaç bilgiyi sizlerle paylaşmak istedim. uygularsak kurtulucaz bu ataletten eminim. planlarımızı gerçekleştirdikçe hedeflerimizde bir bir gerçekleşmiş olucak ve biz bizi zirveye götüren basamakları bir bir çıkıcaz :)

herdaim sevgiyle ve ışıkla kalasın:)

[vittoria è nostra]

YAŞAM PLANLAMASI

Zamanınızın kontrolünü elinizde tutmak istiyorsanız, önümüzdeki yıl, 5 yıl ve 10 yıl nerede olmak istediğinizi planlamanın faydaslı olacağını düşünmekle işe başlayabilirsiniz. Ama bunu yapmadan önce bugüne kadar neler yapmışız, nler başarmışız bunu bir inceleyelim ki, geleceğe bakmanın bir faydası ve mantığı olsun.

(burada bir grafik verilmiş ancak o grafiği buraya çizemediğim için ona benzer bir grafik öreneğini koyup nasıl bir grafik çıkarmanız gerektiğini anlatıcam)

bu örnek grafiğimiz:

(bu grafik örneğince anlatmaya başlıyorum buna benzer nasıl bir hayat çizgisi grafiğinizi çıkaracagınızı.
-ilk olarak: sol taraftaki dikey gösterge çizgimiz resimdeki "hours" yazan yere biz "mutluluk" yazıyoruz ve 0'dan 6'ya kadar değilde biz 0'dan 10'a kadar numaralandırıyoruz.
-ikinci olarak: alttaki yatay gösterge çizgimiz resimdeki "3/9/06" vs yazan yere biz "...2008, 2009, 2010" gibi yılları yazıyoruz bu yılların nasıl baz alınacağı size kalmış.
şöyle ki yeni iş hayatına atılan bir genç son 10 yılını baz alır eğitiminin, iş deneyiminin hayatındaki etkisini görebilmek için. ama yetişkin ve evli biri bunu 30 yıl aralığı olarak alabilir çünkü gerek özel hayatı evlilik, çocuk, gerek iş tecrübeleri, yükselişler ve inişleri, gerek eğitim hayatını bu şekilde toplu bir bakış altında görme olanağı bulur. yani kişiye göre değişir. hani eğitim hayatı olsun içinde diyorum kafa karıştırmasın bu durum ilkokul, ortaokul direk iş hayatımıza etki etmez onları saymayalım dolayısı ile. liseden başlayalım çünkü çoğumuz gerek okuyacagı üniversiteyi buradaki alanına göre seçiyor ve zaten onun devamında bir iş buluyoruz. o yüzden lise başlangıç tarihinizden alabilirsiniz. burada lise mezunu olmayan kişileri yadırgamış gibide olmak istemiyorum. haşa buna hakkım yok çünkü. yanlış anlaşılmak istemem bu konuda. lise eğitimi almamış ama dışarıdan çalışarak çok güzel kendini geliştirmiş birçok kişiler mevcuttur çünkü. onlarda ilk iş deneyimlerinin başlangıç tarihini baz alabilirler.
-üçüncü olarak: bu oluşturduğumuz grafikte çarpılar koyucaz. bunlar gerek özel hayatınızdaki gerek iş&eğitim hayatınızdaki gelişmeler olucak. mesela bir kaç örnek vereyim. evlilik, ilk çocuk, ikinci çocuk, parasal sıkıntı vs. yada evli olmayanlar için yeni bir ilişki, ayrılık vs. iş için yeni bir iş, terfi, işsizlik, gibi yada eğitimlerini belirtmek isteyenler uni sınavını kazanma, başarı ile bitirme, yada okul uzadı ise onu yada maddi yönden yeni ev, araba yada tamamen ruhsal yönden depresyon sıkıntı, gerilim vs. belirtebilirler.
kitaptaki grafikteki örnekte şu noktalar belirtilmiş: özel hayat üzerine; evlilik, gerginlikler, doğan erkek evlat, parasal sıkıntılar, doğan kız evlat, taşınılan ev. iş hayatı üzerine de; ilk kariyer, gerilim, işsizlik, yeni bir iş, terfi, sıradanllaşma korkusu.
*buradaki püf nokta bu değişimleri belirtirken olayın bulunduğu/yaşandığı yıl ve hissettiğimiz mutluluk oranının kesiştiği yere çarpı koymak. mesela yukarıdaki resimdeki "1/10/06" tarihinde kırmızı çizginin 5i tam göstermesi gibi, o nokta yani.
-son olarakta: yukarıdaki gibi iki renk kalem alıyoruz. özel hayatımızdaki noktaları başlangıç yılından bitiş yılına kadar birleştiriyoruz örneğin resimdeki kırmızı çizgi gibi. aynı şeyi iş&eğitim hayatımız içinde yapıyoruz bunların hepsini bir bütün kabul ederek başlangıç yılından bitiş yılına kadar mavi ile birleştiriyoruz.

sonuç olarak ortaya yukarıdakine benzer bir tablo çıkıyor ve siz hayatınızdaki iniş çıkışlaarı daha iyi gözlemleme şansına sahip oluyorsunuz.

