Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar

[vittoria è nostra]

bu aralar ders çalışmam için plan hazırlamaya çalışıyorum ve sitemizdeki zaman yönetimi ile ilgili bir çok konuya gözattım. elimde Daha iyi nasıl.... Zaman Yönetimi isimli bir kitap var bunu okuyorum ve güzel, yararlı ve burada olmayan bilgileri bu başlıkta sizlerle paylaşacağım.. kitap hakkında ön bilginiz olması amaçlı:

(kitabın arka kapak yazısı)

Zaman kazanmaya yönelik pratik bilgi ve yöntemlerle donatılmış bu kitap, programınızın en yoğun olduğu dönemlerde bile etkili ve gerilimden uzak çalışabilmenize imkan tanıyacaktır. Eğer çalışma yükünüz artıyorsa, çalışma saatleriniz yetersizse, ya da işlerinizi daha organize bir şekilde yapma ihtiyacı duyuyorsanız; elinizdeki bu kitap:

• Vaktinizi kullanma
• Önceliklerinizi belirleme
• İşinize yapılan müdahalelerin sayısını azaltma ve
• İlerleyen teknolojiyi daha iyi kullanma konusunda en büyük yardımcınız olacaktır.

Zaman yönetimi konusunda kaleme alınmış bu kitap, önceliklerini mevcut zamana göre planlama konusunda istekli olan yöneticiler için faydalı bir kaynak olacaktır.

---

• Performansınızı arttırın.
• Yeteneklerinizi güncelleştirin
• Yeni teknikler öğrenin
• Kariyerinizin önünü açın, ufkunuzu genişletin.

Yazar Jane Smith, esnek ve açık öğrenim malzemeleri konusunda bir çok kitap yazmıştır. Aynı zamanda eğitim ve geliştirme danışmanı olarak çalışmaktadır.

her daim sevgiyle ve ışıkla kalın.

 

[vittoria è nostra]

ZAMAN YÖNETİMİ NEDİR?

Daha iyi bir zaman yönetiminin iki yönü vardır: Yapmak istediğimiz ve yapmaktan kaçındığımız şeyler.

Mesela şunları yapmak isteyebiliriz:

• İşyerinde zamanı daha etkin kullanmak.
• Mevcut zamanda daha çok iş yapmak.
• İşyerinde ve ailemiz için harcadığımız zaman arasında uygun bir ayarlama yapmak.
• Zaman yönetimi konusunda kendimizi daha rahat ve güvenli hissetmek.

Yapmaktan kaçınmayı arzu edeceklerimiz ise şunlardır:

• Zamanı israf etmek.
• Önemli işleri yapmayı unutmak.
• Belirlenen sürde işleri bitirememek.
• Toplantılara geç kalmak.
• Kontrolümüzü kaybedip, sinirlenmek.

Zamana karşı tutumunuz

Birçoğumuz zaman tarafından sürüklendiğimizi ya da tehdit edildiğimizi hissederiz. Belirtilen sürelerde işleri tamamlamak, acil işlerin üst üste çakışması gibi nedenlerden dolayı bunalır, yeteneklerimizi geliştirememe ve bunun bir sonucu olarak daha iyi işler ortaya koyamama gibi endişelerden dolayı baskı altına gireriz. Eğer iş yerinde bu şekilde hissetmeye devam edersek, ömür boyu bu şekilde yaşamak zorunda kalır ve evde dinlenir ya da arkadaşlarımızla eğlenirken bile bir gözümüz saatde yaşamak durumunda kalabiliriz.

Diğer insanlar ise zamanı diğer verimli kaynaklar gibi yerinde ve uygun kullanır. Çünkü önceliklerini bilir ve bunu yapmak için gereken planlamayı başarı ile uygularlar. Bu insanlar, beklenmedik olaylar karşısında bocalasa dahi, normal iş diliminde meydana gelen baskı karşısında sakinliklerini muhafaza edebilirler. En iyi zaman yöneticileri, zaman konusunda farklı yaklaşım biçimi geliştirenlerdir:

• En etkili şekilde planlayıp, kontrol edip kullanabilecekleri zaman dilimi ve,
• Her türlü baskıdan uzak kaldıkları zaman dilimi.

Zamanınız mı sizi kontrol ediyor yoksa siz mı onu? Yaptığınız işlere göre zamana karşı bakış açınızı değiştirebiliyor musunuz?

Zamana karşı yaklaşımınız genellikle hayata bakış açınızı da yansıtır. Hayatınızdan sorumlu olduğunuzu ve zamanı kullanma biçiminizden kendnizin mesul olduğunu kabul ederek, daha yapıcı bir tutum için ilk adımı atabilirsiniz. En basiti, bu kitabı okuyarak bile bir takım önemli kararlar alma arefesinde olduğunuzu gösteriyorsunuz. Kesin olan şudur ki, zamanınızı daha iyi yönetmeye başladığınız zaman, kısa bir müddet sonra hayatınızın diğer kesitlerinde de önemli değişiklikler olduğunu göreceksiniz.

Yapılacak doğru işler belirleyerek ve bunları etkiili bir şekilde uygulayarak, kendiniz için yada işiniz için kullanabileceğiniz ekstra zamanlar kazanabilirsiniz. Demek istediğimiz şu; hayatınızın değişmesi gereken yerlerini kontrol edebilir, aynı kalmasını istediğiniz kısımlarını muhafaza edebilirsiniz.

 

[vittoria è nostra]

• Niçin zamanınızı daha iyi yönetmek istiyorsunuz?

(bu soruyu yazılı olarak cevaplayınız)

• Bunun size ne gibi faydalar sağlayacağını umuyorsunuz?

(bu soruyu yazılı olarak cevaplayınız)


ZAMAN NASIL GEÇİYOR?

(gün/tarih.................................................................sayfa no)
Faaliyetler/Görev........Başlangıç........Bitiş...............Yorumlar
...
...
...

Yukarıdakine benzer bir kayıt forumu hazırlayabilirsiniz ya da bir günlük de kullanabilirsiniz. Geceleyin hepsini doldurmaktansa, günün belli aralıklarında kayıtlar düşün günlüğünüze. böylelikle neyi, ne zaman yaptığınızı da unutmamış olursunuz. Bunları yaparken ciddiyeti elden bırakmayın ve önemini kavramaya çalışın.

Bir müddet sonra bu işlemi bazıları sıkıcı bulduklarından cayarlar, ama aslında kayıt defteri tutma işlemini uygularsanız, aydınlatıcı olduğunu göreceksiniz. Bununla birlikte zamanınızı nasıl geçirdiğiniz konusunda tutacağınız kayıt, davranışlarınızda bazı değişiklikler yapmanıza bile sebebiyet verecektir.

Asıl önemli konu ise kesinlikle çok dürüst olmanızdıri zira kandıracağınız tek kişi kendiniz olursunuz.

Sadece işte geçirdiğiniz zamanı değil, birgün içinde tüm yaptıklarınızı günlüğünüze kaydedin. Bir haftalık programınızı kaydettikten sonra yarım saatinizi ayırın ve bunları analiz edin. Daha sonra buna uygun bir sonuç çizelgesi çizerek, gereken eylemlere geçin. Mesela:

• Eğer önemli bir iş projesi için 40 saatin 10 saatini ayırmışsanız, bu saati arttırmanın yollarını aramaya çalışmak hoşunuza gidebilir. İsraf edilmiş zamandan nasıl kesinti yapılabilir ve bunu önemli işinize kaydırabilirsiniz?
• Eğer günde 3 saatiniz telefon konuşmaları ile geçiyorsa, sadece önemli telefonların size bağlanmasını sağlayacak bir yol bulabilir misiniz?
• Eğer haftada 15 saat TV izliyorsanız, bunu biraz azaltıp, daha aktif ve eğlendirici bir şeyler yapabilir misiniz?

