|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar İŞ DEVRETMENİN RİSKLERİNİ AZALTMAK Elimizdeki işleri başkasına bırakmamak için birçok mazeretler bulabiliriz. Peki, siz aşağıda çıkardığınız mazeretlerden hangisini sık sık kullanıyorsunuz?
Şu anki tutumunuz: İşlerimi devretmek için vakit bulamıyorum. Olması gereken tutumunuz: Bu iş için zaman ayırmalıyım. Geleceğe yönelik iyi bir yatırım olabilir. Şu anki tutumunuz: Bu işi herkesten daha iyi yapabilirim. Olması gereken tutumunuz: Bütün işleri benim yapmam gerekmiyor. Ekinimdeki insanların gelişmesi de sorumluluklarım arasında. Şu anki tutumunuz: Eğer bir işi sevdiysem, onu hep kendim yapmak isterim. Olması gereken tutumunuz: Eğer bu işi sevdiysem onu diğerlerine daha iyi anlatırım ve işi yapmalarını teşvik edebilirim. Şu anki tutumunuz: Eğer işlerimi sık sık devredersem, kendim iş ortamından koparım. Olması gereken tutumunuz: Zaten şu anda önemli işlerin hepsi ile ilgilenme lüksüne sahip değilimdir. Şu anki tutumunuz: Bu işi kimsenin benden daha iyi yapabileceğine güvenmiyorum. Olması gereken tutumunuz: Şu gerçeği kabul etmeliyim. Diğerleri işi benim kadar çok iyi yapamasa da, yine de yeteri kadar iyi yapabilirler. Uygun görevlendirme Uygun bir iş dağılımı gerçekleştirmek için ilk planda hangi işlerin uygun olmadığını netleştirmeniz gerekir. Açık söylemek gerekirse, her ne kadar kişiler kendilerine imkan verildiğinde zor işleri yapmak için şanslarını denese de, normal olarak onların kapasite ve becerilerini aşabilen görevler olacaktır. Önemli olan işlerin dağıtımı sonucu başarısızlık olabileceğini gözden kaçırmamanızda fayda vardır. Öte yandan, şirkete haiz bilgileri ya da bazı gizli unsurları taşıyan işlerin devredilmemesi gereği, iş dünyasının kurallarından biridir. Diğer bir husus da size devredilen bir işi, sizin bir başkasına devretmemeniz gerçeğidir. Zira, size devreden kişi sizin yetenek ve kapasitenize güvendiği için yapmış ve iş üzerindeki kontrolünü size devretmiştir. Tabi ki eğer gerçekten devretmeniz gerekiyorsa de, işi, çok yakın tanıdığınız ve kendisinden emin olduğunuz birisine devredebilirsiniz. Her ne kadar önemli, gizli ve karışık görevleri ayıklasanız bile, geride birkaç ihtimal daha kalabilir. Bunlar;
Eleman seçimi Verilecek işin belirlenmesinden sonraki aşama, bu işi yapabilecek özelliklere sahip elemanı belirlemektir. Eğer bu özellikleri taşıyan bir eleman yoksa “birisi bu konuda eğitilebilir mi?” sorusunun cevabını aramak gerekir. Bütün bunları yaparken gerçekten işi yapabilecek özelliklere sahip elemanları de elememeye dikkat edin. Başlangıçta işin yapılması için yanlış kişiyi seçmiş olabilirsiniz, ama o kişi, verdiğiniz işi kendi yeteneklerini geliştirmek için bir avantaja dönüştürebilirse, uzun vadede yine siz kazançlı çıkmış olursunuz. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar NASIL GÖREV VERİLİR? Etkili bir görevlendirme için siz yöneticilerin dört unsuru göz önüne almasını tavsiye ediyoruz:
Süreci takip etmek Şimdi yapılan işi izlemek için kullanabileceğiniz bir takım tekniklere bakalım:
Yapılan işin sonuçlarını değerlendirmek Değerlendirme sizi, daha iyi bir yönetici yapacak ve elde ettiğiniz bilgileri gelecekteki benzer durumlar için kullanabileceksiniz. Verdiğiniz işin asıl sorumlusu halen siz olduğunuz için, istediklerinizin yerine getirilip getirilmediğini ortaya çıkarmak durumundasınız. Bu durumlar, işin doğasını da göz önüne alaraktan, şu soruların cevabını bulmanız gerekir:
Eğer performansta birtakım eksiklikler baş gösterdiyse, şu soruları kendinize sormanın sırasıdır:
Şimdi daha önceki bölümde belirlediğimiz görevi nasıl vereceğinizi planlayın. 1. Bu görevin hedefleri nelerdir? (buraya cevabınızı yazınız.) 2. Seçtiğiniz kişiyi, işi sahiplenme yönünden nasıl teşvik edeceksiniz? (buraya cevabınızı yazınız.) 3. Ne tür bilgiye ihtiyaç olabilir? (buraya cevabınızı yazınız.) 4. Ne tür bir desteğe ihtiyaç olabilir? (buraya cevabınızı yazınız.) 5. İşin bitimi için koyacağınız son süre nedir? (buraya cevabınızı yazınız.) 6. İşin yapılış sürecini nasıl gözlemleyeceksiniz? (buraya cevabınızı yazınız.) 7. İşin değerlendirmesini yaparken ne tür sorular sormanız gerekecek? (buraya cevabınızı yazınız.) |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar GERİ BİLGİLENDİRME Geri bildirimin elemanlar açısından avantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz:
Bazı yöneticiler, eleştirmeyi etkili geri bilgilendirmeye nazaran daha kolay bulurlar. Şimdi iyi bir geri bilgilendirme süreci ile eleştiri arasındaki farklara bir göz atalım. http://img688.imageshack.us/img688/4...irmeeletir.jpg Yapıcı geri bilgilendirme Eleştiriden kaçınmak için, geri bilgilendirmenin iyi ve kötü taraflarının bir bileşimi olan yapıcı geri bilgilendirme yöntemini kullanmak bize çok şeyler kazandıracaktır. Yapıcı geri bilgilendirme, değer yargıları ve kişisel yorumların dışında bir süreçtir. Siz şahsi bir görüş öne süreceğiniz için, karşınızdaki kişi onu kabul ya da reddetme hakkına sahiptir. Elemanlarınızdan birine verdiğiniz görev ile ilgili geri bilgilendirme yaparken bir takım hususlara dikkat etmeniz gerekir.
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar BEŞİNCİ BÖLÜMÜN ÖZETİ Bu bölümde, daha önemli işlerinize vakit ayırabilmek için kullanabileceğiniz görevlendirme yöntemlerine, yani işinizin bir kısmını başkalarına devretmeye yönelik çalışmalara yer vermeye çalıştık.
-Görevleri sahiplenmek için onu teşvik etmek, -İhtiyaç duyulabilecek bilgi ve yardım konusunda mutabakata varmak, -İşin yapılmasını nasıl gözlemleyeceğiniz ve sonuçları nasıl değerlendireceğiniz konusunda bir karar vermek.
-tarafsız -olumlu -kesin -ve zamanında olmalı. Bununla beraber siz de; -düşüncelerinize sahip çıkmalı ve -karşınızdaki kişiye bir seçenek bırakmalısınız. Son bölümü ise faydalı olabileceğine inandığımız diğer zaman yönetimi tekniklerine ayırdık. Şimdi onlara bir göz atalım. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar ALTINCI BÖLÜM: ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN BAZI TEKNİKLER Şimdi hep birlikte, sizin hayat tarzınıza ve iş ortamınıza uygun çözümler arayacağız. Hepimizin zaman yönetimi konusunda bazı sorunları vardır. Ve bunlar, yapılan işe, yerine ve kişiye göre değişiklik gösterir. Bir kişi için geçerli olan çözüm yöntemi diğer bir kişi için uygun olmayabilir. Bundan dolayı, zaman kullanımı konusundaki sorunlarımız için kendimize ve ortamımıza uygun çözümler üretmek elzemdir. Şimdi bunlardan bazılarını hep birlikte inceleyelim:
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar TOPLANTILARI DAHA ETKİLİ HALE GETİRMEK Her ne kadar çalışanların bilgilendirilmesi ve işlerin yürümesi açısından faydalı olsa da, toplantılar, zaman kavramının iş dünyasındaki bir numaralı düşmanıdır. Dikkat edilmediği zaman, toplantıların akışı kontrolden çıkar, uzadıkça uzar, ana konudan uzaklaşır, kişilerin ilgisi azalır ve en önemlisi vaktiniz heba olur. Şimdi toplantılarınız ile ilgili şu sorulara bir göz atın:
Şimdi sunacağımız kriterlerle, sıkıcı, vakit kaybettirici toplantılarınızı daha eğlenceli ve verimli hale getirebilirsiniz.