şimdi bu konu hakkındaki yazıları paylaşmaya devam ediyorum.)

Bu sürece hayat çizelgenizi çizerek başlayabilirsiniz bu yaşamınızda bugüne kadar meydana geleniniş ve çıkışları, başarı ve başarısızlıklarınızı gösteren bir diyagram olacaktır. En iyisi özel hayatınızı ve iş&eğitim yaşantınızı gösteren iki farklı çizgi çizmektir.

Grafiği çizmeye şuana kadar aldığınız önemli kararlar sonucu yaşadığınız mutlulukları temsil eden çarpılar koyarak başlayabilirsiniz. Bunu yapmak için şu anda bulunduğunuz durumdan geriye doğru gitmek, işinizi kolaylaştıracaktır. Sakın acele etmeyin. Dikkatli bir şekilde düşünürseniz, unuttuğunuz ama gerçekten önemli olan detayları hatırlayabilirsiniz. Şimdi tüm noktaları birleştirerek, kişisel hayat çizginizi ortaya çıkarabilirsiniz.

Hayat çizginizi ortaya çıkarmak için sizin için ilginç ve sorgulayıcı bir deneyim olsa da, bazıları, unutmak, istedikleri olayları hatırlamak zorunda kalacakları için bu aktiviteyi sevimsiz bulabilir.

Ama yine de hayat çizgisi çoğumuz için, geçmişimizi analiz etme açısından faydalı olacaktır. Analiz sayesinde, "Hayatımızda dönüm noktası olan işleri tercihimizle mi yaptık, yoksa tesadüfen mi ortaya çıktılar?" "Bu kararları riske girerek mi aldık yoksa tercihlerimizi kendimizi garantiye almaktan yana mı aldık?" "Bu kararları nasıl aldık?" gibi soruların cevaplarını bulma ihtimalimiz de vardır.

Bu soruların cevapları, geleceğimiz ile ilgili olarak alacağımız kararlar açısından oldukça ilginç olacaktır. Buna benzer bir grafiği geleceğe yönelik eylemlerimizz, beklentilerimiz için de yapabiliriz.

[vittoria è nostra]

Hedefleri Belirlemek

Şimdi önümüzdeki yıl, sonraki 5 ve gelecek 10 yıl içerisinde olmanız gereken yerleri düşünebilirsiniz. Bunun için özel ve mesleki kariyerinizi yansıtan iki liste yapabilirsiniz ama bu iki listenin içeriğinin birbiri ile uyuşabilir olmasına dikkat edin. Örneğin çok para kazanma isteği ile ailenize daha çok vakit ayırma isteği birbiri ile çakışacaktır.

Amaçlarınızı bu aşamada istediğiniz kadar genelleştirebilir ya da özelleştirebilirsiniz. Örneğin:

• Çok para kazanmak istiyorum. (Genel)
• Peyzaj mimarı olmak istiyorum. (Özel)
• İyi bir aile ve iyi arkadaşlara sahip olmak benim için çok önemlidir. (Genel)
• Bir arkadaşımla üç haftalığına Amerika’ya gitmek istiyorum. (Özel)

İsteklerinizin birbiri ile uyum içerisinde ve realistik olup olmadığını kontrol etmek hayati önem taşır. Çünkü en son yapmak isteyeceğiniz şey kendi moralinizi bozmaktır. Bununla birlikte tüm isteklerinizin kendi kontrolünüzde olması gerekir.

Sonuç olarak hedef listenize son bir kez göz atın ve bir öncelik sırası belirleyin. Bu hedeflerden hiçbirine şansınız ile ulaşamazsınız. Planlama, disiplin ve fedakârlık gerektirir. Bu aşamada önemli kararlar vermeli ve sizin için daha önemli olanlar için az öneme sahip olanlardan vazgeçmelisiniz.

