[vittoria è nostra]

İŞİNİZİN BÖLÜNMESİNİ ENGELLEMEK

Eğer kendinize bir zaman çizelgesi tutarsanız, bir müddet sonra siz çalışırken yapılan müdahalelerin zamanınızın büyük bir kısmını aldığını göreceksiniz. İşlerinizin başkaları tarafından sık sık kesilmesi, hazırladığınız en iyi planların göz göre göre suya düştüğüne şahit olabilirsiniz. Bu müdahalelerin sebeplerini ortaya çıkarabilirseniz, size kaybettirdiği vakitleri en aza indirmeniz mümkündür.

Niçin sizi işinizden alıkoyuyorlar?

Eğer halen bir zaman çizelgeniz varsa, onu inceleyerek işinizi kesintiye uğratan sebepler hakkında bilgi edinebilirsiniz. Eğer yoksa aşağıdaki hususları göz önüne alarak bir zaman çizelgesi tutmaya başlayabilirsiniz.

• Kim ya da ne işinizi kesintiye uğrattı?
• Kesintinin şekli (telefon/ziyaret)
• Kesintiler her seferinde ne kadar vaktinizi aldı?

Bu bilgileri elde eder etmez, şu soruların cevabını bulursanız, bir değerlendirme yapmanız daha da kolaylaşır.
1. Söz konusu hafta içindeki kesintiler size ne kadar zaman kaybettirdi?
(buraya cevap yazınız)


2. Bu kesintilerden ne kadarlık kısım kaçınılmaz ya da çok önemliydi?
(buraya cevap yazınız)


3. Kesintilerin temek sebepleri nelerdi?
(buraya cevap yazınız)


4. Bu kesintiler ne zaman meydana geldi?
(buraya cevap yazınız)


5. Kendi işinizi kendiniz kesintiye uğratıyor musunuz? Evet’se nasıl?
(buraya cevap yazınız)


Bu soruların cevabını analiz ederseniz, sıradan bir hafta içinde saatlerce vaktinizin gereksiz kesintilerle heba olduğunun ve bunların temel sebeplerini ortaya çıkarabilirsiniz. Bunların sebepleri arasında, patronunuzun size verdiği ekstra işler, sizle sohbet etmek isteyen iş arkadaşlarınız, beklenmeyen krizler vb. olabilir. Bu arada kendiniz de arkadaşlarınız ile çay sohbeti ya da keyfi telefon konuşmaları yapmak için kendi işlerinizi kesintiye uğratabilirsiniz.

Teknikler

Kimin ya da neyin işlerinizi kesintiye uğrattığını ortaya çıkarır çıkarmaz, onları en aza indirmek için harekete geçebilirsiniz.

Kesintiler meydana geldiği zaman onları kontrol altına alırsanız ve kendi oluşturduğunuz kesintileri de en aza indirebilirseniz, sorunun büyük bir kısmının ortadan kalktığını göreceksiniz. Eğer kesintilerin sayısı halen çok fazlaysa, kendinize şu soruları sorun:

• Rutin telefon konuşmalarının bir kısmını sekreterime aktarabilir miyim?
• Telesekreter kullanabilir miyim? Böylelikle sadece acil olanlara cevap verir, diğerlerini boş vaktimde arayabilirim?
• Diğer meslektaşlarım benim yerime not olabilir mi? Ben de onlar meşgul oldukları zaman onlar için not alabilirim.
• Ziyaretçileri sadece randevu usulü kabul edebilir miyim?
• Arkadaşlarıma çalışma saatleri içinde rahatsız edilmek istemediğim mesajını net bir şekilde verebiliyor muyum? Eğer halen beni rahatsız etmeye devam ederlerde onlara, yemek paydosunda ya da kahve molasında görüşebileceğimizi söyleyebilirim.
• Kapımın üzerinde lütfen rahatsız etmeyin yazısı asabilir miyim?
• Bazı ziyaretçilerime kibar bir dille şu anda çok meşgul olduğumu, sonra görüşmenin daha iyi olacağını söylesem nasıl olur?

Eğer kesintilerin uzunluğu sizin için bir sorunsa;

• Telefon konuşmalarınız ve özel görüşmeleriniz için belirli bir zaman ayırıp, buna bağlı kalabilir misiniz?
• Kibar bir dille muhabbetlerin kısa kesilmesini ve ana konuya gelinmesini isteyebilir misiniz?
• Beklenmeyen misafirlerden daha çabuk kurtulabilir misiniz?
• Dâhili telefon konuşmalarına bir sınır koyabilir misiniz?
• Görüşmeleri bir başkasının ofisinde ayarlayabilir misiniz? Böylelikle bitirmeniz daha kolay olur.
• Görüşmeleri kibar bir dille sona erdirme konusunda çalışabilir misiniz?

Eğer kesintilerin sebebi sizseniz;

• Dikkatinizi dağıtacak işlerden uzak durabilir misiniz?
• Ara vermeden çalıştığınız zamanlar kendinizi ödüllendirebilir misiniz?
• Kendinize önceden belirlenmiş molalar ayırabilir misiniz?
• Çalışma ortamınızı dikkatini en az dağıtacak şekilde dizayn edebilir misiniz?
• Eğer arkadaşlarınız ile görüşmek çok hoşunuza gidiyorsa, onlara iş dışında zaman ayırabilir misiniz?

Diğerlerinin sizi çalışma esnasında rahatsız etmesini engellemek faydalı olabilir ama aynı dikkati siz de başkalarına göstermeli ve örnek olmalısınız. Böyle yaparsanız, birçok arkadaşınızın sizi takip ettiğini göreceksiniz.