|
Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar bu aralar ders çalışmam için plan hazırlamaya çalışıyorum ve sitemizdeki zaman yönetimi ile ilgili bir çok konuya gözattım. elimde Daha iyi nasıl.... Zaman Yönetimi isimli bir kitap var bunu okuyorum ve güzel, yararlı ve burada olmayan bilgileri bu başlıkta sizlerle paylaşacağım.. kitap hakkında ön bilginiz olması amaçlı: (kitabın arka kapak yazısı) Zaman kazanmaya yönelik pratik bilgi ve yöntemlerle donatılmış bu kitap, programınızın en yoğun olduğu dönemlerde bile etkili ve gerilimden uzak çalışabilmenize imkan tanıyacaktır. Eğer çalışma yükünüz artıyorsa, çalışma saatleriniz yetersizse, ya da işlerinizi daha organize bir şekilde yapma ihtiyacı duyuyorsanız; elinizdeki bu kitap:
---
her daim sevgiyle ve ışıkla kalın. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar ZAMAN YÖNETİMİ NEDİR? Daha iyi bir zaman yönetiminin iki yönü vardır: Yapmak istediğimiz ve yapmaktan kaçındığımız şeyler. Mesela şunları yapmak isteyebiliriz:
Birçoğumuz zaman tarafından sürüklendiğimizi ya da tehdit edildiğimizi hissederiz. Belirtilen sürelerde işleri tamamlamak, acil işlerin üst üste çakışması gibi nedenlerden dolayı bunalır, yeteneklerimizi geliştirememe ve bunun bir sonucu olarak daha iyi işler ortaya koyamama gibi endişelerden dolayı baskı altına gireriz. Eğer iş yerinde bu şekilde hissetmeye devam edersek, ömür boyu bu şekilde yaşamak zorunda kalır ve evde dinlenir ya da arkadaşlarımızla eğlenirken bile bir gözümüz saatde yaşamak durumunda kalabiliriz. Diğer insanlar ise zamanı diğer verimli kaynaklar gibi yerinde ve uygun kullanır. Çünkü önceliklerini bilir ve bunu yapmak için gereken planlamayı başarı ile uygularlar. Bu insanlar, beklenmedik olaylar karşısında bocalasa dahi, normal iş diliminde meydana gelen baskı karşısında sakinliklerini muhafaza edebilirler. En iyi zaman yöneticileri, zaman konusunda farklı yaklaşım biçimi geliştirenlerdir:
Zamana karşı yaklaşımınız genellikle hayata bakış açınızı da yansıtır. Hayatınızdan sorumlu olduğunuzu ve zamanı kullanma biçiminizden kendnizin mesul olduğunu kabul ederek, daha yapıcı bir tutum için ilk adımı atabilirsiniz. En basiti, bu kitabı okuyarak bile bir takım önemli kararlar alma arefesinde olduğunuzu gösteriyorsunuz. Kesin olan şudur ki, zamanınızı daha iyi yönetmeye başladığınız zaman, kısa bir müddet sonra hayatınızın diğer kesitlerinde de önemli değişiklikler olduğunu göreceksiniz. Yapılacak doğru işler belirleyerek ve bunları etkiili bir şekilde uygulayarak, kendiniz için yada işiniz için kullanabileceğiniz ekstra zamanlar kazanabilirsiniz. Demek istediğimiz şu; hayatınızın değişmesi gereken yerlerini kontrol edebilir, aynı kalmasını istediğiniz kısımlarını muhafaza edebilirsiniz. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar
ZAMAN NASIL GEÇİYOR? (gün/tarih............................................. ....................sayfa no) Faaliyetler/Görev........Başlangıç........Bitiş............... Yorumlar ... ... ... Yukarıdakine benzer bir kayıt forumu hazırlayabilirsiniz ya da bir günlük de kullanabilirsiniz. Geceleyin hepsini doldurmaktansa, günün belli aralıklarında kayıtlar düşün günlüğünüze. böylelikle neyi, ne zaman yaptığınızı da unutmamış olursunuz. Bunları yaparken ciddiyeti elden bırakmayın ve önemini kavramaya çalışın. Bir müddet sonra bu işlemi bazıları sıkıcı bulduklarından cayarlar, ama aslında kayıt defteri tutma işlemini uygularsanız, aydınlatıcı olduğunu göreceksiniz. Bununla birlikte zamanınızı nasıl geçirdiğiniz konusunda tutacağınız kayıt, davranışlarınızda bazı değişiklikler yapmanıza bile sebebiyet verecektir. Asıl önemli konu ise kesinlikle çok dürüst olmanızdıri zira kandıracağınız tek kişi kendiniz olursunuz. Sadece işte geçirdiğiniz zamanı değil, birgün içinde tüm yaptıklarınızı günlüğünüze kaydedin. Bir haftalık programınızı kaydettikten sonra yarım saatinizi ayırın ve bunları analiz edin. Daha sonra buna uygun bir sonuç çizelgesi çizerek, gereken eylemlere geçin. Mesela:
Bir sonraki aşama ise sonuç tablosuna bakarak hafta içi harcadığınız toplam zamanın, yaşamınızın hangi kesitleri arasında nasıl dağıldığını analiz etmek olabilir. Böylelikle gerçekten vaktinizi istediğiniz anlarda değerlendirip değerlendirmediğinizi, hayatınızın dengeli olup olmadığını anlayabilirsiniz. Söz konusu yaşam sahalarınızı şöyle gösterebiliriz:
Zaman yönetiminin en önemli kısmı, hayatınızı bir dengeye oturtmaktır. Böylelikle sizin için önemli olan alanlara daha çok vakit ayırabilirsiniz. (Kitabın bundan sonraki kısımlarında hayatınız boyunca kullanabileceğiniz, zaman yönetimine yönelik daha iyi teknikler bulacaksınız.) |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar testleri/soruları bir yandan sizlerle paylaşırken bir yandan bende cevaplamaya çalışıyorm. benim cevaplarım:
ve yaşam sahalarım ve gün içinde bu sahalarda kullandıgım zaman ölçeğim (bu haftaiçi değerleri, 5gün=120saat):
ve benim için önemli bir nokta; ben yaşam sahalarımda olması gereken zaman ölçeklerini şöyle -yaşam saha alanlarına- bölüyorum:
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar Sırada bir testimiz var onu buraya alıntı olarak ekleyeceğim Testler/Anketler bölümüne ayrı bir konu olarak açtım çünkü. isteyen aşağıdaki linkten isteyen alıntıdan yapabilir testi. Not: Bu testi uyguladıktan sonra diğer bölümlere geçmeniz yararlı olacaktır. Çünkü çıkan test sonucuna göre ağırlık vermeniz gereken, size faydası olacak bölümler Test sonucunda belirtilmiştir. Zamanınızı şu anda ne kadar etkili kullanabiliyorsunuz? testi için link: http://www.hayatimdegisti.com/forum/...tml#post782661 Alıntı:
Alıntı:
Not: Bu testi uyguladıktan sonra diğer bölümlere geçmeniz yararlı olacaktır. Çünkü çıkan test sonucuna göre ağırlık vermeniz gereken, size faydası olacak bölümler Test sonucunda belirtilmiştir. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar 1. BÖLÜM ÖZET Bu bölümde, zaman planlamasının ne olup olmadığını görmüş olduk.
