etkin yönetici olmanın 8 kuralı

[hakan_oz]

Aynı şekilde 65 yıllık danışmanlık kariyerimde tanıştığım en başarılı yöneticiler hep lider ruhlu olmayanlardı. Bu kişiler kendilerini etkin ve başarılı yapan 8 kuralı uyguladılar. Bu kurallar yöneticinin ihtiyaç duyduğu bilgiyi almasını, bu bilgiyi eyleme dönüştürmesini, kararlardan ve sonuçlarından sorumlu hissetmesini sağlar.

1.“Ne yapılması gerekiyor” diye sorun

Etkin bir yöneticinin yapması gereken ilk şey “Ne yapılması gerekiyor?” demek. Burada şunu gözden kaçırmayın: Soru “Ne yapmam gerekiyor?” değil “Ne yapılması gerekiyor?” olmalı. Bu sorunun mutlaka ciddiye alınması gerekir ve bu soruyu sormayı unutmak en yetenekli yöneticiyi bile başarısızlığa mahkum eder. Cevabı ise genellikle birden fazla acil işi gündeme getirir. Etkin bir yöneticinin sorumluluğu bu işler ve olanları belirlemek ve kendine uygun olanı seçmektir. Bugüne kadar birden fazla işe konsantre olarak başarılı olabilen tek bir yöneticiyle bile tanışmadım. Yönetici bu önceliklerden tek birine konsantre olur ve diğerlerini erteler. Hedef seçilen iş tamamlandıktan sonra ise “Şimdi ne yapılmalı?” sorusu gündeme gelir ve bunun cevabı aranır. Mesela ABD’nin en tanınan yöneticilerinden General Electric’in efsanevi CEO’su Jack WELSH, beş yılda bir “Şimdi ne yapılması gerekiyor?” sorusunu sorar ve her defasında şirket içinde küçük bir yeniden yapılanmaya giderdi.

2.“Şirket için doğru olan nedir?” sorusunu sorun

Etkin yöneticinin ikinci görevi en az birincisi kadar önemlidir. “Bu, şirket için doğru olan şey mi?” sorusunu sorarlar. Şirket sahipleri için hissedarlar için, çalışanlar ya da yöneticiler için değil, şirket için doğru olan göz önüne alınır. Yönetici, şirket sahibinin ve hissedarların da önemli olduğunu bilir ancak öncelik şirket için doğru olan kararların alınmasıdır. Özellikle aile şirketlerinde bu ikinci sorunun cevabının çok samimi verilmesi gerekir. “Şirket için doğru olan nedir?” diye sormak, doğru kararın alınacağını göstermez.Sonuçta yöneticilerde insandır ancak bu soruyu sormamak hata yapılacağının garantisi gibidir.

3.Hareket planı hazırlayın

Herhangi bir karar alındığında yöneticinin harekete geçmeden önce adımlarını çok iyi planlaması gerekir.Bunun için ilk olarak arzu edilen sonuçlar tanımlanır.”Şirket önümüzdeki 18 ay veya 2 yıllık süreçte benden ne beklemeli?” diye sorulur. Nasıl sonuçlar ortaya konacağı ve zaman dilimi sorgulanır. Ayrıca “Bu yaptığım etik mi? Şirket içinde kabul edilebilir mi? Yasal mı? Şirketin çalışma ahlak ve kurallarına uygun mu?” diye de düşünülmedir. Harekat planı bir taahhüt değil niyetleri belirleme eylemidir. Bu plan sabitlenmemeli, aksine sıksıkla gözden geçirilip yenilenmelidir. Çünkü tüm başarı ve başarısızlıklar yeni fırsatlar doğurur. Üstelik çevre koşulları, pazar, özellikle şirket içindeki dengeler ve insanlar sıklıkla değişir. Tüm bunlar göz önüne alınarak hedeflenen zamanın yarısında, mesela dokuzuncu ayda planın ne aşamasında olunduğu irdelenir. Napalyon “ Hiç bir başarılı savaş planlar takip edilerek yapılmadı” demişti. Yine de kendisi tüm savaşlarını daha önce görülmemiş kadar detaylı bir şekilde planladı. Çünkü bunu yapmazsanız olayların esiri olursunuz ve neyin önemli olamadığını kaçırırsınız.


4.Kararlarınız için sorumluluk alın

Alınan karaların sorumluluğunu taşıyın. Karar, insanlar bundan haberdar olanan kadar alınmamış sayılır. Planın süresi gerekli kişiler tarafından bilinmeli, herkez plana yüzde 100 katılmasa da sempati duymaları anlamaları sağlanmalı. Verilen kararları takip etmek ve sorgulamak da çok önemli. Bu kontrol mekanizması, inanları işe alıp işten çıkarmak gibi önemli kararlarda devreye girmeli. Çünkü araştırmalar çalışanlarla ilgili alınan kararların yalnızca
üçte birinin başarılı olduğunu, diğer üçte birinin ise ne başarı ne de başarısızlık getirdiğini gösteriyor.

