Güncel olmayan bir tarayıcı kullanıyorsunuz. Bu web sitesini veya diğer web sitelerini doğru şekilde göstermeyebilir. Yükseltmeli veya bir alternatif tarayıcı kullanmalısınız..
Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar
Program, uzun ve kısa vadede yapmayı düşündüğünüz işlerin ayrıntılı olarak yer aldığı ve diğer insanları da ilgilendiren bir tür eylem planıdır. Program sayesinde, bir işin nasıl, ne zaman ve kimler tarafından yapılacağını önceden bilebilirsiniz.
Unutmayın ki, bu plan dâhilinde bir personelin hastalanması gibi bir takım beklenmeyen olayların yol açabileceği zaman kaymaları her zaman olabilir. Bunlara hazırlıklı olun ve alternatif eylem planı hazırlayın.
Kritik tablolar
Bu tablo, işlerin bitiş-başlangıç zamanlarını göstermenin yanı sıra, iş sürecindeki kritik dönemeçleri de gösterir ve hani iş başlamadan hangisi bitirilmelidir sorusunun da cevabını verir. Bu kritik dönemlerdeki gecikme bütün projede aksamaya yol açacaktır.
Bir iş başlamadan önce sadece plan yapmak yeterli değildir. Planı gözden geçirmek için de zaman ayırmalısınız ki, her şeyin istendiği şekilde gidip gitmediğini anlayabilesiniz. Plan yaptığınız esnada, olan biteni kontrol etmek için kullanabileceğiniz küçük zaman dilimleri de ayırmanız gerekir. Bu kontrollerle sizin öngördüğünüz “iş bitme zamanı” ile gerçek zamanı kıyaslama imkanını da bulursunuz.
Eğer planlanan zamanın üzerine çıktıysanız, planınızı şu şekilde yeniden elden geçirebilirsiniz:
Kalan zamana göre, işleri daha çabuk yapmaya gayret ederek,
Az önem taşıyan işleri plandan çıkararak,
Birtakım kişilerden bazı işleri yapmasını, ya da onların yardımını talep ederek,
Planının tamamlanması için belirtilen son bitiş tarihlerini yeniden gözden geçirerek.
Planı uygulama esnasında karşınıza çıkan sorunları bir kenara not ederseniz, bir sonraki, seferde, eski tecrübelerinize dayanarak işleri daha da kolaylaştırabilirsiniz. Tecrübe ile zaman tahminleri ve çalışanların kapasitelerine dönük değerlendirmelerinizle gelişme gösterebilirsiniz.
Bu bölümde zamanınızı daha iyi kullanmaya yönelik planlama teknikleri üzerinde durduk.
Zaman zaman, planlama yapmak için kullandığınız yardımcı elemanları gözden geçirin ve halem ihtiyaçlarınıza cevap verip vermediğini kontrol edin.
Elektronik ajandalar ile birçok şey yapabilirsiniz ama bunlar kâğıt planlayıcılar kadar esnek ve kolay değildir.
Duvar tabloları ve görsel yardımcı malzemeler, planladığınız unsurlar arasındaki ilişkiyi en kısa zamanda görmek için çok idealdir. Uzun bir zaman dilimine yayılmış faaliyetleri en net şekilde görebilirsiniz.
“yapılacaklar” başlığı taşıyan listelerle, günlük ve haftalık planlar yapabilirsiniz. Bunları yapar yapmak işlerin hangi sıraya göre, ne zaman ve ne kadar bir sürede yapılacağını belirlemelisiniz.
Zamanın kontrolünü elinizde tutmak için, olması muhtemel aksaklıklara karşı hazır olmalı, mümkünse bunları önceden çalışmalı, yine de meydana gelirlerse, önceden hazırladığınız acil müdahale planını devreye sokmalısınız.
Programlar ve kritik tabloları, size hangi aşamada ne kadar zaman harcamanız gerektiği konusunda yardımcı olur. Böylelikle iş akışı planını uygun bir şekilde hazırlayabilirsiniz.
Bir sonraki bölümün konusu, aşırı çalışma olacaktır. Fazla işiniz olup olmadığını ve bununla baş etmenin yollarını göreceğiz.
Eğer yukarıdakilerin çoğuna evet dediyseniz ve buna rağmen halen yapacak çok işiniz varsa, gerçekten aşırı çalışma sorunu ile karşı karşıyasınız demektir.
Eğer bunlardan üçte birine evet dediyseniz, zaman kullanımı konusundaki teknikleri uygulamanız gerekecektir. Bu teknikler, gerçekten çok çalışıp çalışmadığınızı anlamanıza imkan verecektir.
Bazı durumlarda bizlere ekstra sorumluluk ya da heyecan verici bir iş yapma imkanı verildiğinde, gururumuz okşanır ama iş trafiğimiz yoğunlaştığı zaman, yetersiz olduğumuzu düşünerek kendimizi suçlarız. Hâlbuki olay basittir, kapasitemiz üstünde işin altında girmişsinizdir.
Bu tür durumlarda, kendimizi kapana sokacak istek ya da görevlerden kaçınmalı ve asıl işimizin kontrolünü elimizde tutmaya devam etmeliyiz. Bu tür durumlarda ne tür işin altına gireceğinizi ve nasıl bir tehlike ile karşı karşıya kalabileceğinizi iyi düşünün!
Hislerinizi anlayabilmek, eylem planı hazırlamanıza imkan verir. Hislerinizi belirleyince yapabileceklerinizden bazıları şunlardır:
Aşırı iş durumunu patronunuzla konuşun
Ekstra işe hayır deyin
Hiçbir şey yapmayın ama aşırı iş konusundaki düşüncelerinizi değiştirin.
Haklarınız
Bu seçeneklerden birini uygulamaya koymak için öncelikle temel insan haklarına sahip olduğunuza inanmalısınız. Bu haklar yeni bulunan şeyler değildir; hatta ilk bakışta biraz sıradan ve demode bile görünebilir. Ama çoğunuz işe kendimizi o kadar çok kaptırırız ki, sorumluluklarımız kadar haklarımız da olduğunu unuturuz. Yapmaya hazırlandığınız iş üzerine birtakım sınırlamalar koyma aşamasındaysanız, bu temel insan haklarından bazılarını hatırlamanızda fayda var.