Hedeflerinizi netleştirmek, iyi zaman planlamasına giden yolda önemli bir aşamadır. Eğer hedeflerinize iyi ve ciddi bir şekilde odaklanırsanız, bir müddet sonra olayların kendiliğinden düzene girdiğini görmeye başlayacaksınız. “Gerçekten benim için önemli olan nedir?” sorusunu cevaplayarak, motivasyonunuzu, kaynaklarınızı ve vaktinizi, hedeflerinize ulaşmak için devreye sokmuş olursunuz.

[vittoria è nostra]

Eyleme Geçmek

Sadece nerede olmak istediğinizi belirlemekle yetinmeyin, gereken planları yaparak eyleme geçin. Bunu belirlediğiniz hedefleri gerçekleştirmek için neler yapacağınızı ortaya çıkararak yapabilirsiniz. Eğer çok para kazanmak istiyorsanız bunu nasıl gerçekleştireceksiniz. Bir iş kurarak mı? Hisse senedi ya da tahvil alarak mı? Yeni yetenekler geliştirerek mi? Sosyal aktivitelere katılarak yeni bir çevre mi edineceksiniz? Ya da bu hedeflerinize ulaşmak için bir dizi değişik eyleme mi başvuracaksınız?

Zamanınızı orta ve uzun vadede daha iyi değerlendirmek için, belirlediğiniz hedefler için her aşamada yapmanız gerekenleri, ne zaman uygulamaya koyacağınız üzerinde düşünmek faydalıdır. Zamanınızı bu belirlediğiniz aşamalar arasında etkili ve uygun bir şekilde paylaştırdığınızdan emin olun hatta her kısmının tamamlanması için kendinize zaman sınırlaması koyun.

[vittoria è nostra]

GÖREVLERİ HEDEFLERE DÖNÜŞTÜRMEK

Eğer ilk etapta amaçları belirlemek sizin için zorsa sorunla mücadeleye sondan da başlayabilirsiniz. Yaptıklarınıza bakın ve bunlardan hangilerinin sizin özel ve mesleki hayatınızda istediğiniz hedeflere ulaşmanızda yardımcı olabileceğini belirleyin.

Öncelikle işte zamanınızı alan görev ve sorumluluklarınızın bir listesini yapın. Bunlar içinde, şirket bütçesini hazırlamak ya da gelen telefonlara bakmak gibi işlerinizi yazabilirsiniz. Bunlar içerisinde asli görevlerinize en çok hizmet eden unsurları belirleyin. Eğer işyerinizdeki görev ve sorumluluklarınızın çerçevesi belli değilse, şimdi patronlarınız ya da üstleriniz ile konuşup bunları netleştirmenin zamanıdır.

Bundan sonra, işinizin asli hedeflerini netleştirip, bunları gerçekleştirmek için yapacaklarınızı bir liste haline getirebilirsiniz. Örneğin;
*İş kaynaklarının etkili bir şekilde organize edilmesi:

• Finans ayarlanması
• Personel istihdamı
• Ekipman alımı
• Görev dağılımı
• Yeni iş prosedürlerinin tanıtımı
• Vb.

*İşin gelecekteki gelişmesini planlamak:

• Sektörde yaşanan gelişmeleri düzenli olarak tutmak.
• Değişen müşteri istek ve eğilimlerini ortaya çıkarmak.
• Etkinliği arttırıp zaman israfını azaltmanın yollarını araştırmak.
• Eldeki mallara yeni müşteriler ve pazarlar bulmak.
• Vb.

Son olarak hedefinize ulaşmak için yapmanız gereken işlerden sizi alıkoyan faktörler olup olmadığını ve bunları en aza indirmenin yolları konusunda fikir jimnastiği yapabilir ve vaktinizin çoğunu direkt hedeflerinize yönelik olarak harcayıp harcamadığınızı düşünebilirsiniz.

Aynı metodu, iş dışı aktivitelerinize uygularsanız, oldukça rahatlatıcı sonuçlar almanız kaçınılmazdır.

[vittoria è nostra]

KENDİNİZE ZAMAN AYIRMAK

Eğlence dinlenme vaktinden kısıtlama yaparak zaman kazanmak, kendini yorgun hissedene kadar mola vermemek yanlış bir politikadır. Değişik işler yaparak ya da eğlenerek insanın kendine zaman ayırması, hedefinize giden yolu kısaltacak ve veriminizi arttıracaktır.