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar paylaşım için teşekkür ederim, zamanımı ne kadar da boş kullanıyorum diye uzun zamandır suçluluk hissediyordum...ayrıca hergün yeni kararlar alıp uygulayamamaktan:( örneğin bugün yine bir sürü plan yaptım ama uygulama yapmak ,daha doğrusu buna kuvvetli bir istek duymak ,çok zor...amaan ne gerek var modu yani:) |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar İKİNCİ BÖLÜM: ÖNCELİKLERİNİZİ DOĞRU BELİRLEMEK ZAMANINIZI NASIL GEÇİRİYORSUNUZ? Zamanınızı daha iyi planlamayı öğrenmeden önce iki şeyden emin olmanız gerekir.
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar Alıntı:
herdaim sevgiyle ve ışıkla kalasın:) |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar YAŞAM PLANLAMASI Zamanınızın kontrolünü elinizde tutmak istiyorsanız, önümüzdeki yıl, 5 yıl ve 10 yıl nerede olmak istediğinizi planlamanın faydaslı olacağını düşünmekle işe başlayabilirsiniz. Ama bunu yapmadan önce bugüne kadar neler yapmışız, nler başarmışız bunu bir inceleyelim ki, geleceğe bakmanın bir faydası ve mantığı olsun. (burada bir grafik verilmiş ancak o grafiği buraya çizemediğim için ona benzer bir grafik öreneğini koyup nasıl bir grafik çıkarmanız gerektiğini anlatıcam) bu örnek grafiğimiz: http://www.homeandlearn.co.uk/excel2...chartsLine.gif (bu grafik örneğince anlatmaya başlıyorum buna benzer nasıl bir hayat çizgisi grafiğinizi çıkaracagınızı. -ilk olarak: sol taraftaki dikey gösterge çizgimiz resimdeki "hours" yazan yere biz "mutluluk" yazıyoruz ve 0'dan 6'ya kadar değilde biz 0'dan 10'a kadar numaralandırıyoruz. -ikinci olarak: alttaki yatay gösterge çizgimiz resimdeki "3/9/06" vs yazan yere biz "...2008, 2009, 2010" gibi yılları yazıyoruz bu yılların nasıl baz alınacağı size kalmış. şöyle ki yeni iş hayatına atılan bir genç son 10 yılını baz alır eğitiminin, iş deneyiminin hayatındaki etkisini görebilmek için. ama yetişkin ve evli biri bunu 30 yıl aralığı olarak alabilir çünkü gerek özel hayatı evlilik, çocuk, gerek iş tecrübeleri, yükselişler ve inişleri, gerek eğitim hayatını bu şekilde toplu bir bakış altında görme olanağı bulur. yani kişiye göre değişir. hani eğitim hayatı olsun içinde diyorum kafa karıştırmasın bu durum ilkokul, ortaokul direk iş hayatımıza etki etmez onları saymayalım dolayısı ile. liseden başlayalım çünkü çoğumuz gerek okuyacagı üniversiteyi buradaki alanına göre seçiyor ve zaten onun devamında bir iş buluyoruz. o yüzden lise başlangıç tarihinizden alabilirsiniz. burada lise mezunu olmayan kişileri yadırgamış gibide olmak istemiyorum. haşa buna hakkım yok çünkü. yanlış anlaşılmak istemem bu konuda. lise eğitimi almamış ama dışarıdan çalışarak çok güzel kendini geliştirmiş birçok kişiler mevcuttur çünkü. onlarda ilk iş deneyimlerinin başlangıç tarihini baz alabilirler. -üçüncü olarak: bu oluşturduğumuz grafikte çarpılar koyucaz. bunlar gerek özel hayatınızdaki gerek iş&eğitim hayatınızdaki gelişmeler olucak. mesela bir kaç örnek vereyim. evlilik, ilk çocuk, ikinci çocuk, parasal sıkıntı vs. yada evli olmayanlar için yeni bir ilişki, ayrılık vs. iş için yeni bir iş, terfi, işsizlik, gibi yada eğitimlerini belirtmek isteyenler uni sınavını kazanma, başarı ile bitirme, yada okul uzadı ise onu yada maddi yönden yeni ev, araba yada tamamen ruhsal yönden depresyon sıkıntı, gerilim vs. belirtebilirler. kitaptaki grafikteki örnekte şu noktalar belirtilmiş: özel hayat üzerine; evlilik, gerginlikler, doğan erkek evlat, parasal sıkıntılar, doğan kız evlat, taşınılan ev. iş hayatı üzerine de; ilk kariyer, gerilim, işsizlik, yeni bir iş, terfi, sıradanllaşma korkusu. *buradaki püf nokta bu değişimleri belirtirken olayın bulunduğu/yaşandığı yıl ve hissettiğimiz mutluluk oranının kesiştiği yere çarpı koymak. mesela yukarıdaki resimdeki "1/10/06" tarihinde kırmızı çizginin 5i tam göstermesi gibi, o nokta yani. -son olarakta: yukarıdaki gibi iki renk kalem alıyoruz. özel hayatımızdaki noktaları başlangıç yılından bitiş yılına kadar birleştiriyoruz örneğin resimdeki kırmızı çizgi gibi. aynı şeyi iş&eğitim hayatımız içinde yapıyoruz bunların hepsini bir bütün kabul ederek başlangıç yılından bitiş yılına kadar mavi ile birleştiriyoruz. sonuç olarak ortaya yukarıdakine benzer bir tablo çıkıyor ve siz hayatınızdaki iniş çıkışlaarı daha iyi gözlemleme şansına sahip oluyorsunuz. şimdi bu konu hakkındaki yazıları paylaşmaya devam ediyorum.) Bu sürece hayat çizelgenizi çizerek başlayabilirsiniz bu yaşamınızda bugüne kadar meydana geleniniş ve çıkışları, başarı ve başarısızlıklarınızı gösteren bir diyagram olacaktır. En iyisi özel hayatınızı ve iş&eğitim yaşantınızı gösteren iki farklı çizgi çizmektir. Grafiği çizmeye şuana kadar aldığınız önemli kararlar sonucu yaşadığınız mutlulukları temsil eden çarpılar koyarak başlayabilirsiniz. Bunu yapmak için şu anda bulunduğunuz durumdan geriye doğru gitmek, işinizi kolaylaştıracaktır. Sakın acele etmeyin. Dikkatli bir şekilde düşünürseniz, unuttuğunuz ama gerçekten önemli olan detayları hatırlayabilirsiniz. Şimdi tüm noktaları birleştirerek, kişisel hayat çizginizi ortaya çıkarabilirsiniz. Hayat çizginizi ortaya çıkarmak için sizin için ilginç ve sorgulayıcı bir deneyim olsa da, bazıları, unutmak, istedikleri olayları hatırlamak zorunda kalacakları için bu aktiviteyi sevimsiz bulabilir. Ama yine de hayat çizgisi çoğumuz için, geçmişimizi analiz etme açısından faydalı olacaktır. Analiz sayesinde, "Hayatımızda dönüm noktası olan işleri tercihimizle mi yaptık, yoksa tesadüfen mi ortaya çıktılar?" "Bu kararları riske girerek mi aldık yoksa tercihlerimizi kendimizi garantiye almaktan yana mı aldık?" "Bu kararları nasıl aldık?" gibi soruların cevaplarını bulma ihtimalimiz de vardır. Bu soruların cevapları, geleceğimiz ile ilgili olarak alacağımız kararlar açısından oldukça ilginç olacaktır. Buna benzer bir grafiği geleceğe yönelik eylemlerimizz, beklentilerimiz için de yapabiliriz. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar Hedefleri Belirlemek Şimdi önümüzdeki yıl, sonraki 5 ve gelecek 10 yıl içerisinde olmanız gereken yerleri düşünebilirsiniz. Bunun için özel ve mesleki kariyerinizi yansıtan iki liste yapabilirsiniz ama bu iki listenin içeriğinin birbiri ile uyuşabilir olmasına dikkat edin. Örneğin çok para kazanma isteği ile ailenize daha çok vakit ayırma isteği birbiri ile çakışacaktır. Amaçlarınızı bu aşamada istediğiniz kadar genelleştirebilir ya da özelleştirebilirsiniz. Örneğin:
İsteklerinizin birbiri ile uyum içerisinde ve realistik olup olmadığını kontrol etmek hayati önem taşır. Çünkü en son yapmak isteyeceğiniz şey kendi moralinizi bozmaktır. Bununla birlikte tüm isteklerinizin kendi kontrolünüzde olması gerekir. Sonuç olarak hedef listenize son bir kez göz atın ve bir öncelik sırası belirleyin. Bu hedeflerden hiçbirine şansınız ile ulaşamazsınız. Planlama, disiplin ve fedakârlık gerektirir. Bu aşamada önemli kararlar vermeli ve sizin için daha önemli olanlar için az öneme sahip olanlardan vazgeçmelisiniz. Hedeflerinizi netleştirmek, iyi zaman planlamasına giden yolda önemli bir aşamadır. Eğer hedeflerinize iyi ve ciddi bir şekilde odaklanırsanız, bir müddet sonra olayların kendiliğinden düzene girdiğini görmeye başlayacaksınız. “Gerçekten benim için önemli olan nedir?” sorusunu cevaplayarak, motivasyonunuzu, kaynaklarınızı ve vaktinizi, hedeflerinize ulaşmak için devreye sokmuş olursunuz. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar Eyleme Geçmek Sadece nerede olmak istediğinizi belirlemekle yetinmeyin, gereken planları yaparak eyleme geçin. Bunu belirlediğiniz hedefleri gerçekleştirmek için neler yapacağınızı ortaya çıkararak yapabilirsiniz. Eğer çok para kazanmak istiyorsanız bunu nasıl gerçekleştireceksiniz. Bir iş kurarak mı? Hisse senedi ya da tahvil alarak mı? Yeni yetenekler geliştirerek mi? Sosyal aktivitelere katılarak yeni bir çevre mi edineceksiniz? Ya da bu hedeflerinize ulaşmak için bir dizi değişik eyleme mi başvuracaksınız? Zamanınızı orta ve uzun vadede daha iyi değerlendirmek için, belirlediğiniz hedefler için her aşamada yapmanız gerekenleri, ne zaman uygulamaya koyacağınız üzerinde düşünmek faydalıdır. Zamanınızı bu belirlediğiniz aşamalar arasında etkili ve uygun bir şekilde paylaştırdığınızdan emin olun hatta her kısmının tamamlanması için kendinize zaman sınırlaması koyun. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar GÖREVLERİ HEDEFLERE DÖNÜŞTÜRMEK Eğer ilk etapta amaçları belirlemek sizin için zorsa sorunla mücadeleye sondan da başlayabilirsiniz. Yaptıklarınıza bakın ve bunlardan hangilerinin sizin özel ve mesleki hayatınızda istediğiniz hedeflere ulaşmanızda yardımcı olabileceğini belirleyin. Öncelikle işte zamanınızı alan görev ve sorumluluklarınızın bir listesini yapın. Bunlar içinde, şirket bütçesini hazırlamak ya da gelen telefonlara bakmak gibi işlerinizi yazabilirsiniz. Bunlar içerisinde asli görevlerinize en çok hizmet eden unsurları belirleyin. Eğer işyerinizdeki görev ve sorumluluklarınızın çerçevesi belli değilse, şimdi patronlarınız ya da üstleriniz ile konuşup bunları netleştirmenin zamanıdır. Bundan sonra, işinizin asli hedeflerini netleştirip, bunları gerçekleştirmek için yapacaklarınızı bir liste haline getirebilirsiniz. Örneğin; *İş kaynaklarının etkili bir şekilde organize edilmesi:
Aynı metodu, iş dışı aktivitelerinize uygularsanız, oldukça rahatlatıcı sonuçlar almanız kaçınılmazdır. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar KENDİNİZE ZAMAN AYIRMAK Eğlence dinlenme vaktinden kısıtlama yaparak zaman kazanmak, kendini yorgun hissedene kadar mola vermemek yanlış bir politikadır. Değişik işler yaparak ya da eğlenerek insanın kendine zaman ayırması, hedefinize giden yolu kısaltacak ve veriminizi arttıracaktır. Bazı zamanlarda işin iyi bir şekilde gitmesi, ondan zevk almanız, biraz daha çalışmanız için zorlayabilir ama bu tür durumlarda bile ara verip dinlenmek, uzun zamanda sizin için daha faydalı olacaktır. Eğer belirli zaman dilimlerinde mola vermeyi ve dinlenmeyi kendinize prensip olarak edinirseniz, beden kendini toplar, zihin keskinleşir ve monotonluktan kurtulmuş olursunuz. “Vakit bulursam tatil yapacağım” gibi saplantılarınız olmasın. Tatil ve dinlenme aktivitelerini de en az işiniz kadar ciddiye alın ve yaptığınız programlar da onlara düzenli olarak yer ayırın. Sadece uzun dönemli tatilleri değil, günlük stresinizi azaltan ve gücünüzü toplamanıza imkan veren kısa süreli molaları da günlük/haftalık programınıza dahil edin. Bu arada dinlenme için ayrılan zamanın uzunluğu değil, kalitesi ön planda olmalıdır. Birkaç saatlik ara vermek gerekmez, kısa aralıklarla biraz kafa dinlemeniz yeterli olabilir. Zamanınızı kullanma biçiminiz, ona ne kadar değer verdiğinizin göstergesidir. Burada önemli olan, dinlenme vaktinde, günün diğer kısmından farklı şeyler yapmaktır. Eğer bütün gün ayakta ve insanlarla konuşarak çalışıyorsanız, molada bir yere uzanıp sakince dinlenmek faydalıdır. Eğer bütün gün ofiste oturarak çalışıyorsanız, açık havada yürüyüş yapmak daha iyidir. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar ACİLİYET DÜŞMANINI MAĞLUP ETMEK Daha az önemli ama aciliyet gerektiren işleri yapmaktan asıl önemli olan işi yapmaya fırsat bulamamış ve önemli olanı yarına bırakmak zorunda kalmış olabilirsiniz. Bu bölümde görecekleriniz, asıl önemli işlerinizi tanımanıza ve onlara daha fazla vakit ayırmanıza yardımcı olacaktır. Acil mi yoksa önemli mi? Ama ne yazık ki, önceliklerinizi belirlerken “acil” ile “önemli” olanları karıştırmak çok kolaydır. Mesela, bu öğleden sonra istenen bir rapor, önümüzdeki 5 yıla yönelik olan ve ay sonu hazır olması gereken bir tahmin bilançosundan daha önemli görünebilir. Ama bu rapor eğer sizin asli hedeflerinize hitap etmiyorsa, geleceğe yönelik bilançodan daha az bir öneme sahip olmalıdır. Bundan dolayı bir başkasından bu raporu yazmasını isteyebilir ya da onu hazırlamak için çok az bir zaman ayırabilirsiniz. Görevleri şekilde görünen bir hat üzerinde tasnif ederseniz, “acil” ve “önemli” arasındaki farkı daha iyi ayırabilirsiniz. http://img403.imageshack.us/img403/8617/acilnemli1.jpg Bir işi önemli yapan nedir? Bir işi, çizelgenin sağına doğru kaydıracak, yani daha önemli hale getiren bir çok faktör gelişebilir. Bunları bilmemiz gerekir. Dışarıda ve sektörde yaşanan gelişmelerin, işiniz açısından önemli olan faktörlere etkisini yakından takip etmeniz gerekir. Her ne kadar zamanınızı ayıracağınız öncelikleri belirlemek sizi ilgilendiren bir iş olsa da, alacağınız kararların diğer insanları da etkileyebileceğini unutmayın. İşyerinizde, önceliklerinizde yapmak istediğiniz değişiklikleri tabi ki patronunuzla konuşmanız gerekir. Bununla birlikte özel yaşantınızda alacağınız kararların, etrafınızdaki insanlara olan etkisini de düşünmeniz gerekir. Bir işi acil yapan nedir? Farzedin ki, masanızın üzerinde bir haftadır bekleyen bir iş var. Bu elinize ilk geçtiğinde “bu şimdilik o kadar önemli değil, biraz bekleyebilir.” diye düşündüğünüz ve diğer önemli işlerinize yöneldiniz. Günler geçtikçe aciliyeti arttı ve yumurta kapıya dayandı. Şimdi bu işin hemen yemekten önce bitirilmesi gerekiyor; bundan dolayı o, şimdi “acil bir öncelik” konumunda. Her ne kadar işin “önem” derecesinde bir artma olmadıysa da, aradan geçen zaman, işi “daha acil” hale getirdi. Ama o kadar. Yoksa “daha önemli” değil. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar Kareleri Kullanma Gördüğünüz gibi zaman yönetimi çizelgesi dört kareden oluşmaktadır.
http://img163.imageshack.us/img163/9...kullanalm1.jpg Önümüzdeki günlerde yapmanız gerekenleri, ayrı bir kâğıda yazarak, şekildeki tabloda görüldüğü gibi bir zaman çizelgesi hazırlayın. Bu işlerin önem ve aciliyet değerlendirmesini yapar yapmaz, söz konusu kareler içindeki tuzaklara düşmemek için planlar yapabilirsiniz. İyi zaman yöneticileri, işyeri için daha önemli olan işleri iyi belirleyerek, daha önemsiz ve aciliyet taşımayan işlere daha az vakit ayıranlardır. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar İKİNCİ BÖLÜM ÖZETİ Bu bölümde, eylemlerimizin hangilerinin, sizi amacınıza ulaştırıp ulaştırmayacağını tartıştık.
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar ÜÇÜNCÜ BÖLÜM: ZAMAN KULLANIMINI PLANLAMA EKİPMAN VE TEKNİKLERİN PLANLANMASI Ajanda, cep bilgisayar ya da günlük tutmayan yöneticiler genellikle işlerinin içinde kaybolup giderler. Bu tür araçların amacı, planlamayı etkin hale getirmektir. Eğer çok uzun vadeli planlarınız ve yapmanız gereken işleriniz de varsa, takvim, ajanda gibi ekstra hatırlatıcılar da kullanabilirsiniz. Bununla beraber, doğum günleri, tebrikler vb. özel günlerde yapmanız gerekenleri unutuyorsanız, alarmlı hatırlatma sistemine sahip databank’lar da kullanabilirsiniz. Bu tür yardımcı öğeler kullanmak iyidir ama tüm planlama işlerini bu araçların insiyatifine bırakmamak gerekir. En nihayetinde bunlar sizin ortağınız değil, yardımcınızdırlar. Bu tür ekipmanlara şunları örnek gösterebiliriz.
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar GÜNLÜKLER VE PLANLAYICILAR Günlükler öncelikli planlama araçlarıdır. Şu amaçlar için kullanılabilir;
Elektronik sistemler Elektronik günlük, dekstop bilgisayarlar için tasarlanmış cihazlardır, bunları kullanarak istediğiniz planlama detayları yaratabilirsiniz. Bununla birlikte değişik bilgiler kaydetmek, hatırlatma mesajları kaydetmek gibi değişik fonksiyonlarından da yararlanmanız mümkün. Elektronik günlüklerin avantajlarını şöyle gösterebiliriz.