İşiniz hakkındaki duygu ve düşüncelerinizi açıklama hakkına sahipsiniz.
İşinizi yapmak için ihtiyaç duyduklarınızı açıklama hakkına sahipsiniz.
Yapmak üzere olduğunuz işin miktarı üzerine bir takım sınırlamalar koymak hakkına sahipsiniz.
Zamanınızı alabilecek mantıksız isteklerde bulunan kişileri reddetme hakkına sahipsiniz.
Yapacağınız işin doğasının belirlenmesi sürecine katılma hakkına sahipsiniz.
Zeki ve eşit bir insan gibi muamele görme hakkına sahipsiniz.
Bununla birlikte, patronunuzun da sizin için güvenli bir çalışma ortamı tesis etmek bakımından ahlaki ve kanuni sorumluluğu vardır. İş sağlığı ve güvenliği il ilgili kanunlar, aşağıdaki örnek durumunda görüldüğü üzere, fiziksel ve zihinsel sağlık arasında bir fark gözetmez.
Eğer düşüncelerinizi netleştirip, gerçekten çok işiniz olduğuna kanaat getirseydiniz, şimdi işinizin yoğunluğunu azaltmak için harekete geçebilirsiniz. Eğer patronunuzun ya da firmanızın taleplerini daha önceden sorgulamadıysanız. Bunu yapmanız oldukça zor olacaktır. Eğer müzmin bir şekilde aşırı işle boğuşuyorsanız, bu sizde yorgunluk, stres ve verim düşüklüğüne yol açar ve durumu düzeltmek için sizden daha çok çalışmanız istenebilir.
Aşırı çalışma durumunuzu müzakere etmek isteyebileceğiniz iki ana durum vardır:
Bir işin/projenin belli bir kısmı üzerinde
Bütün işleriniz üzerinde
Eğer müzakere konusunda acemi iseniz, müzakere etmeye, işinizin bir kısmı üzerinden başlayıp, uzun vadede müzakere alanınızı genişletmeyi deneyebilirsiniz.
Aşağıdaki maddeler iyi bir müzakere yapmanız için faydalı olabilir.
Müzakereden ne amaçladığınızı iyi bir şekilde belirleyin.”Rutinlerden bir kısmını diğerlerine devretmek”, “part time çalışan bir yardımcı almak” ya da “iş yükünü azaltmak” gibi hedefleriniz olabilir.
Kanıtlarınızı hazırlayın. Acı gerçekler, genellikle duygu ve düşüncelerden daha etkilidir. Eğer bir haftalık çalışma programınız elinizin altında hazır bulunursa faydası olur. Bu tür belgelerle, ne kadar çok çalıştığınızı gösterebilir ve işinizin azaltılması gerektiği fikrini perçinleyebilirsiniz.
Uzlaşmak için hazırlıklı olun. Zira müzakereler sonucu bir anlaşmaya varıldığında tarafların ikisi de bir takım tavizler verir. Siz böylesi bir duruma hazır mısınız?
Patronunuzun hedeflerinin ne olacağı konusunda düşünün. Onun açısından da hadiseleri görmeye çalışırsanız, müzakere daha verimli olabilir. Bu aynı zamanda kendi argümanlarınızı daha iyi savunmanıza yardımcı olabilir.
Son olarak da müzakere için doğru zaman ve yer seçmeniz gerekir. Eğer rahatlatıcı bir ortam ve patronunuza uygun bir zaman dilimi seçerseniz, rahatsız edilmeden konuşabilirsiniz. Eğer müzakere konusunda kendinize güvenmiyorsanız, başlangıçta bir arkadaşınızdan bunu yapmasını isteyebilirsiniz. Birçok şey gibi iyi bir müzakereci olmak, çok pratik yapmaya bağlıdır.
İkinci bir seçeneğiniz de elinizdeki işle meşgul olmak ve ekstra işlere hayır diyebilmektir. Ama çoğumuz, “hayır” derken kendimizi suçlu hisseder, yanlış bir iş yapıyor hissine kapılırız. Hayır derken karşımızdaki insanı kıracak ya da kızdıracak bir tutum takınmanın lüzumu yoktur. Bu işi yaparken bile kibar olmalı, yumuşak bir ses tonu ile karşımızdaki insanın ihtiyaçlarını anladığımızı gösterebilecek jest ve mimikler kullanmalıyız.
Çoğu insan bir takım düşüncelerden dolayı bu tür istekleri geri çevirmez, “hayır” demekten kaçınır. Siz, eğer varsa, aşağıdaki düşüncelerden hangisine katılıyorsunuz?
Eğer isteklerini reddedersem, kırılır ya da kızarlar.
Hayır dersem beni artık sevmezler.
Hayır demek kaba ve bencilce bir tutumdur.
Eğer onları reddedersem onlar da benim isteklerimi geri çevirebilir.
Diğerlerinin ihtiyaçları benimkilerden daha önemlidir.
Küçük şeyleri geri çevirmek, dar kafalı insanlara yakışır.
Eğer bu düşüncelerden herhangi birine sahipseniz, muhtemelen hayır derken kullanacağınız ifadeleri netleştiremeyeceksiniz ve;
Hayır demek isterken evet diyeceksiniz
Evet deyip sonra kızacak ve kendinizi suçlu hissedeceksiniz
Hayır diyeceksiniz ve bunu gereksiz bir takım mazeretlerle desteklemeye çalışacaksınız.
Diğerlerinin doğrudan hayır dediğini anlaması için bazı yeni alışkanlıklar edinmeniz gerekir. Bunun için şu taktikleri kullanabilirsiniz:
Eğer doğrudan hayır demeyi zor buluyorsanız, düşünmek için biraz zaman isteyin. Eğer düşünmeden birtakım angajmanlara girerseniz, sonradan kendinize kızabilirsiniz.