Bazı zamanlarda işin iyi bir şekilde gitmesi, ondan zevk almanız, biraz daha çalışmanız için zorlayabilir ama bu tür durumlarda bile ara verip dinlenmek, uzun zamanda sizin için daha faydalı olacaktır. Eğer belirli zaman dilimlerinde mola vermeyi ve dinlenmeyi kendinize prensip olarak edinirseniz, beden kendini toplar, zihin keskinleşir ve monotonluktan kurtulmuş olursunuz.

“Vakit bulursam tatil yapacağım” gibi saplantılarınız olmasın. Tatil ve dinlenme aktivitelerini de en az işiniz kadar ciddiye alın ve yaptığınız programlar da onlara düzenli olarak yer ayırın.

Sadece uzun dönemli tatilleri değil, günlük stresinizi azaltan ve gücünüzü toplamanıza imkan veren kısa süreli molaları da günlük/haftalık programınıza dahil edin. Bu arada dinlenme için ayrılan zamanın uzunluğu değil, kalitesi ön planda olmalıdır. Birkaç saatlik ara vermek gerekmez, kısa aralıklarla biraz kafa dinlemeniz yeterli olabilir.

Zamanınızı kullanma biçiminiz, ona ne kadar değer verdiğinizin göstergesidir. Burada önemli olan, dinlenme vaktinde, günün diğer kısmından farklı şeyler yapmaktır. Eğer bütün gün ayakta ve insanlarla konuşarak çalışıyorsanız, molada bir yere uzanıp sakince dinlenmek faydalıdır. Eğer bütün gün ofiste oturarak çalışıyorsanız, açık havada yürüyüş yapmak daha iyidir.

[vittoria è nostra]

ACİLİYET DÜŞMANINI MAĞLUP ETMEK

Daha az önemli ama aciliyet gerektiren işleri yapmaktan asıl önemli olan işi yapmaya fırsat bulamamış ve önemli olanı yarına bırakmak zorunda kalmış olabilirsiniz.

Bu bölümde görecekleriniz, asıl önemli işlerinizi tanımanıza ve onlara daha fazla vakit ayırmanıza yardımcı olacaktır.

Acil mi yoksa önemli mi?

Ama ne yazık ki, önceliklerinizi belirlerken “acil” ile “önemli” olanları karıştırmak çok kolaydır. Mesela, bu öğleden sonra istenen bir rapor, önümüzdeki 5 yıla yönelik olan ve ay sonu hazır olması gereken bir tahmin bilançosundan daha önemli görünebilir. Ama bu rapor eğer sizin asli hedeflerinize hitap etmiyorsa, geleceğe yönelik bilançodan daha az bir öneme sahip olmalıdır. Bundan dolayı bir başkasından bu raporu yazmasını isteyebilir ya da onu hazırlamak için çok az bir zaman ayırabilirsiniz.

Görevleri şekilde görünen bir hat üzerinde tasnif ederseniz, “acil” ve “önemli” arasındaki farkı daha iyi ayırabilirsiniz.






Bir işi önemli yapan nedir?

Bir işi, çizelgenin sağına doğru kaydıracak, yani daha önemli hale getiren bir çok faktör gelişebilir. Bunları bilmemiz gerekir. Dışarıda ve sektörde yaşanan gelişmelerin, işiniz açısından önemli olan faktörlere etkisini yakından takip etmeniz gerekir.

Her ne kadar zamanınızı ayıracağınız öncelikleri belirlemek sizi ilgilendiren bir iş olsa da, alacağınız kararların diğer insanları da etkileyebileceğini unutmayın. İşyerinizde, önceliklerinizde yapmak istediğiniz değişiklikleri tabi ki patronunuzla konuşmanız gerekir. Bununla birlikte özel yaşantınızda alacağınız kararların, etrafınızdaki insanlara olan etkisini de düşünmeniz gerekir.

Bir işi acil yapan nedir?

Farzedin ki, masanızın üzerinde bir haftadır bekleyen bir iş var. Bu elinize ilk geçtiğinde “bu şimdilik o kadar önemli değil, biraz bekleyebilir.” diye düşündüğünüz ve diğer önemli işlerinize yöneldiniz. Günler geçtikçe aciliyeti arttı ve yumurta kapıya dayandı. Şimdi bu işin hemen yemekten önce bitirilmesi gerekiyor; bundan dolayı o, şimdi “acil bir öncelik” konumunda. Her ne kadar işin “önem” derecesinde bir artma olmadıysa da, aradan geçen zaman, işi “daha acil” hale getirdi. Ama o kadar. Yoksa “daha önemli” değil.