Görsel planlayıcılar Üzerlerine önemli işler, toplantılar vb. yazılmış ve ofisin görünen bir yerine adılmış büyük bir karton gibi malzemeler görsel planlayıcı olarak kullanılabilir. Her ne kadar bilgisayarlar ya da elektronik ajandalar, görsel planlayıcıların yaptığı işlevi görse de, kullanımları, görsel malzemelere nazaran biraz daha detaylıdır. Bununla birlikte, elektronik ajandalar kapasite ve imkânları ile görsel planlayıcılardan daha çok iş yapabilir. Birçok planlama ekipmanı alabilir, almadan önce ihtiyaçlarınızı iyi belirleyin. Hatırlatma sistemleri Bazı durumlarda yapmanız gereken işlerinizin ertelenmesi gerekebilir. Bu tür durumlarda, bunları unutmamanız için size hatırlatmada yardım edecek gereçler gerekebilir. En iyi hatırlatma ekipmanı olarak şunları gösterebiliriz:
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar LİSTE SİSTEMİ Planlama sistemleri arasında en yaygın ve kullanışlı olanı şüphesiz ki, “yapılacaklar” listesidir. Bu sistem günlük ve haftalık planlar yapabilmenize imkan tanır. Bu planlar genellikler sabah işe gitmeden ve akşam eve dönmeden önce yapılmalıdır. Listenizi yapar yapmaz şu konularda karar vermeniz gerekir:
Düzen planlaması Listedeki unsurların bazıları kesin bitirme tarihine, bazıları ise geniş bitirme tarihine sahip olabilir. Mesela ekibinizden birinin bugün rutin olanlardan farklı bir iş yapmasını istiyorsanız, onunla sabah mesai başlamadan konuşmanız gerekir. Geniş ve kesin tarihlere sahip olan işleri listenizden çıkarsanız bile geride yine bir takım işler kaldığını görürsünüz. Bu durumda hangi işi daha önce yapacağınızı belirlemek için aciliyet ve önem kriterlerine göre düşünmeniz gerekir. Eğer acil olmadığı halde önemli olan işlere vakit kalacaksa, acil olan işleri ilk planda yapmanız daha faydalıdır. Günün bir kısmını bu tür değerlendirme aktivitesine ayırmanız iyi olur. Sıralama planlaması yaparken kaçınılması gereken iki unsur vardır.
Zaman tahsis etme Yukarıdaki işlerden sonra yapacağımız iş, listemizdeki işlerin her birinin ne kadar süreceğini tahmin edebilmek. Bunu yapmak zor olabilir ama gereklidir. Çünkü birçok yönetici, bu tür tahminlerde bulunmadıkları için, birbirine giren iş trafiğinden dolayı önemli toplantıları kaçırmaktadır. Bunu engellemenin tek yolu, geçmiş deneyimlere dayanarak tahminler yapmaktır. Belki sonunda yanılabilirsiniz ama en azından bir takım verilere ulaşmış olursunuz. Yaptığınız zaman değerlendirmelerinden sonra, tekrar listenizdeki sıralamaya göz atmayı isteyebilirsiniz. Belki de günün sonlarına doğru, listenin en başına koyduğunuz işi yapmak için vakit kaldığını fark edebilirsiniz. Planlamanızı bitirdikten sonra, 8 saatlik bir iş gününde 16 saatlik bir işiniz olduğunu fark edebilirsiniz! Durum böyle olsa bile, en azından şimdi bu kadar çok işi yeni bir düzenleme yapmadan ya da destek almadan bitiremeyeceğinizi biliyorsunuz. Beklenmeyenlerle mücadele Yapmak için planladıklarınızın yolunda gitmediği birçok çalışma günü vardır. Planlarınızı alt üst edecek, aksatacak birçok etken olabilir.
Kazalarla mücadele Eğer ekibinizden biri kaza geçirdiyse, o günkü planlarınızın hepsini ertelemek zorunda kalabilirsiniz. Kazalar maddi ve manevi kayıplara yol açacağı, firma ve çalışanların birtakım zorluklarla karşı karşıya bırakacağı için yakın ilgi gerektirirler. Bundan dolayı şu durumlar göz önüne alınmalıdır:
Tüm bunlara karşın yine de kazalar olabilir. Bu durumda hemen daha önceden hazırladığınız eylem planınızı devreye sokmalısınız. Mesela:
Makine/ekipman arızaları Eğer sık sık ekipmanlarınız bozuluyorsa ve vakit kaybediyorsanız, uzun vadede bunun önüne geçmek için çareler bulmalısınız. Burada da yapmanız gerekenler, kaza durumunda yapılacaklardan farklı değildir. İlk etapta arızaları önlemeye çalışmak, olduğu takdirde hemen karşı eyleme geçmek.
Birisi sizden ekstra bir iş isterse Eğer bu tür durumlarla sık sık karşılaşıyorsanız, yapmanız gereken bu durumların sayısını ve bu tür işlere ayırdığınız zamanı azaltmak. Daha önceden günlük/haftalık çalışma programı hazırlarsanız, muhtemel ne kadar boş vaktiniz olduğunu önceden tahmin edebilir ve programınızın herhangi bir yerinde ortaya çıkacak ekstra bir işin sizi nasıl etkileyebileceğini hesaplayabilirsiniz. Eğer bu tür programlar elinizin altında olursa, size ekstra iş yükleyen kişi ile ortaya çıkabilecek olumsuzlukları konuşmanızda size faydası olacaktır. Eğer ekstra işi yapmaktan kaçınamıyorsanız, bu işi bittikten sonra tekrar kendi planınıza dönebilir ve kalan zamana göre, vakit kaybetmeksizin yeni ayarlamalar yapabilirsiniz. Bu sizi tüm hedeflerinize ulaştırmayabilir ama en azından zamanınızı kontrol ettiğiniz hissini size verecektir. Unutmayın ki yaptığınız işlere sınır koymak ve mantıksız istekleri geri çevirmek en doğal hakkınızdır. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar PROGRAM YAPMA VE HAYATA GEÇİRME Program, uzun ve kısa vadede yapmayı düşündüğünüz işlerin ayrıntılı olarak yer aldığı ve diğer insanları da ilgilendiren bir tür eylem planıdır. Program sayesinde, bir işin nasıl, ne zaman ve kimler tarafından yapılacağını önceden bilebilirsiniz. Unutmayın ki, bu plan dâhilinde bir personelin hastalanması gibi bir takım beklenmeyen olayların yol açabileceği zaman kaymaları her zaman olabilir. Bunlara hazırlıklı olun ve alternatif eylem planı hazırlayın. Kritik tablolar Bu tablo, işlerin bitiş-başlangıç zamanlarını göstermenin yanı sıra, iş sürecindeki kritik dönemeçleri de gösterir ve hani iş başlamadan hangisi bitirilmelidir sorusunun da cevabını verir. Bu kritik dönemlerdeki gecikme bütün projede aksamaya yol açacaktır. http://img190.imageshack.us/img190/4...itiktablo1.jpg |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar PLANI TAKİP ETME Bir iş başlamadan önce sadece plan yapmak yeterli değildir. Planı gözden geçirmek için de zaman ayırmalısınız ki, her şeyin istendiği şekilde gidip gitmediğini anlayabilesiniz. Plan yaptığınız esnada, olan biteni kontrol etmek için kullanabileceğiniz küçük zaman dilimleri de ayırmanız gerekir. Bu kontrollerle sizin öngördüğünüz “iş bitme zamanı” ile gerçek zamanı kıyaslama imkanını da bulursunuz. Eğer planlanan zamanın üzerine çıktıysanız, planınızı şu şekilde yeniden elden geçirebilirsiniz:
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ÖZETİ Bu bölümde zamanınızı daha iyi kullanmaya yönelik planlama teknikleri üzerinde durduk.
