Takım İçi İletişim

[hayatimdegisti]

Takım olmak insanları tek tek “ben” olmaktansa “biz” olmaya yönelten yaratıcı yeteneklerin ve fikirlerin birleşmesine ve çoğalmasına olanak tanıyan, atılan adımlara biz olmanın güvenini veren bir tutumdur. Bazı ekipler büyük bir uyum içinde takım kimyasına sahipken bazıları da bir türlü bu sihri yakalayamamaktadır. Yöneticilerin, orkestra şeflerinin, generallerin, takım çalıştırıcılarının, müdürlerin genelde üzerine odaklandıkları soru “ Bu özel kimyayı nasıl yakalayabiliriz?” olmuştur. Takım olmak aslında bir yetenektir nitelikli çalışanlar ve başarılı bir liderden oluşan ekip, tarifi güç o ahengi yakalayamadığı sürece gerçek bir takım olamaz. Bu birliği sağlama sürecinde de sağlıklı iletişimin yadsınamaz bir önemi vardır. Takımın üyeleri, iş için gerekli fonksiyonları gerçekleştirecek çeşitli roller üstlenirler. Örneğin: Takım tarafından düzenlenen planı, pratik olarak uygulanır hale getiren takımın aktivitelerinin organizasyonunu, koordinasyonunu ve kontrolünü yapan takımın dış kaynaklarından fikirleri ve gerekli bilgileri derleyen fikir ve stratejileri amaçlara ulaştıracak şekilde düzene sokan ve analiz eden ekip üyeleri vardır. Farklı rollere sahip takım çalışanları aslında aynı amaca yönelmişlerdir. Dolayısıyla aralarında bir uyum olması gerekir. Sağlıklı iletişimin önemi, bu aşamada belirginleşir. İdeal bir takım, her üyenin kattığı yetenek ve bilgi açısından çeşitlilik göstermelidir. Her şeyden önce takım lideriyle üyeleri arasında çift taraflı ve kuvvetli bir bilgi akışı olması gerekir. Başarılı bir lider, düzenli olarak takım toplantıları düzenler ve fikir birliği sağlayana kadar takımın tüm üyelerini tartışmaya davet eder. Çatışmaları konuşmalarıyla yönlendirip hızlı bir şekilde çözüme ulaştırır. İletişim sorunları takım içindeki statü farklılıklarından da kaynaklanabilir. Sadece komut vererek organizasyondaki diğer üyelerin fikirlerini almaktansa tek yönlü iletişimi tercih eden liderler, ekip ruhunu oluşturmak yerine çalışanların şevkini de kırarlar. Ekip içi iletişiminde, dışadönük insanların daha başarılı olduğu ancak çekingen yapılı takım üyelerinin iletişim sorunları yaratabileceği gözlemlenmiştir. Ancak bir ekipte çok fazla dışa dönük ve konuşma canlısı insanın olması karışıklığa da neden olabilir. Kendi fikirlerini ifade etmek için birbirlerinin sözünü kesebilirler ki bu da iletişimde sorun yaratır. Pratik, detaycı ve gerçekçi insanlar kolay organize olup fikirlerini rahat olarak açıklayabilirler. Yaratıcı, yenilikçi, hipotetik insanlarsa karmaşık fikirlere sahiptir ve yaratıcı düşüncelerini konuşmaya dökmekte zorlanabilirler. Akılcı ve kusursuz olmaya çalışan takım üyeleri doğru bildiklerini hemen kelimelere dökerler ve çabuk hüküm verirler. Sübjektif, oldukça duygusal insanlarsa karşısındakinin duygularını incitmemek için bazen söylemeleri gereken sözleri doğru aktaramayabilirler. Tüm bu kişilik farklılıkları da gözetildiğinde, takım içinden etkin iletişimi sağlamak için, bazı dinleme ve kendini doğru ifade etme teknikleri önerilmektedir. Organizasyon içindeyken kurulan cümlelere dikkat etmek gerekir. Negatif anlam içeren cümleler, takım içinde olumsuz bir hava yaratabilir.” bu kez nerde yanlış yaptık?…bu kimin hatası?… asla dinlemeyecekler… yine ne yaptıklarını gördün mü?… gibi cümleler kurmaktan kaçınılmalıdır. Sağlıklı iletişimin yolu dinlemekten, etkili konuşmaktan, fiziksel olarak doğru mesajları vermekten geçer. Dinlemek duymaktan daha hassas bir eylemdir. Karşımızdakinin verdiği sözlü ya da sözsüz mesajlar bittiğinde dahi devam eder. İfade sırasında kullanılan mimikler, vurgular, hareketler de mesajla bir bütündür. Dinlerken aslında hem ne söylendiğini hem de ne denmek istendiğini algılarız. Etkin bir dinleme gerçekleşmesi için tam da bu aşamada dikkat edilmesi gerekenler noktalar şunlardır