Aşırı kibarlık yapmaksızın ve bahaneler üretmeksizin, hayır deme provaları yapın. Kendinizi suçlu hissetmeden niçin hayır dediğinizi açıklayabilirsiniz.
Bir kez hayır dedikten sonra konuşmayı daha fazla uzatmayın, aksi takdirde bir dizi özür dileme girişimlerine başlayabilir ve hatta kararınızdan vazgeçebilirsiniz.
Karşınızdaki kişiye kararınız hakkındaki duygularınızı açıklayın. “Üzgünüm ama… Bunu söylemek acı ama…” gibi başlangıç cümleleri ile düşman gibi görünmenizi engelleyebilirsiniz.
Kararınıza sahip çıkmak
Birçok diğer yetenek gibi “hayır” diyebilmek de, zaman ve pratik gerektirir. Ama bu şekilde elde edebileceğiniz avantajların farkına ne kadar çok varırsanız, o kadar çabuk bu yeteneği edinirsiniz. İnsanlar, sizin sadece boş zamanlarınızda ekstra iş yaptığınız bilincine varırsa, sizden yararlanmayı kesecektir.
Önemli olan başka bir konu ise, ilk “hayır” cevabından sonra kararınızı değiştirmek için sergilenecek yeni girişimler konusunda yumuşamamak ve kararlılığınızı devam ettirebilmektir. Bunun için, karşı tarafça net biçimde anlaşılana kadar sebeplerinizi yumuşak ve keskin bir dille tekrar edebilirsiniz, kendinizi daha iyi ifade edebilmek açısından faydalıdır.
Karşı tarafın isteğini de kendi argümanınız içinde kullanmanız, size sakin, kararlı ve anlayışlı görünmenize imkan veren bir pozisyon sağlayacaktır. Bu arada karşı tarafın argümanlarını kullanırken yeni tartışmalar açmaktan kaçının.
Beden dili
Şu ana kadar ekstradan bir işi yapmayı reddetmek için kullanmanız gereken sözcükler üzerinde durduk. Ama doğru sözcükler üzerinde durduk. Aynı zamanda sesinizin tonuna ve beden dilinize de dikkat etmelisiniz. Eğer utangaç bir tavırla ya da gülerek “hayır” derseniz, karşınızdaki kişi tam tersi mesaj alır.
Aslında hepimiz, her gün kullandığımız için beden dili konusunda uzmanızdır. Burada önemli olan, beden dilini kendi isteklerimiz doğrultusunda bilinçli olarak kullanabilmektir.
Mesajınızı doğru bir şekilde vermek için şu konulara dikkat etmeniz gerekir:
Konuşurken cümlenin sonunda sesinizi titretmeyin.
Konuşurken elinizi ağzınıza koymayın.
Biri ile konuşurken yere ya da başka bir yere bakmayın, göz temasını kaybetmeyin.
Sinirlilik ya da saldırganlık ifade eden şu tür davranışlardan da sakınmanız gerekir:
Parmağınızı sallamak ya da karşınızdakine doğru işaret etmek.
Elinizi kalçanıza koyup, biraz öne doğru eğilmek.
Saldırgan bir ses tonu kullanmak.
Eğer beden dilini doğru bir şekilde kullanırsanız, karşınızdaki kişiyi, hayır deme konusunda kararlı olduğunuz ama yine de onu dinlemeye hazır olduğunuz konusunda ikna edebilirsiniz. Beden dilini kullanmak için şunlara da dikkat edin:
Aşırı çalışmaya karşı yapılabileceklerden birisi de, hiçbir eyleme girişmeden sadece konu hakkındaki hislerinizi değiştirmek olabilir. Böyle bir yaklaşım tarzını patronunuzu etkilemek için seçmiş olabilirsiniz. Şöyle ki:
Baskı altında da çalışabileceğinizi ispatlamak ve üstlerinizi etkilemek için.
Sözleşmeli olarak çalıştığınızdan, bu işin getireceği tecrübeye ve gelire ihtiyaç duyduğunuz için,
Ya da diğer çalışanların da çok işi olduğu onlara iş devretmeniz mümkün olmayabilir.
Ama unutmayın ki çok iş olmasının sebebi siz değil, bizzat etkili olamayan diğer çalışma arkadaşlarınız ya da bu duruma bir çözüm getirmeyen işyerinizdir. Eğer birtakım şeyler yapılmıyorsa bu sizin yetersiz olduğunuzu değil, yapılacak daha önemli işleriniz olduğunu gösterir. Eğer işlerinizin önem sırasını belirleyebiliyor ve bunlarla gerektiği şekilde başa çıkabiliyorsanız, zor durumları başarı ile idare etmekten dolayı gururlanabilirsiniz.
Bu bölümde size yoğun iş trafiği ile başa çıkabilmenin yollarını göstermeye çalıştık.
Eğer uzun saatler boyu çalışmak zorunda kalıyorsanız, bu sizin yetersiz olduğunuzu değil, sadece çalışma saatlerinize kıyasla yapılacak çok iş olduğunu gösterir.
Bir takım zaman yönetim tekniklerini kullanmanıza rağmen, halen çok çalışmak zorunda kalıyorsanız, gerçekten yapacak çok işiniz var demektir.
Aşırı çalışmaya karşı önlem almadan önce, bu konudaki fikirlerinizi netleştirmeniz gerekir. İş yoğunluğunu azalmak mı istiyorsunuz yoksa kariyerinin uğruna aşırı çalışmaya katlanacak mısınız?
Eğer müzakere ederek iş trafiğinizi azaltmak istiyorsanız, argümanlarınızı iyi hazırlayın ve mümkün olduğu kadar çok iddianızı destekleyici malzeme ayarlayın.
Aşırı işe diğer bir önlem, hayır diyebilmektir. Bunu yaparken saldırgan ya da kışkırtıcı olmanıza gerek yok. Karşınızdaki insanın kalbini kırmadan ve onu da anladığınızı göz önüne alarak hayır diyebilirsiniz.