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar DÖRDÜNCÜ BÖLÜM : AŞIRI ÇALIŞMA İLE BAŞA ÇIKMA GERÇEKTEN ÇOK MU İŞİNİZ VAR? Bu aşamada bir testimiz mevcut. Testi yaptıktan sonra, çıkan sonuçlar dahilinde notlara devam etmeniz yararlı olacaktır. Alıntı:
Alıntı:
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar AŞIRI ÇALIŞMAYA KARŞI NE YAPILABİLİR. Bazı durumlarda bizlere ekstra sorumluluk ya da heyecan verici bir iş yapma imkanı verildiğinde, gururumuz okşanır ama iş trafiğimiz yoğunlaştığı zaman, yetersiz olduğumuzu düşünerek kendimizi suçlarız. Hâlbuki olay basittir, kapasitemiz üstünde işin altında girmişsinizdir. Bu tür durumlarda, kendimizi kapana sokacak istek ya da görevlerden kaçınmalı ve asıl işimizin kontrolünü elimizde tutmaya devam etmeliyiz. Bu tür durumlarda ne tür işin altına gireceğinizi ve nasıl bir tehlike ile karşı karşıya kalabileceğinizi iyi düşünün! Hislerinizi anlayabilmek, eylem planı hazırlamanıza imkan verir. Hislerinizi belirleyince yapabileceklerinizden bazıları şunlardır:
Haklarınız Bu seçeneklerden birini uygulamaya koymak için öncelikle temel insan haklarına sahip olduğunuza inanmalısınız. Bu haklar yeni bulunan şeyler değildir; hatta ilk bakışta biraz sıradan ve demode bile görünebilir. Ama çoğunuz işe kendimizi o kadar çok kaptırırız ki, sorumluluklarımız kadar haklarımız da olduğunu unuturuz. Yapmaya hazırlandığınız iş üzerine birtakım sınırlamalar koyma aşamasındaysanız, bu temel insan haklarından bazılarını hatırlamanızda fayda var.
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar İŞ YOĞUNLUĞU İLE BAŞA ÇIKABİLMEK Eğer düşüncelerinizi netleştirip, gerçekten çok işiniz olduğuna kanaat getirseydiniz, şimdi işinizin yoğunluğunu azaltmak için harekete geçebilirsiniz. Eğer patronunuzun ya da firmanızın taleplerini daha önceden sorgulamadıysanız. Bunu yapmanız oldukça zor olacaktır. Eğer müzmin bir şekilde aşırı işle boğuşuyorsanız, bu sizde yorgunluk, stres ve verim düşüklüğüne yol açar ve durumu düzeltmek için sizden daha çok çalışmanız istenebilir. Aşırı çalışma durumunuzu müzakere etmek isteyebileceğiniz iki ana durum vardır:
Aşağıdaki maddeler iyi bir müzakere yapmanız için faydalı olabilir.
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar AŞIRI YÜKTEN KURTULMAK İkinci bir seçeneğiniz de elinizdeki işle meşgul olmak ve ekstra işlere hayır diyebilmektir. Ama çoğumuz, “hayır” derken kendimizi suçlu hisseder, yanlış bir iş yapıyor hissine kapılırız. Hayır derken karşımızdaki insanı kıracak ya da kızdıracak bir tutum takınmanın lüzumu yoktur. Bu işi yaparken bile kibar olmalı, yumuşak bir ses tonu ile karşımızdaki insanın ihtiyaçlarını anladığımızı gösterebilecek jest ve mimikler kullanmalıyız. Çoğu insan bir takım düşüncelerden dolayı bu tür istekleri geri çevirmez, “hayır” demekten kaçınır. Siz, eğer varsa, aşağıdaki düşüncelerden hangisine katılıyorsunuz?
Birçok diğer yetenek gibi “hayır” diyebilmek de, zaman ve pratik gerektirir. Ama bu şekilde elde edebileceğiniz avantajların farkına ne kadar çok varırsanız, o kadar çabuk bu yeteneği edinirsiniz. İnsanlar, sizin sadece boş zamanlarınızda ekstra iş yaptığınız bilincine varırsa, sizden yararlanmayı kesecektir. Önemli olan başka bir konu ise, ilk “hayır” cevabından sonra kararınızı değiştirmek için sergilenecek yeni girişimler konusunda yumuşamamak ve kararlılığınızı devam ettirebilmektir. Bunun için, karşı tarafça net biçimde anlaşılana kadar sebeplerinizi yumuşak ve keskin bir dille tekrar edebilirsiniz, kendinizi daha iyi ifade edebilmek açısından faydalıdır. Karşı tarafın isteğini de kendi argümanınız içinde kullanmanız, size sakin, kararlı ve anlayışlı görünmenize imkan veren bir pozisyon sağlayacaktır. Bu arada karşı tarafın argümanlarını kullanırken yeni tartışmalar açmaktan kaçının. Beden dili Şu ana kadar ekstradan bir işi yapmayı reddetmek için kullanmanız gereken sözcükler üzerinde durduk. Ama doğru sözcükler üzerinde durduk. Aynı zamanda sesinizin tonuna ve beden dilinize de dikkat etmelisiniz. Eğer utangaç bir tavırla ya da gülerek “hayır” derseniz, karşınızdaki kişi tam tersi mesaj alır. Aslında hepimiz, her gün kullandığımız için beden dili konusunda uzmanızdır. Burada önemli olan, beden dilini kendi isteklerimiz doğrultusunda bilinçli olarak kullanabilmektir. Mesajınızı doğru bir şekilde vermek için şu konulara dikkat etmeniz gerekir:
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar HİSLERİNİZİ DEĞİŞTİRMEK Aşırı çalışmaya karşı yapılabileceklerden birisi de, hiçbir eyleme girişmeden sadece konu hakkındaki hislerinizi değiştirmek olabilir. Böyle bir yaklaşım tarzını patronunuzu etkilemek için seçmiş olabilirsiniz. Şöyle ki:
Eğer işlerinizin önem sırasını belirleyebiliyor ve bunlarla gerektiği şekilde başa çıkabiliyorsanız, zor durumları başarı ile idare etmekten dolayı gururlanabilirsiniz. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ÖZETİ Bu bölümde size yoğun iş trafiği ile başa çıkabilmenin yollarını göstermeye çalıştık.
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar BEŞİNCİ BÖLÜM: GÖREVLENDİRME Eğer yapılacak çok iş varsa ve bunu yapmak için fazla zamanınız yoksa işlerinizden bir kısmını başkalarına devretmek mantıklı bir yoldu. Birçok yönetici bu konuda başarısızdır. Bundan dolayı rutin işlerin sıkıcı koridorlarında kaybolur ve asıl yapmaları gereken, planlama, proje üretimi, sorunları giderme gibi asli fonksiyonlarını ifa edemez. Bu bölümde, iyi bir yöneticinin en önemli özelliklerinden biri olan iş tahsisini, yani işlerden bir kısmını diğer çalışanlara devretmeyi göreceğiz. NİÇİN? İşlerinizden bir kısmını diğerlerine dağıtmanın avantajlarını şu şekilde özetleyebiliriz:
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar İŞ DEVRETMENİN RİSKLERİNİ AZALTMAK Elimizdeki işleri başkasına bırakmamak için birçok mazeretler bulabiliriz. Peki, siz aşağıda çıkardığınız mazeretlerden hangisini sık sık kullanıyorsunuz?