Yaşam sahalarınız

Bir sonraki aşama ise sonuç tablosuna bakarak hafta içi harcadığınız toplam zamanın, yaşamınızın hangi kesitleri arasında nasıl dağıldığını analiz etmek olabilir. Böylelikle gerçekten vaktinizi istediğiniz anlarda değerlendirip değerlendirmediğinizi, hayatınızın dengeli olup olmadığını anlayabilirsiniz.

Söz konusu yaşam sahalarınızı şöyle gösterebiliriz:

• Maaşlı iş: Hayatınızı kazandığınız, kendinize ait ya da işçi olarak yaptığınız iş.
• Ev ve Aile: Eşiniz ile ya da diğer aile bireyleri ile birlikte olduğunuz vakitler.
• Çalışma: Okumak, yazmak, bir konuda eğitim almak, kurs görmek gibi faaliyetler
• Sosyal aktiviteler: Gönüllü olarak yapılan işler. Yardım faaliyetleri vb.
• Eğlence: Spor, hobiler, TV, sinema, dışarıda yemek, arkadaşlarla eğlenme.
• Bakım: Kendi ve aile sağlığınız için yaptığınız faaliyetler.
• Uyku.

Zaman ölçeğinizdeki verileri kullanarak aşağıdaki gibi liste (orjinali tablo ama onu buraya aktaramıyorum) yapın ve hangi alana ne kadar vakit harcadığınızı belirleyin.

• Maaşlı iş: 40 saat
  
• Ev ve Aile: 10 saat
  
• Çalışma: 3 saat
  
• Sosyal aktiviteler: 2 saat
  
• Eğlence: 5 saat
  
• Bakım: 5 saat
  
• Uyku: 56 saat
  

Şimdi zamanınızı istediğiniz şekilde kullanıp kullanmadığınızı görebilirsiniz. Sizi istediğiniz amaçlara ulaştıracak alanlara yeterince zaman ayırabiliyor musunuz? Yoksa hayatınızı sizlere başkaları mı dikte ediyor? Ailenize yterince zaman ayırabildiğinize inanıyor musunuz? Hafta boyunca hiç spor yapıyor musunuz?

Zaman yönetiminin en önemli kısmı, hayatınızı bir dengeye oturtmaktır. Böylelikle sizin için önemli olan alanlara daha çok vakit ayırabilirsiniz.

(Kitabın bundan sonraki kısımlarında hayatınız boyunca kullanabileceğiniz, zaman yönetimine yönelik daha iyi teknikler bulacaksınız.)

 

[vittoria è nostra]

testleri/soruları bir yandan sizlerle paylaşırken bir yandan bende cevaplamaya çalışıyorm.

benim cevaplarım:

• Niçin zamanınızı daha iyi yönetmek istiyorsunuz?

günümü dolu dolu yaşamak, her saniyemi verimli geçirebilmek, ruhsal ve fiziksel disiplinimi sağlamak için.

• Bunun size ne gibi faydalar sağlayacağını umuyorsunuz?

her işimi zamanında bitirmiş olucam, dolayısı ile endişe ve sıkıntı hallerinden kurtulucam, planlı programlı oldugu için herşeyim kafa karışıklığı yaşamayacagım. her saniyemi verimli kullandıgım için hızla gerek kişisel yönden gerek ruhsal yönden gelişimim artıcak. işlerimi yapmadıgımdan dolayı suçluluk duygusu vs hissetmeyeceğim. çalıştıgım, kendim geliştirdiğim için dinlenme ve eğlence zamanlarımı haketmiş olucam.

ve yaşam sahalarım ve gün içinde bu sahalarda kullandıgım zaman ölçeğim (bu haftaiçi değerleri, 5gün=120saat):

• Maaşlı iş: (bir işte çalışmıyorum)
  
• Ev ve Aile: 20 saat (dışar işleri,ev işleri, yemek vs.)
  
• Çalışma: 57 saat (kişisel ve ruhsal gelişim için tek adres =>>hayatımdeğişti.com,+ internet, msn, facebook,)
  
• Sosyal aktiviteler: (maalesefki yok)
  
• Eğlence: (yok= dışarı çıkmam, buhafta spor yapmadım, tv izlemem, sinemaya gitmem, pcden film izlemedim, herhangi bir hobimlede uğraşmadım.)
  
• Bakım: 5 saat
  
• Uyku: 38 saat

bunlar olan zaman ölçeği. ve bakıyorumda vakim geçmiş koca bir haftamı resmen katletmişim. ve aferim bana 15'inde yeni planıma başlama sözü verdiğim için. bir iki gün içinde bu kitabı bitirip bir planımı çıkarmak istiyorum çarşamba gününe kadar.

ve benim için önemli bir nokta; ben yaşam sahalarımda olması gereken zaman ölçeklerini şöyle -yaşam saha alanlarına- bölüyorum:

• Uyku.
• Bakım: kendi sağlığım için yaptığım cilt temizliğim, ilaçlarım vs.
• Ev: ev iş, dışar işi (alışveriş, fatura, banka vs.), yemek yemek vs.
• Spor: eğlence olmaktan çıkıp sağlıklı bir birey olabilmek adına yaşam biçimim olmalı.
• Ders: Açıköğretim-İşletme dersleri, İngilizce, bilgisayar programı vs.
• Kişisel Gelişim: kendimi geliştirme, başarı, kariyer vs. tüm kitap, makaleleri okuyarak kişisel gelişimime katkı sağlamak.
• Ruhsal Gelişim: bilinçaltımı iyi yönde geliştirmek ve kendimi tanımak değerimi farketmek, var olan farkındalığımı arttırmak amaçlı olumlama, telkin, meditasyon vs konularda kendi çapımda araştırmalarıma devam ederek bu konuda gün geçtkçe daha fazla bilgi sahibi olarak ruhsal yönden kendimi geliştirmek.
• Uygulamalar: olumlama, telkin, meditasyon, dua ve şükranlarım..
• Maaşlı iş: şuan için bakmıyorum gündemimde değil ancak bulabilirsem bir işte bana uyacağını, çalışabileceğimi düşündüğüm bir işse de çalışabilirim elbet.
• Sosyal Aktivite: şuan çin görünürde bir plan yok ama kendimden başka birilerine, çevreme yararlı olabileceğim böyle aktiviteler bulabilirsem katılmak isterim elbet.
• Eğlence: hobilerim yani roman/şiir vs. kitabı okumak, resim çizmek, film izlemek. aslında bunların hepsi birer yaşam sahası olur) ama kaptırmamam lazım kendimi ve daha önemlileri mevcut şuan için

şimdilik bukadar aklıma geldi zamanla farkettiğim bişiler çıkarsa okudukça kitabı çarşamba gününe kadar ekleme yaparım. zamanları yazmıyorum onları en son iş olarak yapıcam.

 

[vittoria è nostra]

Sırada bir testimiz var onu buraya alıntı olarak ekleyeceğim Testler/Anketler bölümüne ayrı bir konu olarak açtım çünkü. isteyen aşağıdaki linkten isteyen alıntıdan yapabilir testi.

Not: Bu testi uyguladıktan sonra diğer bölümlere geçmeniz yararlı olacaktır. Çünkü çıkan test sonucuna göre ağırlık vermeniz gereken, size faydası olacak bölümler Test sonucunda belirtilmiştir.