—Dikkati konuşma yapan kişinin sözlü olduğu kadar beden diliyle de verdiği mesajlara yoğunlaştırmak.
—O an çevredeki dikkat dağıtıcı unsurları engellemek( örneğin açık olan radyonun sesini kısmak)
—Konuşmacının nereye varmak istediğine değil, o an ne söylediğine odaklanmak.
—Konuşma tamamlanmadan kesmemek ve ne söyleyeceğini tahmin etmeye çalışmamak
—Konuşmacının mesajına verdiği manayı onun gözünden görmeye çalışmak
—Eğer gerekliyse konuya açıklık getirmek için, sorulan sorularla detaya girilmesini sağlamak Hatırlamak, dinlemenin en önemli aşamalarındandır. Sonradan hatırladıklarımız, aslında o an söylenenler değil de, bizim önceden konuşmaya verdiğimiz anlamlardır. Kısaca bize anlam ifade eden kısımları hatırlarız. Bundan dolayı yapılması gereken
—Konuşmanın ana temasını göz önüne getirmek,
—Daha sonra hatırlamanın kolay olması için mesajı hatırlamaya kolay hale getirecek formda kısaltmak ancak önemli detayları es geçmemek.

Empati kurma ve objektif dinleme: Empati kurmak, karşımızdakinin söylediklerini aslında ne demek istediğine ve söylerkenki hislerine odaklanarak dinlemeyle gerçekleşir. Etkin bir dinleme yöntemidir. Ancak empati bizi her zaman çözüme ulaştırmayabilir. Kimi zaman da duyguların ötesinde bazı gerçeklikleri göz ardı etmemek ve daha objektif yaklaşmak gerekir. Objektiflik bize, parlak bir fikri olduğunu öne süren takım arkadaşımızı dinleyip anlamaya çalışırken, aslında fikrin hiç de gerçekçi olmadığını fark ettirebilir. Dinlemek kadar kendini düzgün ifade etmek de gerekir. Konuşurken ekip arkadaşımıza yabancı olan terimler kullanmak politik görüş, yetişme tarzı, kültür ve yaş farklılıklarını vurgulamak yanlış olacaktır. Örneğin, Yaşlı olduğu için ekip arkadaşımıza gereksiz hatırlatmalarda bulunmak ve daha yavaş konuşmaya çalışmak, ona kendini yetersiz hissettirmemize ve verimliliğinin düşmesine neden olur. Görev dışında da olsa politik görüşlerimizi, farklı yaşam felsefelerimizi vurgulamak önyargılara neden olacaktır. Beden diliyle verilen mesajlar, jest ve mimikler, konuşmaları destekler nitelikte olmalıdır. Konuşurken gözlerimizi kaçırmamaya, çok fazla dokunarak konuşmamaya, güler yüzlü bir tavır takınmaya dikkat etmeliyiz.


Referanslar - Joseph A. Devito,Building Interpersonal Communication Skills, Allyn and Bacon,2005 -Coulson-Thomas,“The responsive organisation: re-engineering new patterns of work”, Management Services, 1996 -Listening with Spirit and the Art of Team Dialogue ,Larry Levine Key Partners, West Medford, Massachusetts, USA -The effect of personality type on team performance ,John H. Bradley and Frederic J. Hebert East Carolina University, Greenville, USA -Putnam, L., “Preference for procedural order in task-oriented small groups”, Communication Monographs, 1979