[vittoria è nostra]

TOPLANTILARI DAHA ETKİLİ HALE GETİRMEK

Her ne kadar çalışanların bilgilendirilmesi ve işlerin yürümesi açısından faydalı olsa da, toplantılar, zaman kavramının iş dünyasındaki bir numaralı düşmanıdır. Dikkat edilmediği zaman, toplantıların akışı kontrolden çıkar, uzadıkça uzar, ana konudan uzaklaşır, kişilerin ilgisi azalır ve en önemlisi vaktiniz heba olur.

Şimdi toplantılarınız ile ilgili şu sorulara bir göz atın:

• Zamanında başlayıp bitiyorlar mı?
• Kesin bir hedefleri var mı?
• Gündemini koruyabiliyor mu?
• Herkes için önemli olan noktalara temas ediyorlar mı?
• Toplantı sonunda herkes sonuçtan tatmin oluyor mu?

Eğer yukarıdaki sorulardan üçten azına “hayır” dediyseniz, toplantılarınızı daha etkili hale getirmek için çözüm yolları düşünmenizin zamanı geldi demektir.

Şimdi sunacağımız kriterlerle, sıkıcı, vakit kaybettirici toplantılarınızı daha eğlenceli ve verimli hale getirebilirsiniz.

1. Önceden çok iyi planlanmalı ve hazırlanmalı.
2. Tüm katılımcılar, toplantının amaçlarından haberdar olmalı.
3. Yeterli zaman ayrılmış olmalı.
4. Katılımcılar iletişime teşvik edilmeli.
5. Toplantılar iyi yönetilmeli.
6. Katılımcılar, toplantı sonunda bir değerlendirme yapmalı.

Amacın belirlenmesi

Katıldığınız ya da organize ettiğiniz bir toplantının etkisini artırmak için, toplantının asıl amacının iyi belirlenmesi gerekir. Eğer ortada elle tutulur bir sebep yoksa hiç yapılmaması daha iyidir.

Bir toplantı düzenlenmeden önce, katılımcıların bir hedef ortaya koymaları gerekir. Zira toplantılar birçok kişini bilgi ve tecrübesinin bir araya koyulduğu ortamlardır. Ya katılımcılardan bilgi alınır ya da onlar bilgilendirilir. Bir toplantı, bir konuda karar almak, bir sorunu çözmek, bir ihtilafı sonuçlandırmak ya da bir işin gelişimini değerlendirmek için düzenlenebilir. İyi bir toplantı aynı zamanda elemanlar arasındaki samimiyeti ve bilgi alışverişini arttırabilir.