Son seçenek ise aşırı çalışmayı kabul ederek, bu konudaki yaklaşımınızı değiştirmek olabilir. Şunu unutmayın ki yoğun iş trafiğinin sebebi siz değilsiniz. Bu diğer elemanların yetersizliğinden ya da işyerinizin yetersiz kaynak kullanımından kaynaklanabilir.
Bir sonraki bölümde ise, başka bir zaman yönetim tekniği olan “iş devrini” göreceğiz.
Eğer yapılacak çok iş varsa ve bunu yapmak için fazla zamanınız yoksa işlerinizden bir kısmını başkalarına devretmek mantıklı bir yoldu. Birçok yönetici bu konuda başarısızdır. Bundan dolayı rutin işlerin sıkıcı koridorlarında kaybolur ve asıl yapmaları gereken, planlama, proje üretimi, sorunları giderme gibi asli fonksiyonlarını ifa edemez.
Bu bölümde, iyi bir yöneticinin en önemli özelliklerinden biri olan iş tahsisini, yani işlerden bir kısmını diğer çalışanlara devretmeyi göreceğiz.
NİÇİN?
İşlerinizden bir kısmını diğerlerine dağıtmanın avantajlarını şu şekilde özetleyebiliriz:
İşiniz ile direkt ilgili işlere daha çok zaman ayırabileceksiniz. Zira bir yöneticinin görevleri arasında bugünü idare etmek kadar, geleceğe yönelik planlar yapmak da vardır. Bunu yapmadığınız takdirde günlük sorunlarla boğuşmaktan, ileriye yönelik atılım planlarına kafa yoramazsınız ve bu sizin yöneticilik kariyerinizi tehlikeye sokabilir.
Ekibinizdeki kişiler, onlara vereceğiniz sorumluluk ve görevlerle kendilerini geliştirebilecekleri gibi, onlara olan güvencinizden dolayı size olan saygıları da artacaktır. İş tahmini ve moral destek bulacak olan ekibinizdeki işten kaytarma teamülü de kendiliğinden azalacaktır.
Elimizdeki işleri başkasına bırakmamak için birçok mazeretler bulabiliriz. Peki, siz aşağıda çıkardığınız mazeretlerden hangisini sık sık kullanıyorsunuz?
İşlerimi devretmek için vakit bulamıyorum.
Bu işleri herkesten daha iyi yapabilirim.
Eğer bir işi sevdiysem, onu hep kendim yapmak isterim.
Eğer işlerimi sık sık devredersem, kendim iş ortamından koparım.
Bu işi kimsenin benden daha iyi yapabileceğine güvenmiyorum.
Eğer yukarıdaki mazeretlerden herhangi birini sık kullanıyorsanız, davranışlarınızda biraz değişiklik yapmanız gerekir.
Şu anki tutumunuz: İşlerimi devretmek için vakit bulamıyorum. Olması gereken tutumunuz: Bu iş için zaman ayırmalıyım. Geleceğe yönelik iyi bir yatırım olabilir.
Şu anki tutumunuz: Bu işi herkesten daha iyi yapabilirim. Olması gereken tutumunuz: Bütün işleri benim yapmam gerekmiyor. Ekinimdeki insanların gelişmesi de sorumluluklarım arasında.
Şu anki tutumunuz: Eğer bir işi sevdiysem, onu hep kendim yapmak isterim. Olması gereken tutumunuz: Eğer bu işi sevdiysem onu diğerlerine daha iyi anlatırım ve işi yapmalarını teşvik edebilirim.
Şu anki tutumunuz: Eğer işlerimi sık sık devredersem, kendim iş ortamından koparım. Olması gereken tutumunuz: Zaten şu anda önemli işlerin hepsi ile ilgilenme lüksüne sahip değilimdir.
Şu anki tutumunuz: Bu işi kimsenin benden daha iyi yapabileceğine güvenmiyorum. Olması gereken tutumunuz: Şu gerçeği kabul etmeliyim. Diğerleri işi benim kadar çok iyi yapamasa da, yine de yeteri kadar iyi yapabilirler.
Uygun görevlendirme
Uygun bir iş dağılımı gerçekleştirmek için ilk planda hangi işlerin uygun olmadığını netleştirmeniz gerekir. Açık söylemek gerekirse, her ne kadar kişiler kendilerine imkan verildiğinde zor işleri yapmak için şanslarını denese de, normal olarak onların kapasite ve becerilerini aşabilen görevler olacaktır. Önemli olan işlerin dağıtımı sonucu başarısızlık olabileceğini gözden kaçırmamanızda fayda vardır.
Öte yandan, şirkete haiz bilgileri ya da bazı gizli unsurları taşıyan işlerin devredilmemesi gereği, iş dünyasının kurallarından biridir. Diğer bir husus da size devredilen bir işi, sizin bir başkasına devretmemeniz gerçeğidir. Zira, size devreden kişi sizin yetenek ve kapasitenize güvendiği için yapmış ve iş üzerindeki kontrolünü size devretmiştir. Tabi ki eğer gerçekten devretmeniz gerekiyorsa de, işi, çok yakın tanıdığınız ve kendisinden emin olduğunuz birisine devredebilirsiniz.
Her ne kadar önemli, gizli ve karışık görevleri ayıklasanız bile, geride birkaç ihtimal daha kalabilir. Bunlar;
Rutin işler
Özel yetenek gerektirmeyen işler
Çok vakit alan işler
Belirli aralıklarla yapılması gereken işler
Önceden daha iyi planlanabilecek işler
Birisinin özellikle yapmak istediği işler
Eleman seçimi
Verilecek işin belirlenmesinden sonraki aşama, bu işi yapabilecek özelliklere sahip elemanı belirlemektir. Eğer bu özellikleri taşıyan bir eleman yoksa “birisi bu konuda eğitilebilir mi?” sorusunun cevabını aramak gerekir. Bütün bunları yaparken gerçekten işi yapabilecek özelliklere sahip elemanları de elememeye dikkat edin.
Başlangıçta işin yapılması için yanlış kişiyi seçmiş olabilirsiniz, ama o kişi, verdiğiniz işi kendi yeteneklerini geliştirmek için bir avantaja dönüştürebilirse, uzun vadede yine siz kazançlı çıkmış olursunuz.