Zamanınızı şu anda ne kadar etkili kullanabiliyorsunuz? testi için link: http://www.hayatimdegisti.com/forum...ar-etkili-kullanabiliyorsunuz.html#post782661

(JANE SMITH - daha iyi nasıl... zaman yönetimi kitabından)

ZAMANINIZI ŞU ANDA NE KADAR ETKİLİ KULLANABİLİYORSUNUZ?

Zamanınızı daha iyi yönetebileceğinize dair planlar yapmadan önce önemli olan, hangi alanlara daha çok zaman ayırmanız gerektiğini bilmektir. En önemli olan alanı başa alıp, ona yönelik çalışmalar yapmak, daha rahat bir eylem planı hazırlamanıza imkan sunacaktır.

Şimdi aşağıdaki soruları okuyarak, "Evet" ya da "Hayır" şeklinde cevaplayınız.

Öncelikleriniz
1. Asli görevinizin ana unsurlarını bildiğinizden emin misiniz?
2. Hayatınızın hangi alanına ne kadar vakit ayırdığınızı biliyor musunuz?
3. Bu yıl içinde, önümüzdeki 3 ve 5 yıl içinde ne yapmak istediğinizi biliyor musunuz?
4. Hangi görevin daha önemli olduğunu rahatlıkla belirleyebiliyor musunuz?
5. Rutin işlere gerektiğinden fazla vakit ayırıyor musunuz?
6. Önemli konulara yönelik düşünce ve planlama faaliyetlerine ayırabilecek yeterli vakit bulabiliyor musunuz?

Aşırı Çalışma
7. İşin zamanında yapılmasına yönelik stres ve endişe yaşıyor musunuz?
8. Gerçekten yapacak çok işiniz olup olmadığınızı biliyor musunuz?
9. Çok meşgulken bile ekstra işlere "evet" diyor musunuz?
10. İş uğruna sosyal faaliyetlerinizden vazgeçer misiniz?

Görevlendirme
11. İşleri başkalarına vermektense kendiniz mi yapmayı yeğlersiniz?
12. Belli işleri yapılmak için diğerlerine vermeyi işinizin önemli bir parçası olarak görüyor musunuz?
13. İşin nasıl verilmesi gerektiğini planlıyor musunuz?
14. Verdiğiniz işleri yapan kişiler o iş üzerinde çalışırken onları yetiştirmek ve destek olmak konusunda istekli misiniz?

Planlama
15. Ekstra bir iş yapmak için zamanınız olup olmadığından her zaman haberdar mısınız?
16. Eve iş götürüyor musunuz ya da işi bitirmek için geç saatlere kadar işte kalıyor musunuz?
17. Bir gün içinde yapmak zorunda olduğunuz işin hepsini bitirmenin imkansız olduğunu düşündüğünüz oluyor mu?
18. Randevularınıza sık sık geç kalır mısınız?

Teknikler
19. İşlerinizi sık sık yarına bırakır mısınız?
20. Bir sohbeti bitirmeyi zor bulduğunuz anlar oluyor mu?
21. Telefon konuşmalarının ya da kişilerin sizi işinizden alıkoymasına izin verir misiniz?
22. Toplantıların vakit kaybı olduğunu düşünür müsünüz?
23. Uğraşmanız gereken çok sayıda okunacak belge var mı?

( Test Bitmiştir.)

Bu sorulara "doğru" ya da "yanlış" diye cevap vermeyeceksiniz. bu çalışma sadece size faydalı olabilecek metodları belirlemeye yöneliktir.

Aynı zamanda hangi alanlara daha çok vakit ayırmak istediğinizi de öğrenmiş olacaksınız.

( Test sonucu bir sonraki mesajımdadır.)

TEST SONUCU:

"Evet" denecek sorular: 1,2,3,4,6,8,12,13,14 ve 15
"Hayır" denecek sorular: 5,7,9,10,11,16,17,18,19,20,21,22 ve 23

Umarız bu ufak test sonucu o kadar da zannettiğiniz kadar kötü bir zaman yöneticisi olmadığınız ortaya çıkmıştır! Aynı zamanda geliştirmek istediğiniz ya da daha çok vakit ayırmak istediğiniz alanlarda bazı ipuçları da vermiş olabilir.

• Eğer sorun, önceliklerin belirlenmesinden kaynaklanıyorsa, ikinci bölümün size faydası olacaktır.
• Eğer sorun, aşırı çalışmadaysa, üçüncü bölümün size faydası olacaktır.
• Eğer sorun, görevlendirmedeyse, dördüncü bölümün size faydası olacaktır.
• Eğer sorun, planlamadaysa, beşinci bölümün size faydası olacaktır.
• Eğer sorun, tekniklerdeyse, altıncı bölümün size faydası olacaktır.

Benim test sonuçlarım:
ALANLAR: cevaplarım = (yanlış cevap verdiğim, hayatımda düzeltmem gerekenler sorular)
ÖNCELİKLERİNİZ: 1.Evet/2.Evet/3.Evet/4.Evet/5.Evet/6.Hayır/ = 5,6
AŞIRI ÇALIŞMA: 7.Evet/8.Evet/9.Evet/10.Evet/ = 7,9,10
GÖREVLENDİRME: 11.Evet/12.Hayır/13.Hayır/14.Evet/ = 11,12,13,
PLANLAMA: 15.Hayır/16.Evet/17.Evet/18.Evet/ = 15,16,17,18
TEKNIKLER: 19.Evet/20.Evet/21.Evet/22.Hayır/23.Evet/ = 19,20,21,23

benim durumum vahim, her bölümü incelemem gerekli.

Okudukça önemli noktaları sizlerle paylaşmaya devam edeceğim.

Not: Bu testi uyguladıktan sonra diğer bölümlere geçmeniz yararlı olacaktır. Çünkü çıkan test sonucuna göre ağırlık vermeniz gereken, size faydası olacak bölümler Test sonucunda belirtilmiştir.

 

[vittoria è nostra]

1. BÖLÜM ÖZET

Bu bölümde, zaman planlamasının ne olup olmadığını görmüş olduk.

• Zaman önemli bir kaynaktır zira geri getirilemez. İyi bir yönetici olmak için bu kısıtlı kaynağı kullanmasını öğrenmemiz gerekir.
• Yetersiz zaman yönetimi, hedeflerinize giden yolda size engel olabilir.
• Hayatınızdan kendinizin sorumlu olduğunun bilincine varmak ve zaman kullanımı konusunda insiyatifi ele almak, iyi zaman yönetimi konusundaki ilk adım olacaktır.
• Her ne kadar etkili zaman yönetimi hayatınızı dengeye koymakla birlikte, tüm süpriz gelişmeleri ortadan kaldırmayacaktır.
• Bir zaman takip çizelgesi tutmak ve zamanınızı nasıl ve nerelere harcadığınızı görmek, etkili zaman yönetimi konusunda size yardımcı olacaktır.

İkinci bölümde, hayatımızdaki önemli şeyleri, üzerinde zaman harcamanız gereken noktaları tanımlamayı öğreneceğiz.

 

[gülpor]

paylaşım için teşekkür ederim, zamanımı ne kadar da boş kullanıyorum diye uzun zamandır suçluluk hissediyordum...ayrıca hergün yeni kararlar alıp uygulayamamaktan
örneğin bugün yine bir sürü plan yaptım ama uygulama yapmak ,daha doğrusu buna kuvvetli bir istek duymak ,çok zor...amaan ne gerek var modu yani

 

[vittoria è nostra]

İKİNCİ BÖLÜM: ÖNCELİKLERİNİZİ DOĞRU BELİRLEMEK

ZAMANINIZI NASIL GEÇİRİYORSUNUZ?

Zamanınızı daha iyi planlamayı öğrenmeden önce iki şeyden emin olmanız gerekir.