Amacın belirlenmesi Katıldığınız ya da organize ettiğiniz bir toplantının etkisini artırmak için, toplantının asıl amacının iyi belirlenmesi gerekir. Eğer ortada elle tutulur bir sebep yoksa hiç yapılmaması daha iyidir. Bir toplantı düzenlenmeden önce, katılımcıların bir hedef ortaya koymaları gerekir. Zira toplantılar birçok kişini bilgi ve tecrübesinin bir araya koyulduğu ortamlardır. Ya katılımcılardan bilgi alınır ya da onlar bilgilendirilir. Bir toplantı, bir konuda karar almak, bir sorunu çözmek, bir ihtilafı sonuçlandırmak ya da bir işin gelişimini değerlendirmek için düzenlenebilir. İyi bir toplantı aynı zamanda elemanlar arasındaki samimiyeti ve bilgi alışverişini arttırabilir. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar BELGE TRAFİĞİ İLE DAHA ETKİLİ BAŞEDEBİLMEK Size gönderilen belgelerle gerektiği gibi ilgilenecek bir sistem kurmazsanız, “müşteri kaybetme, tüketicilerin öfkelenmesi, önemli bilgilerden mahrum kalma, sektördeki son gelişmelerden haberdar olamama” gibi birçok tehlike sizi bekliyor demektir. Bak geç yaklaşımı Elimize geçen belgelerin çok az bir kısmı doğrudan bizim hedeflerimizle ilgilidir. Bundan dolayı ilk yapmamız gereken bunları çeşitli sınıflara ayırmak ve ona göre ilgilenmektir. Belgeler şu özelliklere göre sınıflandırılabilir:
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar OKUNMASI DAHA KOLAY VE SEVİMLİ BELGELER HAZIRLAMAK Daha kolay ve anlaşılabilir belgeler kaleme alırsanız, diğerlerinin de zamanı israf etmesini önlemiş olursunuz. Bu uygulamanın sizin açınızdan iki faydası olacaktır.
Okunmak için yazın Muhatabınızın çok eğitimli bir uzman ya da sıradan bir temizlik işçisi olması önemli değildir. Zira herkes kısa bir sürede ve kolayca okuyabileceği belgeleri tercih eder. Çoğumuza okullarda, yazışmalarda doğrudan bir dil kullanmanın, muhatabımıza karşı bir saygısızlık, olacağı ve uzun ve karışık cümlelerin ciddiyet ve saygı uyandıracağı söylenmiştir. Ama tam aksine, eğer doğrudan karşınızdaki kişi ile konuşuyormuş hissi uyandıran bir yazma stili geliştirirseniz, size kulak verenlerin sayısının arttığını görebilirsiniz.
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar sırada DAHA ETKİLİ OKUMAK başlığı altında Okuma Hızı Testimiz ve Okuma Hızı geliştirmeye yönelik tenikler var. Alıntı:
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar ERTELEMEDEN KAÇINMAK Zamanınızı planlarken, bazı şeyleri ertelemek zorunda kalmanız normaldir. Burada önemli olan neyin ertelenmesi konusunda aktif bir karar verebilmektir. Sadece üstü körü birtakım şeylerin sonraya bırakılması, endişe doğurabilir. Ertelemeleri azaltmak için öncelikle ertelediğimiz işlerin türünü ve erteleme sebeplerinizi belirlemeniz gerekir. Bunları ortaya çıkarmakla aslında kendiniz hakkında bir takım gerçekleri de çıkarmış olabilirsiniz. Mesela bazı işlere karşı olan yaklaşımınızı, korku ve çekincelerinizi keşfedebilirsiniz. Bunları belirlemek, onları ortadan kaldırmanın yarısıdır zaten. Baskı altında çalışmanız durumunda:
Sebep ve mazeretler Çoğu insan vakit ayırıp üzerinde kafa yormadıkça, işleri ne kadar çok ertelediğinin farkına varamaz. Şimdi bu kısmı netleştirmek için birkaç soruya cevap verelim: 1. Ne tür işleri erteliyorsunuz? (buraya cevabınızı yazınız) 2. Niçin erteliyorsunuz? (buraya cevabınızı yazınız) 3. bu ertelemenin sonuçları ne oluyor? (buraya cevabınızı yazınız) Şimdi kişilerin bir kısım işleri ertelemek için kullandıkları bahanelere bir bakalım. Bunlardan sizin de öne sürdükleriniz varsa onları belirlemeye çalışın.
Tutum ve teknikler Ertelemenin önüne geçmek için yapacağınız öncelikli iş, bir takım işlere karşı olan yaklaşım tarzınızı değiştirmek olabilir. Mesela;
|
| WEZ Format +3. Şuan Saat: 11:54 AM. |
Powered by vBulletin® Version 3.8.8
Copyright ©2000 - 2025, Jelsoft Enterprises Ltd.