Şu anki tutumunuz: İşlerimi devretmek için vakit bulamıyorum. Olması gereken tutumunuz: Bu iş için zaman ayırmalıyım. Geleceğe yönelik iyi bir yatırım olabilir. Şu anki tutumunuz: Bu işi herkesten daha iyi yapabilirim. Olması gereken tutumunuz: Bütün işleri benim yapmam gerekmiyor. Ekinimdeki insanların gelişmesi de sorumluluklarım arasında. Şu anki tutumunuz: Eğer bir işi sevdiysem, onu hep kendim yapmak isterim. Olması gereken tutumunuz: Eğer bu işi sevdiysem onu diğerlerine daha iyi anlatırım ve işi yapmalarını teşvik edebilirim. Şu anki tutumunuz: Eğer işlerimi sık sık devredersem, kendim iş ortamından koparım. Olması gereken tutumunuz: Zaten şu anda önemli işlerin hepsi ile ilgilenme lüksüne sahip değilimdir. Şu anki tutumunuz: Bu işi kimsenin benden daha iyi yapabileceğine güvenmiyorum. Olması gereken tutumunuz: Şu gerçeği kabul etmeliyim. Diğerleri işi benim kadar çok iyi yapamasa da, yine de yeteri kadar iyi yapabilirler. Uygun görevlendirme Uygun bir iş dağılımı gerçekleştirmek için ilk planda hangi işlerin uygun olmadığını netleştirmeniz gerekir. Açık söylemek gerekirse, her ne kadar kişiler kendilerine imkan verildiğinde zor işleri yapmak için şanslarını denese de, normal olarak onların kapasite ve becerilerini aşabilen görevler olacaktır. Önemli olan işlerin dağıtımı sonucu başarısızlık olabileceğini gözden kaçırmamanızda fayda vardır. Öte yandan, şirkete haiz bilgileri ya da bazı gizli unsurları taşıyan işlerin devredilmemesi gereği, iş dünyasının kurallarından biridir. Diğer bir husus da size devredilen bir işi, sizin bir başkasına devretmemeniz gerçeğidir. Zira, size devreden kişi sizin yetenek ve kapasitenize güvendiği için yapmış ve iş üzerindeki kontrolünü size devretmiştir. Tabi ki eğer gerçekten devretmeniz gerekiyorsa de, işi, çok yakın tanıdığınız ve kendisinden emin olduğunuz birisine devredebilirsiniz. Her ne kadar önemli, gizli ve karışık görevleri ayıklasanız bile, geride birkaç ihtimal daha kalabilir. Bunlar;
Eleman seçimi Verilecek işin belirlenmesinden sonraki aşama, bu işi yapabilecek özelliklere sahip elemanı belirlemektir. Eğer bu özellikleri taşıyan bir eleman yoksa “birisi bu konuda eğitilebilir mi?” sorusunun cevabını aramak gerekir. Bütün bunları yaparken gerçekten işi yapabilecek özelliklere sahip elemanları de elememeye dikkat edin. Başlangıçta işin yapılması için yanlış kişiyi seçmiş olabilirsiniz, ama o kişi, verdiğiniz işi kendi yeteneklerini geliştirmek için bir avantaja dönüştürebilirse, uzun vadede yine siz kazançlı çıkmış olursunuz. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar NASIL GÖREV VERİLİR? Etkili bir görevlendirme için siz yöneticilerin dört unsuru göz önüne almasını tavsiye ediyoruz:
Süreci takip etmek Şimdi yapılan işi izlemek için kullanabileceğiniz bir takım tekniklere bakalım:
Yapılan işin sonuçlarını değerlendirmek Değerlendirme sizi, daha iyi bir yönetici yapacak ve elde ettiğiniz bilgileri gelecekteki benzer durumlar için kullanabileceksiniz. Verdiğiniz işin asıl sorumlusu halen siz olduğunuz için, istediklerinizin yerine getirilip getirilmediğini ortaya çıkarmak durumundasınız. Bu durumlar, işin doğasını da göz önüne alaraktan, şu soruların cevabını bulmanız gerekir:
Eğer performansta birtakım eksiklikler baş gösterdiyse, şu soruları kendinize sormanın sırasıdır:
Şimdi daha önceki bölümde belirlediğimiz görevi nasıl vereceğinizi planlayın. 1. Bu görevin hedefleri nelerdir? (buraya cevabınızı yazınız.) 2. Seçtiğiniz kişiyi, işi sahiplenme yönünden nasıl teşvik edeceksiniz? (buraya cevabınızı yazınız.) 3. Ne tür bilgiye ihtiyaç olabilir? (buraya cevabınızı yazınız.) 4. Ne tür bir desteğe ihtiyaç olabilir? (buraya cevabınızı yazınız.) 5. İşin bitimi için koyacağınız son süre nedir? (buraya cevabınızı yazınız.) 6. İşin yapılış sürecini nasıl gözlemleyeceksiniz? (buraya cevabınızı yazınız.) 7. İşin değerlendirmesini yaparken ne tür sorular sormanız gerekecek? (buraya cevabınızı yazınız.) |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar GERİ BİLGİLENDİRME Geri bildirimin elemanlar açısından avantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz:
Bazı yöneticiler, eleştirmeyi etkili geri bilgilendirmeye nazaran daha kolay bulurlar. Şimdi iyi bir geri bilgilendirme süreci ile eleştiri arasındaki farklara bir göz atalım. http://img688.imageshack.us/img688/4...irmeeletir.jpg Yapıcı geri bilgilendirme Eleştiriden kaçınmak için, geri bilgilendirmenin iyi ve kötü taraflarının bir bileşimi olan yapıcı geri bilgilendirme yöntemini kullanmak bize çok şeyler kazandıracaktır. Yapıcı geri bilgilendirme, değer yargıları ve kişisel yorumların dışında bir süreçtir. Siz şahsi bir görüş öne süreceğiniz için, karşınızdaki kişi onu kabul ya da reddetme hakkına sahiptir. Elemanlarınızdan birine verdiğiniz görev ile ilgili geri bilgilendirme yaparken bir takım hususlara dikkat etmeniz gerekir.
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar BEŞİNCİ BÖLÜMÜN ÖZETİ Bu bölümde, daha önemli işlerinize vakit ayırabilmek için kullanabileceğiniz görevlendirme yöntemlerine, yani işinizin bir kısmını başkalarına devretmeye yönelik çalışmalara yer vermeye çalıştık.
