[vittoria è nostra]

Hedefleri Belirlemek

Şimdi önümüzdeki yıl, sonraki 5 ve gelecek 10 yıl içerisinde olmanız gereken yerleri düşünebilirsiniz. Bunun için özel ve mesleki kariyerinizi yansıtan iki liste yapabilirsiniz ama bu iki listenin içeriğinin birbiri ile uyuşabilir olmasına dikkat edin. Örneğin çok para kazanma isteği ile ailenize daha çok vakit ayırma isteği birbiri ile çakışacaktır.

Amaçlarınızı bu aşamada istediğiniz kadar genelleştirebilir ya da özelleştirebilirsiniz. Örneğin:

• Çok para kazanmak istiyorum. (Genel)
• Peyzaj mimarı olmak istiyorum. (Özel)
• İyi bir aile ve iyi arkadaşlara sahip olmak benim için çok önemlidir. (Genel)
• Bir arkadaşımla üç haftalığına Amerika’ya gitmek istiyorum. (Özel)

İsteklerinizin birbiri ile uyum içerisinde ve realistik olup olmadığını kontrol etmek hayati önem taşır. Çünkü en son yapmak isteyeceğiniz şey kendi moralinizi bozmaktır. Bununla birlikte tüm isteklerinizin kendi kontrolünüzde olması gerekir.

Sonuç olarak hedef listenize son bir kez göz atın ve bir öncelik sırası belirleyin. Bu hedeflerden hiçbirine şansınız ile ulaşamazsınız. Planlama, disiplin ve fedakârlık gerektirir. Bu aşamada önemli kararlar vermeli ve sizin için daha önemli olanlar için az öneme sahip olanlardan vazgeçmelisiniz.

Hedeflerinizi netleştirmek, iyi zaman planlamasına giden yolda önemli bir aşamadır. Eğer hedeflerinize iyi ve ciddi bir şekilde odaklanırsanız, bir müddet sonra olayların kendiliğinden düzene girdiğini görmeye başlayacaksınız. “Gerçekten benim için önemli olan nedir?” sorusunu cevaplayarak, motivasyonunuzu, kaynaklarınızı ve vaktinizi, hedeflerinize ulaşmak için devreye sokmuş olursunuz.

[vittoria è nostra]

Eyleme Geçmek

Sadece nerede olmak istediğinizi belirlemekle yetinmeyin, gereken planları yaparak eyleme geçin. Bunu belirlediğiniz hedefleri gerçekleştirmek için neler yapacağınızı ortaya çıkararak yapabilirsiniz. Eğer çok para kazanmak istiyorsanız bunu nasıl gerçekleştireceksiniz. Bir iş kurarak mı? Hisse senedi ya da tahvil alarak mı? Yeni yetenekler geliştirerek mi? Sosyal aktivitelere katılarak yeni bir çevre mi edineceksiniz? Ya da bu hedeflerinize ulaşmak için bir dizi değişik eyleme mi başvuracaksınız?

Zamanınızı orta ve uzun vadede daha iyi değerlendirmek için, belirlediğiniz hedefler için her aşamada yapmanız gerekenleri, ne zaman uygulamaya koyacağınız üzerinde düşünmek faydalıdır. Zamanınızı bu belirlediğiniz aşamalar arasında etkili ve uygun bir şekilde paylaştırdığınızdan emin olun hatta her kısmının tamamlanması için kendinize zaman sınırlaması koyun.

[vittoria è nostra]

GÖREVLERİ HEDEFLERE DÖNÜŞTÜRMEK

Eğer ilk etapta amaçları belirlemek sizin için zorsa sorunla mücadeleye sondan da başlayabilirsiniz. Yaptıklarınıza bakın ve bunlardan hangilerinin sizin özel ve mesleki hayatınızda istediğiniz hedeflere ulaşmanızda yardımcı olabileceğini belirleyin.

Öncelikle işte zamanınızı alan görev ve sorumluluklarınızın bir listesini yapın. Bunlar içinde, şirket bütçesini hazırlamak ya da gelen telefonlara bakmak gibi işlerinizi yazabilirsiniz. Bunlar içerisinde asli görevlerinize en çok hizmet eden unsurları belirleyin. Eğer işyerinizdeki görev ve sorumluluklarınızın çerçevesi belli değilse, şimdi patronlarınız ya da üstleriniz ile konuşup bunları netleştirmenin zamanıdır.

Bundan sonra, işinizin asli hedeflerini netleştirip, bunları gerçekleştirmek için yapacaklarınızı bir liste haline getirebilirsiniz. Örneğin;
*İş kaynaklarının etkili bir şekilde organize edilmesi:

• Finans ayarlanması
• Personel istihdamı
• Ekipman alımı
• Görev dağılımı
• Yeni iş prosedürlerinin tanıtımı
• Vb.

*İşin gelecekteki gelişmesini planlamak:

• Sektörde yaşanan gelişmeleri düzenli olarak tutmak.
• Değişen müşteri istek ve eğilimlerini ortaya çıkarmak.
• Etkinliği arttırıp zaman israfını azaltmanın yollarını araştırmak.
• Eldeki mallara yeni müşteriler ve pazarlar bulmak.
• Vb.