• Şu anda zamanınızı neyle ve nasıl geçirdiğinizden.
• Yeni zaman yönetim tekniklerini öğrendikten sonra zamanınızı nasıl geçirmeyi istediğinizden.

Bir önceki bölümde hayatımızın dört şeklilde geçip gittiğini görmüştük;

• Hayatımızı krizler ve sorunlarla geçiririz. Bazı kişiler bir sorundan diğerine koşmayı, onlara çözüm getirmeyi, son dakika işlerini yapmayı, kızgın müşterilerle ilgilenmeyi ya da personel arasındaki sorunları gidermeyi heyecan verici bulabilir. Ama her zaman işyerindeki aksaklıkları gidermeye kendini adayanlar, işlerinin ve hayatlarının olumlu yönlerini göremezler. Hangi alanlara ne kadar zaman ayırmanız gerektiğini anlamak, bunları planlamak ve uygulamak, kriz yönetiminin ortaya çıkaracağı yan etkilerden koruyacaktır.
• Diğerlerinin bizden istediklerini yaparız. Bu sizin ortamınızda, patronunuz, şefiniz, iş arkadaşınız ya da bir müşteri olabilir. Eğer bu listeye aileniz ve arkadaşlarınızı da eklerseniz, oldukça uzun bir istekliler sınıfı ile karşılaşırsınız. Bunların tüm isteklerini yerine getirmeye kalkarsanız, hem aşırı bir stres altına girer hem de yapmanız gereken işlerden geri kalırsınız.
• Bazı işleri alışkanlıktan dolayı yaparız. Alışkanlıklar davranışsal rutinlerdir. İnsanoğlu için alışkanlıklar çok doğaldır ama zamanımızın çoğunu alışkanllıklarımızla gerçirir ve onları niçin yaptığımızı bilmeden yapmaya devam edersek, farkında olmadan hayatımızın büyük bir bölümünü harcamış oluruz. Bunun önüne geçmek için, alışkanlklarımız yararlı mı yoksa faydalı mı emin olmalıyız.
• Hedeflerimize ulaşmak için zamanımızı kullanmaya yönelik gerçekçi kararlar verebiliriz. Hedeflerinizi belirlediğinizde bu tür kararları vermek daha da kolaylaşır. İsteklerinizi belirledikten sonra bunları uygulayıp uygulamama konusunda karar verebilir ve uygun zaman dağılımını gerçekleştirebilirsiniz. Zaman yönetimi konusunda ilerleme kaydetmeniz, zamanımızı nasıl kullanacağımız konusunda emin olmamızı sağlar, bu da bizi hedeflerimize daha çok yaklaştırır.

Bu bölümün amacı, eylemlerimizin çoğunun ilk üç sırada olmaktan ziyade sonlarda olduğunu anlamanıza yardımcı olmaktır.

 

[vittoria è nostra]

paylaşım için teşekkür ederim, zamanımı ne kadar da boş kullanıyorum diye uzun zamandır suçluluk hissediyordum...ayrıca hergün yeni kararlar alıp uygulayamamaktan
örneğin bugün yine bir sürü plan yaptım ama uygulama yapmak ,daha doğrusu buna kuvvetli bir istek duymak ,çok zor...amaan ne gerek var modu yani

anlayabiliyorum çünkü bende aynı durumda sayılırım acil bir plana düzene disipline ihtiyacım vardı. bu nedenle planımı hazırlama aşamasında sitedeki diğer zaman yönetimi makalelerinden yararlanırken böyle bir kitaba sahip olduğumu hatırladım içindeki naçizane bir kaç bilgiyi sizlerle paylaşmak istedim. uygularsak kurtulucaz bu ataletten eminim. planlarımızı gerçekleştirdikçe hedeflerimizde bir bir gerçekleşmiş olucak ve biz bizi zirveye götüren basamakları bir bir çıkıcaz

herdaim sevgiyle ve ışıkla kalasın

 

[vittoria è nostra]

YAŞAM PLANLAMASI

Zamanınızın kontrolünü elinizde tutmak istiyorsanız, önümüzdeki yıl, 5 yıl ve 10 yıl nerede olmak istediğinizi planlamanın faydaslı olacağını düşünmekle işe başlayabilirsiniz. Ama bunu yapmadan önce bugüne kadar neler yapmışız, nler başarmışız bunu bir inceleyelim ki, geleceğe bakmanın bir faydası ve mantığı olsun.

(burada bir grafik verilmiş ancak o grafiği buraya çizemediğim için ona benzer bir grafik öreneğini koyup nasıl bir grafik çıkarmanız gerektiğini anlatıcam)

bu örnek grafiğimiz:

(bu grafik örneğince anlatmaya başlıyorum buna benzer nasıl bir hayat çizgisi grafiğinizi çıkaracagınızı.
-ilk olarak: sol taraftaki dikey gösterge çizgimiz resimdeki "hours" yazan yere biz "mutluluk" yazıyoruz ve 0'dan 6'ya kadar değilde biz 0'dan 10'a kadar numaralandırıyoruz.
-ikinci olarak: alttaki yatay gösterge çizgimiz resimdeki "3/9/06" vs yazan yere biz "...2008, 2009, 2010" gibi yılları yazıyoruz bu yılların nasıl baz alınacağı size kalmış.
şöyle ki yeni iş hayatına atılan bir genç son 10 yılını baz alır eğitiminin, iş deneyiminin hayatındaki etkisini görebilmek için. ama yetişkin ve evli biri bunu 30 yıl aralığı olarak alabilir çünkü gerek özel hayatı evlilik, çocuk, gerek iş tecrübeleri, yükselişler ve inişleri, gerek eğitim hayatını bu şekilde toplu bir bakış altında görme olanağı bulur. yani kişiye göre değişir. hani eğitim hayatı olsun içinde diyorum kafa karıştırmasın bu durum ilkokul, ortaokul direk iş hayatımıza etki etmez onları saymayalım dolayısı ile. liseden başlayalım çünkü çoğumuz gerek okuyacagı üniversiteyi buradaki alanına göre seçiyor ve zaten onun devamında bir iş buluyoruz. o yüzden lise başlangıç tarihinizden alabilirsiniz. burada lise mezunu olmayan kişileri yadırgamış gibide olmak istemiyorum. haşa buna hakkım yok çünkü. yanlış anlaşılmak istemem bu konuda. lise eğitimi almamış ama dışarıdan çalışarak çok güzel kendini geliştirmiş birçok kişiler mevcuttur çünkü. onlarda ilk iş deneyimlerinin başlangıç tarihini baz alabilirler.
-üçüncü olarak: bu oluşturduğumuz grafikte çarpılar koyucaz. bunlar gerek özel hayatınızdaki gerek iş&eğitim hayatınızdaki gelişmeler olucak. mesela bir kaç örnek vereyim. evlilik, ilk çocuk, ikinci çocuk, parasal sıkıntı vs. yada evli olmayanlar için yeni bir ilişki, ayrılık vs. iş için yeni bir iş, terfi, işsizlik, gibi yada eğitimlerini belirtmek isteyenler uni sınavını kazanma, başarı ile bitirme, yada okul uzadı ise onu yada maddi yönden yeni ev, araba yada tamamen ruhsal yönden depresyon sıkıntı, gerilim vs. belirtebilirler.
kitaptaki grafikteki örnekte şu noktalar belirtilmiş: özel hayat üzerine; evlilik, gerginlikler, doğan erkek evlat, parasal sıkıntılar, doğan kız evlat, taşınılan ev. iş hayatı üzerine de; ilk kariyer, gerilim, işsizlik, yeni bir iş, terfi, sıradanllaşma korkusu.
*buradaki püf nokta bu değişimleri belirtirken olayın bulunduğu/yaşandığı yıl ve hissettiğimiz mutluluk oranının kesiştiği yere çarpı koymak. mesela yukarıdaki resimdeki "1/10/06" tarihinde kırmızı çizginin 5i tam göstermesi gibi, o nokta yani.
-son olarakta: yukarıdaki gibi iki renk kalem alıyoruz. özel hayatımızdaki noktaları başlangıç yılından bitiş yılına kadar birleştiriyoruz örneğin resimdeki kırmızı çizgi gibi. aynı şeyi iş&eğitim hayatımız içinde yapıyoruz bunların hepsini bir bütün kabul ederek başlangıç yılından bitiş yılına kadar mavi ile birleştiriyoruz.

sonuç olarak ortaya yukarıdakine benzer bir tablo çıkıyor ve siz hayatınızdaki iniş çıkışlaarı daha iyi gözlemleme şansına sahip oluyorsunuz.