Etkili bir görevlendirme için siz yöneticilerin dört unsuru göz önüne almasını tavsiye ediyoruz:
Seçtiğiniz kişiye ulaşmak istediğiniz hedefleri açıklayınız.
Görevi sahiplenmek konusunda onu teşvik ediniz.
İşin yapılması için ne tür bilgilerin ya da desteğin gerektiği konusunda mutabakata varın ve işin bitmesi için bir mühlet koyunuz.
İşin yapılma sürecini nasıl izleyeceğiniz ve sonuçları nasıl değerlendireceğiniz konusunda bilgi alışverişinde bulununuz.
Süreci takip etmek
Şimdi yapılan işi izlemek için kullanabileceğiniz bir takım tekniklere bakalım:
Kişileri çalışırken gözlemlemek.
Ortaya koydukları ürünleri tetkik etmek (mektuplar, raporlar ya da herhangi bir çıktı)
Nasıl yaptıklarını sormak.
Çay ya da kahve eşliğinde yapılan sohbette durumu öğrenmeye çalışmak.
İstatistikî bilgileri toplayarak analiz etmek.
Müşterilerden ya da diğer çalışanlardan bir şeyler öğrenmeye çalışmak.
Yapılan işin sonuçlarını değerlendirmek
Değerlendirme sizi, daha iyi bir yönetici yapacak ve elde ettiğiniz bilgileri gelecekteki benzer durumlar için kullanabileceksiniz. Verdiğiniz işin asıl sorumlusu halen siz olduğunuz için, istediklerinizin yerine getirilip getirilmediğini ortaya çıkarmak durumundasınız. Bu durumlar, işin doğasını da göz önüne alaraktan, şu soruların cevabını bulmanız gerekir:
Tüm amaçlara ulaşıldı mı?
İşin yapılması için ayrılan bütçe yeterli oldu mu?
Eğer bu sorulardan herhangi birine evet şeklinde cevap vermişseniz, niçin böyle bir sorun olduğunu ortaya çıkarmaya çalışın. Böylelikle hem siz hem de elemanlarınız yapılan hatalardan ders çıkarabilirsiniz.
Eğer performansta birtakım eksiklikler baş gösterdiyse, şu soruları kendinize sormanın sırasıdır:
İş aslında uygun olarak mı yapıldı yoksa beklenmeyen ekstra çalışmalar mı çıktı?
Eleman başka bir işle meşgul edildi mi?
Zaman çizelgeleri, bütçe ve beklentilerim gerçekçi miydi?
Yanlış giden bir şeyi, eğer varsa, analiz ettikten sonra, bir sonraki görev devrinin planlama aşamasının nasıl geliştirilebileceğine karar verebilirsiniz.
Şimdi daha önceki bölümde belirlediğimiz görevi nasıl vereceğinizi planlayın. 1. Bu görevin hedefleri nelerdir? (buraya cevabınızı yazınız.) 2. Seçtiğiniz kişiyi, işi sahiplenme yönünden nasıl teşvik edeceksiniz? (buraya cevabınızı yazınız.) 3. Ne tür bilgiye ihtiyaç olabilir? (buraya cevabınızı yazınız.) 4. Ne tür bir desteğe ihtiyaç olabilir? (buraya cevabınızı yazınız.) 5. İşin bitimi için koyacağınız son süre nedir? (buraya cevabınızı yazınız.) 6. İşin yapılış sürecini nasıl gözlemleyeceksiniz? (buraya cevabınızı yazınız.) 7. İşin değerlendirmesini yaparken ne tür sorular sormanız gerekecek? (buraya cevabınızı yazınız.)
Geri bildirimin elemanlar açısından avantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz:
Bir sonraki iş için performanslarını arttırır.
Mevcut bilgilerine katkıda bulunur.
Sorunlar üzerine yeni yaklaşımlar geliştirirler.
Yaptıklarının takdir edildiğini görürler.
Bununla birlikte bu safhada en çok yapılan hata, geri bilgilendirme ile eleştirinin birbirine karıştırılmasıdır.
Bazı yöneticiler, eleştirmeyi etkili geri bilgilendirmeye nazaran daha kolay bulurlar. Şimdi iyi bir geri bilgilendirme süreci ile eleştiri arasındaki farklara bir göz atalım.
Yapıcı geri bilgilendirme
Eleştiriden kaçınmak için, geri bilgilendirmenin iyi ve kötü taraflarının bir bileşimi olan yapıcı geri bilgilendirme yöntemini kullanmak bize çok şeyler kazandıracaktır. Yapıcı geri bilgilendirme, değer yargıları ve kişisel yorumların dışında bir süreçtir. Siz şahsi bir görüş öne süreceğiniz için, karşınızdaki kişi onu kabul ya da reddetme hakkına sahiptir.
Elemanlarınızdan birine verdiğiniz görev ile ilgili geri bilgilendirme yaparken bir takım hususlara dikkat etmeniz gerekir.
Dürüst
Tarafsız
Olumlu
Kesinlik
Zamanında olmasına dikkat etmelisiniz.
Kişilerin sizi dinlemesini ve yaptıkları işler için sorumluluk hissetmelerini istiyorsanız, şu noktalara dikkat etmeniz gerekir:
Sahip çıkın
Seçenek bırakın
Bir dahaki sefere görev verdiğiniz kişiye, yukarıda belirtilen maddeler ışığında olumlu geri bilgilendirme uygulayın ve söylediklerinizin, ilgili kişinin işi daha iyi bir şekilde yapılması üzerinde etkisi olup olmadığını gözlemleyin.
Bu bölümde, daha önemli işlerinize vakit ayırabilmek için kullanabileceğiniz görevlendirme yöntemlerine, yani işinizin bir kısmını başkalarına devretmeye yönelik çalışmalara yer vermeye çalıştık.
Görevinizin bir kısmını devrettiğinizde, aslında sizin tarafınızdan yapılması gereken bir işin sorumluluğunu bir başkasına verdiğinizi unutmayın. Aynı zamanda söz konusu kişiye, işin yapılması yönünde karar verme yetkisini de vermelisiniz.