Son olarak hedefinize ulaşmak için yapmanız gereken işlerden sizi alıkoyan faktörler olup olmadığını ve bunları en aza indirmenin yolları konusunda fikir jimnastiği yapabilir ve vaktinizin çoğunu direkt hedeflerinize yönelik olarak harcayıp harcamadığınızı düşünebilirsiniz.

Aynı metodu, iş dışı aktivitelerinize uygularsanız, oldukça rahatlatıcı sonuçlar almanız kaçınılmazdır.

[vittoria è nostra]

KENDİNİZE ZAMAN AYIRMAK

Eğlence dinlenme vaktinden kısıtlama yaparak zaman kazanmak, kendini yorgun hissedene kadar mola vermemek yanlış bir politikadır. Değişik işler yaparak ya da eğlenerek insanın kendine zaman ayırması, hedefinize giden yolu kısaltacak ve veriminizi arttıracaktır.

Bazı zamanlarda işin iyi bir şekilde gitmesi, ondan zevk almanız, biraz daha çalışmanız için zorlayabilir ama bu tür durumlarda bile ara verip dinlenmek, uzun zamanda sizin için daha faydalı olacaktır. Eğer belirli zaman dilimlerinde mola vermeyi ve dinlenmeyi kendinize prensip olarak edinirseniz, beden kendini toplar, zihin keskinleşir ve monotonluktan kurtulmuş olursunuz.

“Vakit bulursam tatil yapacağım” gibi saplantılarınız olmasın. Tatil ve dinlenme aktivitelerini de en az işiniz kadar ciddiye alın ve yaptığınız programlar da onlara düzenli olarak yer ayırın.

Sadece uzun dönemli tatilleri değil, günlük stresinizi azaltan ve gücünüzü toplamanıza imkan veren kısa süreli molaları da günlük/haftalık programınıza dahil edin. Bu arada dinlenme için ayrılan zamanın uzunluğu değil, kalitesi ön planda olmalıdır. Birkaç saatlik ara vermek gerekmez, kısa aralıklarla biraz kafa dinlemeniz yeterli olabilir.

Zamanınızı kullanma biçiminiz, ona ne kadar değer verdiğinizin göstergesidir. Burada önemli olan, dinlenme vaktinde, günün diğer kısmından farklı şeyler yapmaktır. Eğer bütün gün ayakta ve insanlarla konuşarak çalışıyorsanız, molada bir yere uzanıp sakince dinlenmek faydalıdır. Eğer bütün gün ofiste oturarak çalışıyorsanız, açık havada yürüyüş yapmak daha iyidir.

[vittoria è nostra]

ACİLİYET DÜŞMANINI MAĞLUP ETMEK

Daha az önemli ama aciliyet gerektiren işleri yapmaktan asıl önemli olan işi yapmaya fırsat bulamamış ve önemli olanı yarına bırakmak zorunda kalmış olabilirsiniz.

Bu bölümde görecekleriniz, asıl önemli işlerinizi tanımanıza ve onlara daha fazla vakit ayırmanıza yardımcı olacaktır.

Acil mi yoksa önemli mi?

Ama ne yazık ki, önceliklerinizi belirlerken “acil” ile “önemli” olanları karıştırmak çok kolaydır. Mesela, bu öğleden sonra istenen bir rapor, önümüzdeki 5 yıla yönelik olan ve ay sonu hazır olması gereken bir tahmin bilançosundan daha önemli görünebilir. Ama bu rapor eğer sizin asli hedeflerinize hitap etmiyorsa, geleceğe yönelik bilançodan daha az bir öneme sahip olmalıdır. Bundan dolayı bir başkasından bu raporu yazmasını isteyebilir ya da onu hazırlamak için çok az bir zaman ayırabilirsiniz.

Görevleri şekilde görünen bir hat üzerinde tasnif ederseniz, “acil” ve “önemli” arasındaki farkı daha iyi ayırabilirsiniz.






Bir işi önemli yapan nedir?

Bir işi, çizelgenin sağına doğru kaydıracak, yani daha önemli hale getiren bir çok faktör gelişebilir. Bunları bilmemiz gerekir. Dışarıda ve sektörde yaşanan gelişmelerin, işiniz açısından önemli olan faktörlere etkisini yakından takip etmeniz gerekir.

Her ne kadar zamanınızı ayıracağınız öncelikleri belirlemek sizi ilgilendiren bir iş olsa da, alacağınız kararların diğer insanları da etkileyebileceğini unutmayın. İşyerinizde, önceliklerinizde yapmak istediğiniz değişiklikleri tabi ki patronunuzla konuşmanız gerekir. Bununla birlikte özel yaşantınızda alacağınız kararların, etrafınızdaki insanlara olan etkisini de düşünmeniz gerekir.

Bir işi acil yapan nedir?