-Görevleri sahiplenmek için onu teşvik etmek, -İhtiyaç duyulabilecek bilgi ve yardım konusunda mutabakata varmak, -İşin yapılmasını nasıl gözlemleyeceğiniz ve sonuçları nasıl değerlendireceğiniz konusunda bir karar vermek.
-tarafsız -olumlu -kesin -ve zamanında olmalı. Bununla beraber siz de; -düşüncelerinize sahip çıkmalı ve -karşınızdaki kişiye bir seçenek bırakmalısınız. Son bölümü ise faydalı olabileceğine inandığımız diğer zaman yönetimi tekniklerine ayırdık. Şimdi onlara bir göz atalım. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar ALTINCI BÖLÜM: ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN BAZI TEKNİKLER Şimdi hep birlikte, sizin hayat tarzınıza ve iş ortamınıza uygun çözümler arayacağız. Hepimizin zaman yönetimi konusunda bazı sorunları vardır. Ve bunlar, yapılan işe, yerine ve kişiye göre değişiklik gösterir. Bir kişi için geçerli olan çözüm yöntemi diğer bir kişi için uygun olmayabilir. Bundan dolayı, zaman kullanımı konusundaki sorunlarımız için kendimize ve ortamımıza uygun çözümler üretmek elzemdir. Şimdi bunlardan bazılarını hep birlikte inceleyelim:
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar TOPLANTILARI DAHA ETKİLİ HALE GETİRMEK Her ne kadar çalışanların bilgilendirilmesi ve işlerin yürümesi açısından faydalı olsa da, toplantılar, zaman kavramının iş dünyasındaki bir numaralı düşmanıdır. Dikkat edilmediği zaman, toplantıların akışı kontrolden çıkar, uzadıkça uzar, ana konudan uzaklaşır, kişilerin ilgisi azalır ve en önemlisi vaktiniz heba olur. Şimdi toplantılarınız ile ilgili şu sorulara bir göz atın:
Şimdi sunacağımız kriterlerle, sıkıcı, vakit kaybettirici toplantılarınızı daha eğlenceli ve verimli hale getirebilirsiniz.
Amacın belirlenmesi Katıldığınız ya da organize ettiğiniz bir toplantının etkisini artırmak için, toplantının asıl amacının iyi belirlenmesi gerekir. Eğer ortada elle tutulur bir sebep yoksa hiç yapılmaması daha iyidir. Bir toplantı düzenlenmeden önce, katılımcıların bir hedef ortaya koymaları gerekir. Zira toplantılar birçok kişini bilgi ve tecrübesinin bir araya koyulduğu ortamlardır. Ya katılımcılardan bilgi alınır ya da onlar bilgilendirilir. Bir toplantı, bir konuda karar almak, bir sorunu çözmek, bir ihtilafı sonuçlandırmak ya da bir işin gelişimini değerlendirmek için düzenlenebilir. İyi bir toplantı aynı zamanda elemanlar arasındaki samimiyeti ve bilgi alışverişini arttırabilir. |
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar BELGE TRAFİĞİ İLE DAHA ETKİLİ BAŞEDEBİLMEK Size gönderilen belgelerle gerektiği gibi ilgilenecek bir sistem kurmazsanız, “müşteri kaybetme, tüketicilerin öfkelenmesi, önemli bilgilerden mahrum kalma, sektördeki son gelişmelerden haberdar olamama” gibi birçok tehlike sizi bekliyor demektir. Bak geç yaklaşımı Elimize geçen belgelerin çok az bir kısmı doğrudan bizim hedeflerimizle ilgilidir. Bundan dolayı ilk yapmamız gereken bunları çeşitli sınıflara ayırmak ve ona göre ilgilenmektir. Belgeler şu özelliklere göre sınıflandırılabilir:
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar OKUNMASI DAHA KOLAY VE SEVİMLİ BELGELER HAZIRLAMAK Daha kolay ve anlaşılabilir belgeler kaleme alırsanız, diğerlerinin de zamanı israf etmesini önlemiş olursunuz. Bu uygulamanın sizin açınızdan iki faydası olacaktır.
Okunmak için yazın Muhatabınızın çok eğitimli bir uzman ya da sıradan bir temizlik işçisi olması önemli değildir. Zira herkes kısa bir sürede ve kolayca okuyabileceği belgeleri tercih eder. Çoğumuza okullarda, yazışmalarda doğrudan bir dil kullanmanın, muhatabımıza karşı bir saygısızlık, olacağı ve uzun ve karışık cümlelerin ciddiyet ve saygı uyandıracağı söylenmiştir. Ama tam aksine, eğer doğrudan karşınızdaki kişi ile konuşuyormuş hissi uyandıran bir yazma stili geliştirirseniz, size kulak verenlerin sayısının arttığını görebilirsiniz.
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar sırada DAHA ETKİLİ OKUMAK başlığı altında Okuma Hızı Testimiz ve Okuma Hızı geliştirmeye yönelik tenikler var. Alıntı:
|
Cevap: Jane SMITH - daha iyi nasıl.... ZAMAN YÖNETİMİ kitabından alıntılar ERTELEMEDEN KAÇINMAK Zamanınızı planlarken, bazı şeyleri ertelemek zorunda kalmanız normaldir. Burada önemli olan neyin ertelenmesi konusunda aktif bir karar verebilmektir. Sadece üstü körü birtakım şeylerin sonraya bırakılması, endişe doğurabilir. Ertelemeleri azaltmak için öncelikle ertelediğimiz işlerin türünü ve erteleme sebeplerinizi belirlemeniz gerekir. Bunları ortaya çıkarmakla aslında kendiniz hakkında bir takım gerçekleri de çıkarmış olabilirsiniz. Mesela bazı işlere karşı olan yaklaşımınızı, korku ve çekincelerinizi keşfedebilirsiniz. Bunları belirlemek, onları ortadan kaldırmanın yarısıdır zaten. Baskı altında çalışmanız durumunda:
Sebep ve mazeretler Çoğu insan vakit ayırıp üzerinde kafa yormadıkça, işleri ne kadar çok ertelediğinin farkına varamaz. Şimdi bu kısmı netleştirmek için birkaç soruya cevap verelim: 1. Ne tür işleri erteliyorsunuz? (buraya cevabınızı yazınız) 2. Niçin erteliyorsunuz? (buraya cevabınızı yazınız) 3. bu ertelemenin sonuçları ne oluyor? (buraya cevabınızı yazınız) Şimdi kişilerin bir kısım işleri ertelemek için kullandıkları bahanelere bir bakalım. Bunlardan sizin de öne sürdükleriniz varsa onları belirlemeye çalışın.
Tutum ve teknikler Ertelemenin önüne geçmek için yapacağınız öncelikli iş, bir takım işlere karşı olan yaklaşım tarzınızı değiştirmek olabilir. Mesela;
|
| WEZ Format +3. Şuan Saat: 10:39 AM. |
Powered by vBulletin® Version 3.8.8
Copyright ©2000 - 2025, Jelsoft Enterprises Ltd.