Zamanlarını daha iyi kullanmak isteyenlerin en büyük sorunu, görevlerinin yanı sıra bir işle daha meşgul olmalarıdır! Zira kendi asli işlerinin yanı sıra, söz konusu kişiye yardım ve rehberlik etme konusunda da sorumluluk altına girerler.
Can sıkıcı, rutin ve basit ama uzun zaman alan işleri devredin. Önemli, karışık ve gizli olanları kendiniz yapın.
İşi devredeceğiniz kişiyi, yetenek ve ilgi alanlarına göre seçin. Unutmayın ki, herkes zevk aldığı ve kendisini zorlayan işleri yapmayı sever.
Etkili bir görevlendirme dört kısımdan oluşur;
-Kişiye neye ulaşmak istediğinizi söylemek -Görevleri sahiplenmek için onu teşvik etmek, -İhtiyaç duyulabilecek bilgi ve yardım konusunda mutabakata varmak, -İşin yapılmasını nasıl gözlemleyeceğiniz ve sonuçları nasıl değerlendireceğiniz konusunda bir karar vermek.
Kişileri yapılan işin sonuçları konusunda geri bilgilendirme, görevlendirme sürecinin önemli bir parçasıdır. Aynı zamanda onları motive etmek açısından çok faydalıdır.
Unutmayın. Geri bilgilendirme süreci;
-dürüst -tarafsız -olumlu -kesin -ve zamanında olmalı.
Bununla beraber siz de; -düşüncelerinize sahip çıkmalı ve -karşınızdaki kişiye bir seçenek bırakmalısınız.
Son bölümü ise faydalı olabileceğine inandığımız diğer zaman yönetimi tekniklerine ayırdık. Şimdi onlara bir göz atalım.
Şimdi hep birlikte, sizin hayat tarzınıza ve iş ortamınıza uygun çözümler arayacağız. Hepimizin zaman yönetimi konusunda bazı sorunları vardır. Ve bunlar, yapılan işe, yerine ve kişiye göre değişiklik gösterir. Bir kişi için geçerli olan çözüm yöntemi diğer bir kişi için uygun olmayabilir. Bundan dolayı, zaman kullanımı konusundaki sorunlarımız için kendimize ve ortamımıza uygun çözümler üretmek elzemdir.
Şimdi bunlardan bazılarını hep birlikte inceleyelim:
Her ne kadar çalışanların bilgilendirilmesi ve işlerin yürümesi açısından faydalı olsa da, toplantılar, zaman kavramının iş dünyasındaki bir numaralı düşmanıdır. Dikkat edilmediği zaman, toplantıların akışı kontrolden çıkar, uzadıkça uzar, ana konudan uzaklaşır, kişilerin ilgisi azalır ve en önemlisi vaktiniz heba olur.
Şimdi toplantılarınız ile ilgili şu sorulara bir göz atın:
Zamanında başlayıp bitiyorlar mı?
Kesin bir hedefleri var mı?
Gündemini koruyabiliyor mu?
Herkes için önemli olan noktalara temas ediyorlar mı?
Toplantı sonunda herkes sonuçtan tatmin oluyor mu?
Eğer yukarıdaki sorulardan üçten azına “hayır” dediyseniz, toplantılarınızı daha etkili hale getirmek için çözüm yolları düşünmenizin zamanı geldi demektir.
Şimdi sunacağımız kriterlerle, sıkıcı, vakit kaybettirici toplantılarınızı daha eğlenceli ve verimli hale getirebilirsiniz.
Önceden çok iyi planlanmalı ve hazırlanmalı.
Tüm katılımcılar, toplantının amaçlarından haberdar olmalı.
Yeterli zaman ayrılmış olmalı.
Katılımcılar iletişime teşvik edilmeli.
Toplantılar iyi yönetilmeli.
Katılımcılar, toplantı sonunda bir değerlendirme yapmalı.
Amacın belirlenmesi
Katıldığınız ya da organize ettiğiniz bir toplantının etkisini artırmak için, toplantının asıl amacının iyi belirlenmesi gerekir. Eğer ortada elle tutulur bir sebep yoksa hiç yapılmaması daha iyidir.
Bir toplantı düzenlenmeden önce, katılımcıların bir hedef ortaya koymaları gerekir. Zira toplantılar birçok kişini bilgi ve tecrübesinin bir araya koyulduğu ortamlardır. Ya katılımcılardan bilgi alınır ya da onlar bilgilendirilir. Bir toplantı, bir konuda karar almak, bir sorunu çözmek, bir ihtilafı sonuçlandırmak ya da bir işin gelişimini değerlendirmek için düzenlenebilir. İyi bir toplantı aynı zamanda elemanlar arasındaki samimiyeti ve bilgi alışverişini arttırabilir.
Size gönderilen belgelerle gerektiği gibi ilgilenecek bir sistem kurmazsanız, “müşteri kaybetme, tüketicilerin öfkelenmesi, önemli bilgilerden mahrum kalma, sektördeki son gelişmelerden haberdar olamama” gibi birçok tehlike sizi bekliyor demektir.
Bak geç yaklaşımı
Elimize geçen belgelerin çok az bir kısmı doğrudan bizim hedeflerimizle ilgilidir. Bundan dolayı ilk yapmamız gereken bunları çeşitli sınıflara ayırmak ve ona göre ilgilenmektir. Belgeler şu özelliklere göre sınıflandırılabilir:
Asıl görevleriniz ve amaçlarınızla alakalı olanlar: Bunları çok iyi bir şekilde kenara ayırın ve yeterli zamanı ayırın.
Öncelik gerektirmeyenler: Bunları uygun bir yere koyun ve boş zamanınızda bakın.
Aciliyeti olanlar: En kısa zamanda inceleyin ama fazla zaman ayırmayın.
Başkalarına verilebilecekler: İlgi sahasına giren kişilere verin.
Hiçbir amaca hizmet etmeyenler: Başka birine verin ya da doğrudan çöpe atın.