şimdi bu konu hakkındaki yazıları paylaşmaya devam ediyorum.)

Bu sürece hayat çizelgenizi çizerek başlayabilirsiniz bu yaşamınızda bugüne kadar meydana geleniniş ve çıkışları, başarı ve başarısızlıklarınızı gösteren bir diyagram olacaktır. En iyisi özel hayatınızı ve iş&eğitim yaşantınızı gösteren iki farklı çizgi çizmektir.

Grafiği çizmeye şuana kadar aldığınız önemli kararlar sonucu yaşadığınız mutlulukları temsil eden çarpılar koyarak başlayabilirsiniz. Bunu yapmak için şu anda bulunduğunuz durumdan geriye doğru gitmek, işinizi kolaylaştıracaktır. Sakın acele etmeyin. Dikkatli bir şekilde düşünürseniz, unuttuğunuz ama gerçekten önemli olan detayları hatırlayabilirsiniz. Şimdi tüm noktaları birleştirerek, kişisel hayat çizginizi ortaya çıkarabilirsiniz.

Hayat çizginizi ortaya çıkarmak için sizin için ilginç ve sorgulayıcı bir deneyim olsa da, bazıları, unutmak, istedikleri olayları hatırlamak zorunda kalacakları için bu aktiviteyi sevimsiz bulabilir.

Ama yine de hayat çizgisi çoğumuz için, geçmişimizi analiz etme açısından faydalı olacaktır. Analiz sayesinde, "Hayatımızda dönüm noktası olan işleri tercihimizle mi yaptık, yoksa tesadüfen mi ortaya çıktılar?" "Bu kararları riske girerek mi aldık yoksa tercihlerimizi kendimizi garantiye almaktan yana mı aldık?" "Bu kararları nasıl aldık?" gibi soruların cevaplarını bulma ihtimalimiz de vardır.

Bu soruların cevapları, geleceğimiz ile ilgili olarak alacağımız kararlar açısından oldukça ilginç olacaktır. Buna benzer bir grafiği geleceğe yönelik eylemlerimizz, beklentilerimiz için de yapabiliriz.

 

[vittoria è nostra]

Hedefleri Belirlemek

Şimdi önümüzdeki yıl, sonraki 5 ve gelecek 10 yıl içerisinde olmanız gereken yerleri düşünebilirsiniz. Bunun için özel ve mesleki kariyerinizi yansıtan iki liste yapabilirsiniz ama bu iki listenin içeriğinin birbiri ile uyuşabilir olmasına dikkat edin. Örneğin çok para kazanma isteği ile ailenize daha çok vakit ayırma isteği birbiri ile çakışacaktır.

Amaçlarınızı bu aşamada istediğiniz kadar genelleştirebilir ya da özelleştirebilirsiniz. Örneğin:

• Çok para kazanmak istiyorum. (Genel)
• Peyzaj mimarı olmak istiyorum. (Özel)
• İyi bir aile ve iyi arkadaşlara sahip olmak benim için çok önemlidir. (Genel)
• Bir arkadaşımla üç haftalığına Amerika’ya gitmek istiyorum. (Özel)

İsteklerinizin birbiri ile uyum içerisinde ve realistik olup olmadığını kontrol etmek hayati önem taşır. Çünkü en son yapmak isteyeceğiniz şey kendi moralinizi bozmaktır. Bununla birlikte tüm isteklerinizin kendi kontrolünüzde olması gerekir.

Sonuç olarak hedef listenize son bir kez göz atın ve bir öncelik sırası belirleyin. Bu hedeflerden hiçbirine şansınız ile ulaşamazsınız. Planlama, disiplin ve fedakârlık gerektirir. Bu aşamada önemli kararlar vermeli ve sizin için daha önemli olanlar için az öneme sahip olanlardan vazgeçmelisiniz.

Hedeflerinizi netleştirmek, iyi zaman planlamasına giden yolda önemli bir aşamadır. Eğer hedeflerinize iyi ve ciddi bir şekilde odaklanırsanız, bir müddet sonra olayların kendiliğinden düzene girdiğini görmeye başlayacaksınız. “Gerçekten benim için önemli olan nedir?” sorusunu cevaplayarak, motivasyonunuzu, kaynaklarınızı ve vaktinizi, hedeflerinize ulaşmak için devreye sokmuş olursunuz.

 

[vittoria è nostra]

Eyleme Geçmek

Sadece nerede olmak istediğinizi belirlemekle yetinmeyin, gereken planları yaparak eyleme geçin. Bunu belirlediğiniz hedefleri gerçekleştirmek için neler yapacağınızı ortaya çıkararak yapabilirsiniz. Eğer çok para kazanmak istiyorsanız bunu nasıl gerçekleştireceksiniz. Bir iş kurarak mı? Hisse senedi ya da tahvil alarak mı? Yeni yetenekler geliştirerek mi? Sosyal aktivitelere katılarak yeni bir çevre mi edineceksiniz? Ya da bu hedeflerinize ulaşmak için bir dizi değişik eyleme mi başvuracaksınız?

Zamanınızı orta ve uzun vadede daha iyi değerlendirmek için, belirlediğiniz hedefler için her aşamada yapmanız gerekenleri, ne zaman uygulamaya koyacağınız üzerinde düşünmek faydalıdır. Zamanınızı bu belirlediğiniz aşamalar arasında etkili ve uygun bir şekilde paylaştırdığınızdan emin olun hatta her kısmının tamamlanması için kendinize zaman sınırlaması koyun.

 

[vittoria è nostra]

GÖREVLERİ HEDEFLERE DÖNÜŞTÜRMEK

Eğer ilk etapta amaçları belirlemek sizin için zorsa sorunla mücadeleye sondan da başlayabilirsiniz. Yaptıklarınıza bakın ve bunlardan hangilerinin sizin özel ve mesleki hayatınızda istediğiniz hedeflere ulaşmanızda yardımcı olabileceğini belirleyin.

Öncelikle işte zamanınızı alan görev ve sorumluluklarınızın bir listesini yapın. Bunlar içinde, şirket bütçesini hazırlamak ya da gelen telefonlara bakmak gibi işlerinizi yazabilirsiniz. Bunlar içerisinde asli görevlerinize en çok hizmet eden unsurları belirleyin. Eğer işyerinizdeki görev ve sorumluluklarınızın çerçevesi belli değilse, şimdi patronlarınız ya da üstleriniz ile konuşup bunları netleştirmenin zamanıdır.

Bundan sonra, işinizin asli hedeflerini netleştirip, bunları gerçekleştirmek için yapacaklarınızı bir liste haline getirebilirsiniz. Örneğin;
*İş kaynaklarının etkili bir şekilde organize edilmesi:

• Finans ayarlanması
• Personel istihdamı
• Ekipman alımı
• Görev dağılımı
• Yeni iş prosedürlerinin tanıtımı
• Vb.