Farzedin ki, masanızın üzerinde bir haftadır bekleyen bir iş var. Bu elinize ilk geçtiğinde “bu şimdilik o kadar önemli değil, biraz bekleyebilir.” diye düşündüğünüz ve diğer önemli işlerinize yöneldiniz. Günler geçtikçe aciliyeti arttı ve yumurta kapıya dayandı. Şimdi bu işin hemen yemekten önce bitirilmesi gerekiyor; bundan dolayı o, şimdi “acil bir öncelik” konumunda. Her ne kadar işin “önem” derecesinde bir artma olmadıysa da, aradan geçen zaman, işi “daha acil” hale getirdi. Ama o kadar. Yoksa “daha önemli” değil.

[vittoria è nostra]

Kareleri Kullanma

Gördüğünüz gibi zaman yönetimi çizelgesi dört kareden oluşmaktadır.

• Üst sol kare: bu kısım görece daha az önemli ama acil yapılması gereken işleri gösterir. Bu işler, kişiyi sıkıştırdığı için çabuk bitirilmesi gerektiği yönünde bir eğilim vardır ama asıl sorun onlar üzerinde çok vakit harcanmasıdır. İdeal olarak, bu alandaki işlerle mümkün olduğu kadar çabuk ilgilenmektir.
• Alt sol kare: Ne önemli ne de acil işleri ihtiva eder. Buradaki tehlike, bu işlerin kolay olmasından ya da uğraşmaktan zevk aldığınız için, onlar için çok vakit harcamanızdır. Çözüm, bu işler biraz aciliyet kazanana kadar, daha önemli işlerle ilgilenmenizdir. Bu kısma mümkün olduğu kadar az zaman ayırmalısınız.
• Üst sağ kare: Hem önemli hem de acil işleri ihtiva eder. Buradaki tehlike, bu tür işlere gerektiği dikkat ve önem verilmediği için son dakikaya bırakılmalarıdır. Eğer bu gruptaki işlere daha fazla vakit ayırmak istiyorsanız, sıradan işleri başkalarına tevdi edin.
• Alt sağ kare: Önemli ama acil olmayan işleri ihtiva eder. Genellikle ilerdeki bir tarihe kadar bitirilmeleri gerekir. Buradaki tehlike, acil olmadıkları için sık sık ertelenmeleri ya da hiç yapılmamalarıdır. Eğer bu tür işlerin bir son mühleti varsa, sağ üst kareye girene kadar, daha acil bir vaziyet alacaklardır. Bu tür durumlarda, söz konusu işlerin yapılması için kriz yönetimini uygulamanız gerekecektir.
  

Önümüzdeki günlerde yapmanız gerekenleri, ayrı bir kâğıda yazarak, şekildeki tabloda görüldüğü gibi bir zaman çizelgesi hazırlayın. Bu işlerin önem ve aciliyet değerlendirmesini yapar yapmaz, söz konusu kareler içindeki tuzaklara düşmemek için planlar yapabilirsiniz.

İyi zaman yöneticileri, işyeri için daha önemli olan işleri iyi belirleyerek, daha önemsiz ve aciliyet taşımayan işlere daha az vakit ayıranlardır.

[vittoria è nostra]

İKİNCİ BÖLÜM ÖZETİ

Bu bölümde, eylemlerimizin hangilerinin, sizi amacınıza ulaştırıp ulaştırmayacağını tartıştık.

• Hayatımızdaki inişleri-çıkışları yansıtan bir hayat çizelgesi hazırlamak faydalıdır. Böylelikle hangi başarılarınızın/başarısızlıklarınızın, planlı faaliyetler mi yoksa tesadüfler sonucu mu ortaya çıkıp çıkmadığını anlayabilirsiniz.
• Şimdiden geleceğe yönelik bir tahmin çizelgesi hazırlayabilirsiniz. Böylelikle zaman içerisinde sizin hesaba almadığınız ne tür gelişmeler yaşandığını görmeniz mümkün olur.
• Geçmişi dikkatle analiz ettiyseniz, geleceğe yönelik gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler belirleyebilirsiniz. Ulaşılmaz hedefler belirlemek ya da hedefleriniz için başkalarına güvenmek, başarısızlığınızın reçetesi olacaktır.
• Hedeflerinizi netleştirdikçe, zamanınızın, dolayısı ile hayatınızın kontrolünü elinize alacaksınız.
• Eğer hedef belirlemekte zorluk çekiyorsanız, halen yapmakta olduklarınızı göz önüne alarak, bunlardan hangilerinin, sizi mesleki ve özel hayatınızda istediğiniz yere götüreceğini belirleyerek işe başlayabilirsiniz.
• Dinlenmek için ayıracağınız vakitleri de, işinizi yapmaya yönelik planlar kadar ciddiye almalısınız. Bütün vaktinizi çalışarak geçirirseniz, etkili bir yönetici olamazsınız.
• Hazırlayacağınız zaman yönetimi çizelgesi, acil işlerle önemli işler arasındaki farkı görmenize yardımcı olacaktır.
• İyi zaman yöneticileri, firmaları ve kendileri için uzun vadede daha çok fayda getirecek işlere daha çok vakit ayırırlar.

Bir sonraki bölümde, şu ana kadar öğrendiklerimizi, etkili bir zaman yönetim planı hazırlamaya yönelik olarak nasıl kullanabileceğimizi göreceğiz.