İlk bakışta bir belgenin sizin için önemli ya da önemsiz olduğunu anlayabilmek her zaman mümkün değildir. Bundan dolayı, ilk etapta okumak için bir kenara ayırdığınız belgeleri ikinci bir elemeye tabi tutabilirsiniz. Bu sınıfa giren belgelerin içeriklerinin sizin için önemli olup olmadığını aşağıdaki kriterleri uygulayarak anlamanız mümkündür. Belgenin;
OKUNMASI DAHA KOLAY VE SEVİMLİ BELGELER HAZIRLAMAK
Daha kolay ve anlaşılabilir belgeler kaleme alırsanız, diğerlerinin de zamanı israf etmesini önlemiş olursunuz. Bu uygulamanın sizin açınızdan iki faydası olacaktır.
Size zaman kazandıracak ve
Kullanacağınız kâğıt miktarında azalma olacaktır.
Gelecek sefere bir mektup, memorandum ya da rapor hazırlamadan önce, yazacaklarınızı planlamak ve hazırlamak için şu noktalara dikkat ederseniz, hem kendi zamanınızdan hem de belgeyi göndereceğiniz kişinin zamanından tasarruf edebileceğinizi unutmayın.
Başlamadan önce gerekli malzeme ve bilgilerin hepsini tedarik edin.
Bir yazılı metin göndermek yerine bir telefon etmenin avantaj ve dezavantajlarını göz önüne alın.
Belirtmek istediğiniz mevzular için bir taslak hazırlayın ve bunları mümkün olduğu kadar kısa ve öz biçimde kâğıda aktarın.
Belgede, giriş, gelişme ve sonuç kısımlarının olmasına dikkat edin, raporların sonuna bir özet eklemeyi ihmal etmeyin.
Basit ve anlaşılır bir dil kullanın.
Tekrar bölümler için kısaltmalar kullanın.
Tekrar tekrar yazmaktan kaçının bu zamanla bir takıntı halini alabilir.
Okunmak için yazın
Muhatabınızın çok eğitimli bir uzman ya da sıradan bir temizlik işçisi olması önemli değildir. Zira herkes kısa bir sürede ve kolayca okuyabileceği belgeleri tercih eder.
Çoğumuza okullarda, yazışmalarda doğrudan bir dil kullanmanın, muhatabımıza karşı bir saygısızlık, olacağı ve uzun ve karışık cümlelerin ciddiyet ve saygı uyandıracağı söylenmiştir. Ama tam aksine, eğer doğrudan karşınızdaki kişi ile konuşuyormuş hissi uyandıran bir yazma stili geliştirirseniz, size kulak verenlerin sayısının arttığını görebilirsiniz.
Cümleler: Uzun ve az cümleler yerine, çok sayıda kısa cümleler kurarsanız yazdıklarınız daha kolay okunur. Her bir cümlede, bir ana fikir olmasına dikkat edin.
Paragraflar: Uzun olmamalıdır. İdeal olanı beş, en fazla on satırdır. Her paragraf aralarında mantık örgüsü bulunan satırlardan oluşmalı ve bir ana fikir yansıtmalıdır.
Sözcükler: Mümkün olduğu kadar basit ve yaygın kelimeler kullanın. Bu tabi ki tek heceli sözcükler kullanın demek değildir. Amacınıza en uygun kısa sözcüğü tercih edin.
Bu arada okumak için yazmak, illa da hiç uzun sözcük ve kelime kullanmayacaksınız anlamına gelmez. Tabi ki gerektiği yerde kullanılmalıdır.
Şimdi yapacağınız küçük test okuma hızınızı arttırıp arttıramayacağınıza dair sizi aydınlatabilir.
Şu andaki okuma hızınızın en üst noktada olduğuna inanıyor musunuz?
Dikkatiniz çok çabuk dağılıyor mu?
Gözlerinizle sayfayı tarıyor musunuz?
Bir seferde bir kelime mi okuyorsunuz?
Tekrar okuduğunuz kısmı gözden geçiriyor musunuz?
Eğer yukarıdakilerden en azına evet cevabı verdiyseniz, dakikadaki okuma hızınız 200 kelimenin altında olabilir. Bu okuduklarınızın çoğunu hatırlamadığınız, anlamadığınız ya da okuma hızınızı yeteri kadar kullanmadığınız anlamına gelir.
Eğer okuma hızınız konusunda gerçek bir veri elde etmek istiyorsanız, dakika tutarak herhangi bir belgeyi okumaya çalışın. Elde ettiğiniz sonucu aşağıdaki tablodaki verilerle karşılaştırırsanız okuma performansınızı tespit edebilirsiniz.
Eğer ortaya çıkan sonuç sizi üzdüyse, dert etmeyin. Şimdi inceleyeceğimiz tekniklerle okuma hızınızı arttırmanız mümkündür.
Hızlı okuma
Eğer bir metne, dikkatli bir şekilde tüm hatları ile okumadan önce kısa bir göz atarsanız, daha hızlı ve etkili okumanız mümkündür. Bunu yapmanız için metin üzerindeki başlıklara, özetlere ve resimlere göz atarsanız, içerik konusunda ön bir bilgi sahibi olabilirsiniz. Bu da anlamanızı kolaylaştırır ve hızınızı arttırır.
Şimdi hızlı okumaya yönelik birkaç teknik görelim:
Zamanınızı planlarken, bazı şeyleri ertelemek zorunda kalmanız normaldir. Burada önemli olan neyin ertelenmesi konusunda aktif bir karar verebilmektir. Sadece üstü körü birtakım şeylerin sonraya bırakılması, endişe doğurabilir.
Ertelemeleri azaltmak için öncelikle ertelediğimiz işlerin türünü ve erteleme sebeplerinizi belirlemeniz gerekir. Bunları ortaya çıkarmakla aslında kendiniz hakkında bir takım gerçekleri de çıkarmış olabilirsiniz. Mesela bazı işlere karşı olan yaklaşımınızı, korku ve çekincelerinizi keşfedebilirsiniz. Bunları belirlemek, onları ortadan kaldırmanın yarısıdır zaten.