*İşin gelecekteki gelişmesini planlamak:

• Sektörde yaşanan gelişmeleri düzenli olarak tutmak.
• Değişen müşteri istek ve eğilimlerini ortaya çıkarmak.
• Etkinliği arttırıp zaman israfını azaltmanın yollarını araştırmak.
• Eldeki mallara yeni müşteriler ve pazarlar bulmak.
• Vb.

Son olarak hedefinize ulaşmak için yapmanız gereken işlerden sizi alıkoyan faktörler olup olmadığını ve bunları en aza indirmenin yolları konusunda fikir jimnastiği yapabilir ve vaktinizin çoğunu direkt hedeflerinize yönelik olarak harcayıp harcamadığınızı düşünebilirsiniz.

Aynı metodu, iş dışı aktivitelerinize uygularsanız, oldukça rahatlatıcı sonuçlar almanız kaçınılmazdır.

 

[vittoria è nostra]

KENDİNİZE ZAMAN AYIRMAK

Eğlence dinlenme vaktinden kısıtlama yaparak zaman kazanmak, kendini yorgun hissedene kadar mola vermemek yanlış bir politikadır. Değişik işler yaparak ya da eğlenerek insanın kendine zaman ayırması, hedefinize giden yolu kısaltacak ve veriminizi arttıracaktır.

Bazı zamanlarda işin iyi bir şekilde gitmesi, ondan zevk almanız, biraz daha çalışmanız için zorlayabilir ama bu tür durumlarda bile ara verip dinlenmek, uzun zamanda sizin için daha faydalı olacaktır. Eğer belirli zaman dilimlerinde mola vermeyi ve dinlenmeyi kendinize prensip olarak edinirseniz, beden kendini toplar, zihin keskinleşir ve monotonluktan kurtulmuş olursunuz.

“Vakit bulursam tatil yapacağım” gibi saplantılarınız olmasın. Tatil ve dinlenme aktivitelerini de en az işiniz kadar ciddiye alın ve yaptığınız programlar da onlara düzenli olarak yer ayırın.

Sadece uzun dönemli tatilleri değil, günlük stresinizi azaltan ve gücünüzü toplamanıza imkan veren kısa süreli molaları da günlük/haftalık programınıza dahil edin. Bu arada dinlenme için ayrılan zamanın uzunluğu değil, kalitesi ön planda olmalıdır. Birkaç saatlik ara vermek gerekmez, kısa aralıklarla biraz kafa dinlemeniz yeterli olabilir.

Zamanınızı kullanma biçiminiz, ona ne kadar değer verdiğinizin göstergesidir. Burada önemli olan, dinlenme vaktinde, günün diğer kısmından farklı şeyler yapmaktır. Eğer bütün gün ayakta ve insanlarla konuşarak çalışıyorsanız, molada bir yere uzanıp sakince dinlenmek faydalıdır. Eğer bütün gün ofiste oturarak çalışıyorsanız, açık havada yürüyüş yapmak daha iyidir.

 

[vittoria è nostra]

ACİLİYET DÜŞMANINI MAĞLUP ETMEK

Daha az önemli ama aciliyet gerektiren işleri yapmaktan asıl önemli olan işi yapmaya fırsat bulamamış ve önemli olanı yarına bırakmak zorunda kalmış olabilirsiniz.

Bu bölümde görecekleriniz, asıl önemli işlerinizi tanımanıza ve onlara daha fazla vakit ayırmanıza yardımcı olacaktır.

Acil mi yoksa önemli mi?

Ama ne yazık ki, önceliklerinizi belirlerken “acil” ile “önemli” olanları karıştırmak çok kolaydır. Mesela, bu öğleden sonra istenen bir rapor, önümüzdeki 5 yıla yönelik olan ve ay sonu hazır olması gereken bir tahmin bilançosundan daha önemli görünebilir. Ama bu rapor eğer sizin asli hedeflerinize hitap etmiyorsa, geleceğe yönelik bilançodan daha az bir öneme sahip olmalıdır. Bundan dolayı bir başkasından bu raporu yazmasını isteyebilir ya da onu hazırlamak için çok az bir zaman ayırabilirsiniz.

Görevleri şekilde görünen bir hat üzerinde tasnif ederseniz, “acil” ve “önemli” arasındaki farkı daha iyi ayırabilirsiniz.

Bir işi önemli yapan nedir?

Bir işi, çizelgenin sağına doğru kaydıracak, yani daha önemli hale getiren bir çok faktör gelişebilir. Bunları bilmemiz gerekir. Dışarıda ve sektörde yaşanan gelişmelerin, işiniz açısından önemli olan faktörlere etkisini yakından takip etmeniz gerekir.

Her ne kadar zamanınızı ayıracağınız öncelikleri belirlemek sizi ilgilendiren bir iş olsa da, alacağınız kararların diğer insanları da etkileyebileceğini unutmayın. İşyerinizde, önceliklerinizde yapmak istediğiniz değişiklikleri tabi ki patronunuzla konuşmanız gerekir. Bununla birlikte özel yaşantınızda alacağınız kararların, etrafınızdaki insanlara olan etkisini de düşünmeniz gerekir.

Bir işi acil yapan nedir?

Farzedin ki, masanızın üzerinde bir haftadır bekleyen bir iş var. Bu elinize ilk geçtiğinde “bu şimdilik o kadar önemli değil, biraz bekleyebilir.” diye düşündüğünüz ve diğer önemli işlerinize yöneldiniz. Günler geçtikçe aciliyeti arttı ve yumurta kapıya dayandı. Şimdi bu işin hemen yemekten önce bitirilmesi gerekiyor; bundan dolayı o, şimdi “acil bir öncelik” konumunda. Her ne kadar işin “önem” derecesinde bir artma olmadıysa da, aradan geçen zaman, işi “daha acil” hale getirdi. Ama o kadar. Yoksa “daha önemli” değil.

 

[vittoria è nostra]

Kareleri Kullanma

Gördüğünüz gibi zaman yönetimi çizelgesi dört kareden oluşmaktadır.

• Üst sol kare: bu kısım görece daha az önemli ama acil yapılması gereken işleri gösterir. Bu işler, kişiyi sıkıştırdığı için çabuk bitirilmesi gerektiği yönünde bir eğilim vardır ama asıl sorun onlar üzerinde çok vakit harcanmasıdır. İdeal olarak, bu alandaki işlerle mümkün olduğu kadar çabuk ilgilenmektir.
• Alt sol kare: Ne önemli ne de acil işleri ihtiva eder. Buradaki tehlike, bu işlerin kolay olmasından ya da uğraşmaktan zevk aldığınız için, onlar için çok vakit harcamanızdır. Çözüm, bu işler biraz aciliyet kazanana kadar, daha önemli işlerle ilgilenmenizdir. Bu kısma mümkün olduğu kadar az zaman ayırmalısınız.
• Üst sağ kare: Hem önemli hem de acil işleri ihtiva eder. Buradaki tehlike, bu tür işlere gerektiği dikkat ve önem verilmediği için son dakikaya bırakılmalarıdır. Eğer bu gruptaki işlere daha fazla vakit ayırmak istiyorsanız, sıradan işleri başkalarına tevdi edin.
• Alt sağ kare: Önemli ama acil olmayan işleri ihtiva eder. Genellikle ilerdeki bir tarihe kadar bitirilmeleri gerekir. Buradaki tehlike, acil olmadıkları için sık sık ertelenmeleri ya da hiç yapılmamalarıdır. Eğer bu tür işlerin bir son mühleti varsa, sağ üst kareye girene kadar, daha acil bir vaziyet alacaklardır. Bu tür durumlarda, söz konusu işlerin yapılması için kriz yönetimini uygulamanız gerekecektir.
  

Önümüzdeki günlerde yapmanız gerekenleri, ayrı bir kâğıda yazarak, şekildeki tabloda görüldüğü gibi bir zaman çizelgesi hazırlayın. Bu işlerin önem ve aciliyet değerlendirmesini yapar yapmaz, söz konusu kareler içindeki tuzaklara düşmemek için planlar yapabilirsiniz.

İyi zaman yöneticileri, işyeri için daha önemli olan işleri iyi belirleyerek, daha önemsiz ve aciliyet taşımayan işlere daha az vakit ayıranlardır.

 

[vittoria è nostra]

İKİNCİ BÖLÜM ÖZETİ

Bu bölümde, eylemlerimizin hangilerinin, sizi amacınıza ulaştırıp ulaştırmayacağını tartıştık.

• Hayatımızdaki inişleri-çıkışları yansıtan bir hayat çizelgesi hazırlamak faydalıdır. Böylelikle hangi başarılarınızın/başarısızlıklarınızın, planlı faaliyetler mi yoksa tesadüfler sonucu mu ortaya çıkıp çıkmadığını anlayabilirsiniz.
• Şimdiden geleceğe yönelik bir tahmin çizelgesi hazırlayabilirsiniz. Böylelikle zaman içerisinde sizin hesaba almadığınız ne tür gelişmeler yaşandığını görmeniz mümkün olur.
• Geçmişi dikkatle analiz ettiyseniz, geleceğe yönelik gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler belirleyebilirsiniz. Ulaşılmaz hedefler belirlemek ya da hedefleriniz için başkalarına güvenmek, başarısızlığınızın reçetesi olacaktır.
• Hedeflerinizi netleştirdikçe, zamanınızın, dolayısı ile hayatınızın kontrolünü elinize alacaksınız.
• Eğer hedef belirlemekte zorluk çekiyorsanız, halen yapmakta olduklarınızı göz önüne alarak, bunlardan hangilerinin, sizi mesleki ve özel hayatınızda istediğiniz yere götüreceğini belirleyerek işe başlayabilirsiniz.
• Dinlenmek için ayıracağınız vakitleri de, işinizi yapmaya yönelik planlar kadar ciddiye almalısınız. Bütün vaktinizi çalışarak geçirirseniz, etkili bir yönetici olamazsınız.
• Hazırlayacağınız zaman yönetimi çizelgesi, acil işlerle önemli işler arasındaki farkı görmenize yardımcı olacaktır.
• İyi zaman yöneticileri, firmaları ve kendileri için uzun vadede daha çok fayda getirecek işlere daha çok vakit ayırırlar.

Bir sonraki bölümde, şu ana kadar öğrendiklerimizi, etkili bir zaman yönetim planı hazırlamaya yönelik olarak nasıl kullanabileceğimizi göreceğiz.

 

[vittoria è nostra]

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM:

ZAMAN KULLANIMINI PLANLAMA


EKİPMAN VE TEKNİKLERİN PLANLANMASI

Ajanda, cep bilgisayar ya da günlük tutmayan yöneticiler genellikle işlerinin içinde kaybolup giderler. Bu tür araçların amacı, planlamayı etkin hale getirmektir.


Eğer çok uzun vadeli planlarınız ve yapmanız gereken işleriniz de varsa, takvim, ajanda gibi ekstra hatırlatıcılar da kullanabilirsiniz.


Bununla beraber, doğum günleri, tebrikler vb. özel günlerde yapmanız gerekenleri unutuyorsanız, alarmlı hatırlatma sistemine sahip databank’lar da kullanabilirsiniz. Bu tür yardımcı öğeler kullanmak iyidir ama tüm planlama işlerini bu araçların insiyatifine bırakmamak gerekir.


En nihayetinde bunlar sizin ortağınız değil, yardımcınızdırlar. Bu tür ekipmanlara şunları örnek gösterebiliriz.

• Günlükler, planlayıcılar
• Duvar tabloları
• Listeler
• Programlar ve databank’lar

Bunlarla birlikte, daha geniş çaplı bilgisayar sistemlerini de planlama için kullanabilirsiniz, ama bunları taşımak bazı durumlarda kolay değildir.

 

[vittoria è nostra]

GÜNLÜKLER VE PLANLAYICILAR

Günlükler öncelikli planlama araçlarıdır. Şu amaçlar için kullanılabilir;

• Şahsi işleriniz ve randevularınız
• Meslektaşlarınızın randevuları ve işleri. Bunları kendilerinizinki ile karıştırmamak için farklı bir renk kullanarak yazabilirsiniz.
• Rutin ve periyodik işler, kutlamalar.
• Ertelenen işler için. Böylelikle onları unutmazsınız.

Elektronik sistemler

Elektronik günlük, dekstop bilgisayarlar için tasarlanmış cihazlardır, bunları kullanarak istediğiniz planlama detayları yaratabilirsiniz. Bununla birlikte değişik bilgiler kaydetmek, hatırlatma mesajları kaydetmek gibi değişik fonksiyonlarından da yararlanmanız mümkün. Elektronik günlüklerin avantajlarını şöyle gösterebiliriz.

• İstenilen günlerde randevu-toplantı kabul etmek için programlanabilir.
• Önemli işleri ve toplantıları sesli olarak hatırlatabilir.
• Geniş çaplı metinleri depolayabilir.

Görsel planlayıcılar

Üzerlerine önemli işler, toplantılar vb. yazılmış ve ofisin görünen bir yerine adılmış büyük bir karton gibi malzemeler görsel planlayıcı olarak kullanılabilir. Her ne kadar bilgisayarlar ya da elektronik ajandalar, görsel planlayıcıların yaptığı işlevi görse de, kullanımları, görsel malzemelere nazaran biraz daha detaylıdır.


Bununla birlikte, elektronik ajandalar kapasite ve imkânları ile görsel planlayıcılardan daha çok iş yapabilir. Birçok planlama ekipmanı alabilir, almadan önce ihtiyaçlarınızı iyi belirleyin.

Hatırlatma sistemleri

Bazı durumlarda yapmanız gereken işlerinizin ertelenmesi gerekebilir. Bu tür durumlarda, bunları unutmamanız için size hatırlatmada yardım edecek gereçler gerekebilir.

En iyi hatırlatma ekipmanı olarak şunları gösterebiliriz:

• Günlük: İşinizi ertelediğiniz günü ya da saati, elektronik günlüğünüze ya da kâğıt günlüğünüze kaydedebilirsiniz. Eğer günlüğünüz defter biçiminde ise, ilgili tarihi gösteren sayfalara söz konusu işe referansta bulunan işaretler, notlar koyabilirsiniz.
• Hatırlatma dosyaları: Büyük boyutlu 31 tane dosyanın her birini ayın bir günü için tahsis edebilirsiniz. Ertelediğiniz işi, ertelediğiniz güne ait dosyaya işleyebilir ve bu dosyaları hep el altında tutarak istediğiniz, ya da günü geldiği zaman kontrol edebilirsiniz.

 

[vittoria è nostra]

LİSTE SİSTEMİ

Planlama sistemleri arasında en yaygın ve kullanışlı olanı şüphesiz ki, “yapılacaklar” listesidir. Bu sistem günlük ve haftalık planlar yapabilmenize imkan tanır. Bu planlar genellikler sabah işe gitmeden ve akşam eve dönmeden önce yapılmalıdır. Listenizi yapar yapmaz şu konularda karar vermeniz gerekir:

• Listenizdeki işleri hangi sıraya göre ele alacaksınız?
• Her bir işe ne kadar zaman ayıracaksınız?