Baskı altında çalışmanız durumunda:
Veriminiz azalır.
Kendinizi suçlu hisseder ve kendinize kızarsınız.
İş için ayrılan mühletin sonu yaklaştıkça işler karışmaya başlar.
Ertelediğiniz iş için tasalanarak enerjinizi ve vaktinizi harcayabilirsiniz.
Sağlığınız, aile ilişkileriniz ve hayatınızın diğer yönleri olumsuz etkilenecektir.
Sebep ve mazeretler
Çoğu insan vakit ayırıp üzerinde kafa yormadıkça, işleri ne kadar çok ertelediğinin farkına varamaz. Şimdi bu kısmı netleştirmek için birkaç soruya cevap verelim:
1. Ne tür işleri erteliyorsunuz? (buraya cevabınızı yazınız)
3. bu ertelemenin sonuçları ne oluyor? (buraya cevabınızı yazınız)
Şimdi kişilerin bir kısım işleri ertelemek için kullandıkları bahanelere bir bakalım. Bunlardan sizin de öne sürdükleriniz varsa onları belirlemeye çalışın.
Bazı şeyler o kadar sevimsiz ve korkutucu ki, onlarla başa çıkamıyorum.
Aslında yapmak istemediğim için, zaman bulamadığım bahanesini uyduruyorum.
Eğer gerektiği kadar ertelersem, birinin onu yapacağını düşünüyorum.
Özellikle yapamayacağıma inandığım için erteliyorum.
Nereden başlayacağımı bilmediğim için son ana kadar erteliyorum.
İşi yapmak için yeterli zaman olmayacağından endişe ettiğim için erteliyorum.
Yapmaktan nefret ettiğim bir rapor yazmak yerine her türlü işi yapabilirim. Aylak aylak gezmeyi, ya da üstüme vazife olmayan işleri bile tercih edebilirim.
Eğer işlerinizi çok sık ertelerseniz, kendinizi suçlu, sıkıntılı ya da sıkılmış hissedebilirsiniz. Belki de bunların hepsini birden! Bu arada kişisel ve mesleki gelişiminize buracağınız darbelerle birlikte, kaçıracağınız iş fırsatlarını ve muhtemel başarısızlıkları da gözden kaçırmamanızda fayda var.
Tutum ve teknikler
Ertelemenin önüne geçmek için yapacağınız öncelikli iş, bir takım işlere karşı olan yaklaşım tarzınızı değiştirmek olabilir. Mesela;
Geçmişte çok zaman harcadığınız gerçeğini kabul ediyor musunuz? Eğer bir takım işleri ertelediğinizi kabul ediyorsanız, şimdi eyleme geçebilirsiniz.
İşinize karşı daha olumlu yaklaşabiliyor musunuz? Böylelikle yapmaktan nefret ettiğiniz işin size getireceği avantajları görebilirsiniz.
Kolay işleri yapmaktan artık zevk almadığınız gerçeğini görebiliyor musunuz? Öte yandan sıkıcı ve zorlayıcı bulunduğunuz işleri bitirmekten alacağınız mesleki tatmini göz önüne getirin.
Bir işi erteleyerek ondan kurtulamayacağınız gerçeğini görüyor musunuz? Sadece işler daha da kötüleşir.
Geçmişte yaptığınız işler hakkında düşünüyor musunuz? Çok az başarısız olduğunuz –eğer olduysanız tabi- gerçeğini aklınızda tutuyor musunuz?
Şu günlerde, erteleme alışkanlığından kurtulmak için birçok teknik kullanılmaktadır. Şimdi bunlardan bir kısmına göz atalım. İçlerinden birisi muhakkak sizin için faydalı olacaktır.
Sıkıcı bir işe başlamadan bir gece önce işle ilgili planlarınızı yapın ve bu planı düşünmek için durmaksızın eyleme dönüştürün.
İlk önce en kötü işte başlayın.
Büyük bir işi parçalara ayırın.
Eğer zor olan kısım başlangıç yapmaksa herhangi bir yerden yapmaya başlayın. Önemli olan bir başlangıç yapmak değil mi?
Birine bu işi bitireceğinizi söyleyerek kendinizi taahhüt altına sokun.
Eğer işin son bitirme tarihi yoksa kendiniz koyun.
İşin belli aşamalarında ve bittiği zaman kendinizi ödüllendirin.
Dikkatinizi dağıtacak şeylerden uzak durun.
İşinizi bir saatten az çalışmadan bırakmayın.
Bunlar kullanabileceğiniz tekniklerden bazılarıdır. Eğer siz de üzerinde düşünürseniz, kendiniz de birkaç tane bulabilirsiniz. Etrafınızdaki diğer kişilere ve arkadaşlarınıza bu konudaki düşüncelerini sorun, onların deneyimlerinden yararlanın. Bazı kişiler ertelemenin sadece bir alışkanlık olduğunu söyler. O zaman yeni alışkanlıklar edinerek ondan kurtulabilirsiniz!
Sitemiz bir forum sitesi olduğu için kullanıcılar her türlü görüşlerini önceden onay olmadan anında siteye yazabilmektedir. 5651 sayılı yasaya göre bu yazılardan dolayı doğabilecek her türlü sorumluluk yazan kullanıcılara aittir. 5651 sayılı yasaya göre sitemiz mesajları kontrolle yükümlü olmayıp, yasaya aykırı yada telif hakkı içeren paylaşımlar BURADAN bize ulaşıldığı taktirde, ilgili konu en geç 48 saat içerisinde kaldırılacaktır. Sitemizde Bulunan Videolar YouTube, Facebook, Dailymotion, v.b. video paylaşım sitelerinden alınmaktadır. Telif hakları sorumluluğu bu sitelere aittir. Videoların hiç biri sunucularımızda bulunmamaktadır.
Gizliliğinize değer veriyoruz
Bu sitenin çalışmasını sağlamak için temel çerezleri ve deneyiminizi geliştirmek için isteğe bağlı çerezleri kullanıyoruz.