Düzen planlaması

Listedeki unsurların bazıları kesin bitirme tarihine, bazıları ise geniş bitirme tarihine sahip olabilir. Mesela ekibinizden birinin bugün rutin olanlardan farklı bir iş yapmasını istiyorsanız, onunla sabah mesai başlamadan konuşmanız gerekir.

Geniş ve kesin tarihlere sahip olan işleri listenizden çıkarsanız bile geride yine bir takım işler kaldığını görürsünüz. Bu durumda hangi işi daha önce yapacağınızı belirlemek için aciliyet ve önem kriterlerine göre düşünmeniz gerekir. Eğer acil olmadığı halde önemli olan işlere vakit kalacaksa, acil olan işleri ilk planda yapmanız daha faydalıdır. Günün bir kısmını bu tür değerlendirme aktivitesine ayırmanız iyi olur. Sıralama planlaması yaparken kaçınılması gereken iki unsur vardır.

• Bazı işleri alışkanlıktan dolayı belli bir sıralamaya koymak,
• Küçük ve zevk veren işleri ilk etapta yapmak.

Daha önce de gördüğümüz gibi, bu tür durumların tehlikesi, gereksiz ya da daha az öneme ve aciliyete sahip işlere çok vakit ayırıp, asıl yapılması gerekenlere vakit bulamamak.

Zaman tahsis etme

Yukarıdaki işlerden sonra yapacağımız iş, listemizdeki işlerin her birinin ne kadar süreceğini tahmin edebilmek. Bunu yapmak zor olabilir ama gereklidir. Çünkü birçok yönetici, bu tür tahminlerde bulunmadıkları için, birbirine giren iş trafiğinden dolayı önemli toplantıları kaçırmaktadır.

Bunu engellemenin tek yolu, geçmiş deneyimlere dayanarak tahminler yapmaktır. Belki sonunda yanılabilirsiniz ama en azından bir takım verilere ulaşmış olursunuz. Yaptığınız zaman değerlendirmelerinden sonra, tekrar listenizdeki sıralamaya göz atmayı isteyebilirsiniz. Belki de günün sonlarına doğru, listenin en başına koyduğunuz işi yapmak için vakit kaldığını fark edebilirsiniz.

Planlamanızı bitirdikten sonra, 8 saatlik bir iş gününde 16 saatlik bir işiniz olduğunu fark edebilirsiniz! Durum böyle olsa bile, en azından şimdi bu kadar çok işi yeni bir düzenleme yapmadan ya da destek almadan bitiremeyeceğinizi biliyorsunuz.

Beklenmeyenlerle mücadele

Yapmak için planladıklarınızın yolunda gitmediği birçok çalışma günü vardır. Planlarınızı alt üst edecek, aksatacak birçok etken olabilir.

• Kazalar
• Bozulan ekipmanlar
• Sizden ekstra bir şey yapmanızı isteyen birisi

Kazalarla mücadele

Eğer ekibinizden biri kaza geçirdiyse, o günkü planlarınızın hepsini ertelemek zorunda kalabilirsiniz. Kazalar maddi ve manevi kayıplara yol açacağı, firma ve çalışanların birtakım zorluklarla karşı karşıya bırakacağı için yakın ilgi gerektirirler. Bundan dolayı şu durumlar göz önüne alınmalıdır:

• İlk etapta kaza riskini azaltmak için yapılacak çalışmalar
• Bir kaza durumunda yapılması gerekenleri planlamak
  

İşyerinde kaza meydana gelmesine sebep olan belli başlı iki etmen vardır:

• İşyerinin ve çevrenin güvenliksiz oluşu
• Kişilerin güvenlik kurallarına uymadan hareket etmesi

Bunlar genellikle ilk elden kazalara sebep olduğu için “öncelikli” etkenler olarak adlandırılır. Burada önemli olan, bu tür faktörlerin farkında olmamız durumunda, önceden birtakım önlemler alabilme imkanınızdır. Çalışma mekanındaki güvenlik koşullarının yeterliliğini sık sık kontrol eder ve çalışanların ihtiyaç duydukları ekipman ve bilgiye sahip olup olmadıklarını gözden geçirirseniz, kaza risklerini çoğunlukla ortadan kaldırabilirisiniz.

Tüm bunlara karşın yine de kazalar olabilir. Bu durumda hemen daha önceden hazırladığınız eylem planınızı devreye sokmalısınız. Mesela:

• Bölümünüzde ilkyardım konusunda eğitim alanlar kim?
• Firmanız hangi doktor ile çalışıyor?
• En yakın ilkyardım ünitesi nerede?
• Bir kaza durumunda hangi prosedürleri takip etmeniz gerekiyor?
• Kazadan kimin haberdar edilmesi gerekir?
• Kazanın sebeplerini nasıl araştıracaksınız?

Sonuç olarak çalışanların işini kesintiye uğratacak ve verimi azaltacak kaza risklerini azaltmak önemlidir. Sizin nasıl hissettiğiniz önemli değildir. Kaza durumunda yapılması gerekenleri soğukkanlılıkla takip ederek diğer çalışanlar üzerinde güven tesis etmelisiniz. Kaza sırasında yapmanız gereken ani personel ve görev dağılımı değişikliklerine de hazırlıklı olmalısınız.

Makine/ekipman arızaları

Eğer sık sık ekipmanlarınız bozuluyorsa ve vakit kaybediyorsanız, uzun vadede bunun önüne geçmek için çareler bulmalısınız. Burada da yapmanız gerekenler, kaza durumunda yapılacaklardan farklı değildir. İlk etapta arızaları önlemeye çalışmak, olduğu takdirde hemen karşı eyleme geçmek.

• Daha düzenli ve güvenli ekipman ve teknik servisler için bastırabiliyor musunuz?
• Yenilerini almak için harekete geçebiliyor musunuz?
• Teknik ekibin hemen gelmesini temin edebiliyor musunuz?
• Bir arıza olduğunda herkes görevlerini biliyor mu?

Her 500 şirketten birinin her yıl ciddi derecede bilgisayar arızalarına maruz kaldığı biliniyor. Bu durumda yedekli olarak çalışmayan şirketler için bu tür arızaların ölümcül zararlar meydana getireceği açıktır.

Birisi sizden ekstra bir iş isterse

Eğer bu tür durumlarla sık sık karşılaşıyorsanız, yapmanız gereken bu durumların sayısını ve bu tür işlere ayırdığınız zamanı azaltmak. Daha önceden günlük/haftalık çalışma programı hazırlarsanız, muhtemel ne kadar boş vaktiniz olduğunu önceden tahmin edebilir ve programınızın herhangi bir yerinde ortaya çıkacak ekstra bir işin sizi nasıl etkileyebileceğini hesaplayabilirsiniz.

Eğer bu tür programlar elinizin altında olursa, size ekstra iş yükleyen kişi ile ortaya çıkabilecek olumsuzlukları konuşmanızda size faydası olacaktır. Eğer ekstra işi yapmaktan kaçınamıyorsanız, bu işi bittikten sonra tekrar kendi planınıza dönebilir ve kalan zamana göre, vakit kaybetmeksizin yeni ayarlamalar yapabilirsiniz. Bu sizi tüm hedeflerinize ulaştırmayabilir ama en azından zamanınızı kontrol ettiğiniz hissini size verecektir.

Unutmayın ki yaptığınız işlere sınır koymak ve mantıksız istekleri geri çevirmek en doğal hakkınızdır.