İyi bir yönetici işe aldığı elemanı altı - dokuz ay sonra iyice inceler ancak arzu ettiği sonuçları alamazsa bundan o kişiyi değil kendini sorumlu tutar. Ancak yöneticiler işlerini iyi yapmayan kişilerin tolere edilmemesi gerektiğini, bunun diğer çalışanlara karşı bir borç olduğunu da iyi bilmeli. İşlerinde başarısız olan kişilere eski maaş ve seviyelerindeki işlerine geri dönme fırsatı tanınmalı. Gerçi bu çok sık uygulanan bir kural değil ve çalışanlar da genelde tercih etmiyor ama böyle bir olasılığın var olması verimliliği arttırır. Çalışanlar kendilerini güvende ve rahat hisseder, risk almaları kolaylaşır. Bir şirketin başarısı çalışanların risk almaya ne kadar gönüllü olduğuna bağlıdır.

5.Çalışanlarla yönetim iletişim halinde olmalı

Karar alınırken en tehlikeli şey,bunların yalnızca üst düzey yöneticiler tarafından bilinmesidir.Bu çok önemlidir çünkü çalışanlar,kendi işlerini CEO’dan bile daha iyi bilir ve değerlendirirler.Hedef , bu kişilerin yönetimle ileti,şim halinde olmasıdır. Bazı büyük şirketlerin batmış olmasının en önemli nedeni bu iletişimin kullanılmış olmasıdır.

Etkin yöneticiler hem planlarının, hem de ellerindeki bilginin gerekli kişilerce anlaşıldığındanı emin olmalıdır. Çalışanlarla yönetim arasında, bilginin sağlıklı bir şekilde paylaşıldığı emin olmalı. Bir yönetici muhasebe departmanından onlarca sayfalık rapor alabilir ama bu gerekli bilgiyi elde ettikleri anlamına gelmez. Onu yerine her yöneticinin istediği bilgiyi tanımlaması, bunu talep etmesi ve elde edene kadar da uğraşması gerekir.

6.Problemlerden çok fırsatlara yoğunlaşın

İyi yöneticiler problemlere değil fırsatlara konsantre olur. Tabi ki problemlerle ilgilenmeli ve bunları çözmeye çalışmalısınız. Ancak problem çözmek, sadece zararı önler, fırsatları değerlendirmekse verim ve sonuç getirir. Mesela şirket toplantısında gündemin ve raporun ilk sayfası problemlere ayrılır. Halbuki ilk sayfa fırsatlara ayrılmalı, problere ise büyük bir kriz yoksa en son vakit ayrılmalı.

Etkin yöneticiler değişim bir tehdit değil, fırsat olarak görmeli. Sistemli bir şekilde şirketin içindeki ve dışındaki değişimi değerlendirir ve şirket için faydalı hale nasıl getireceğini sorgular. İncelenmesi gereken olgular şöyle sıralanabilir: Şirket içinde, rakiplerde ya da endüstride beklenmedik bir başarı ya da başarısızlık; pazardaki mevcut durum ve potansiyel arasındaki fark; üretim, ürün ve servis arasındaki ilişkinin devinimi; endüstrideki ve pazardaki değişim; demografi; değerler, bakış açası ve düşünce biçimindeki değişiklikler; yeni bilgi ve teknoloji.

7.Verimli ve üretken toplantılar yapın

İyi yöneticiler bir toplantının ya verimli ya da tamamen zaman kaybı olduğunu bilir. Toplantıları verimli hale getirin. Araştırmalar, küçük ya da büyük seviyedeki yöneticilerin tamamını günün en az yarısını toplantıda geçirdiğini gösteriyor. Bu nedenle tontıların sohbet değil tartışma saati olduğu bilinmelidir. Verimli bir toplantının ana şartı önceden nasıl bir toplantı yapılacağına karar vermektir. Değişik tip toplantılar değişik hazırlıklar gerektirir.

Basın bülteni ya da anons hazırlanacak bir toplantıda bir kişinin önceden müsvetde hazırlaması gerekir. Toplantıda bu metin mükemmelleştirir, toplantıdan sonra da bir kişi metnin tam olarak hazırlanması sorumluluğunu alır. Tek bir kişinin rapor sunacağı günlerde tartışmalar bu raporla sınırlı olmalı. Birden fazla rapor sunulacaksa her rapor için belli bir süre verilmeli, raporun sunum süresi de sınırlandırılmalıdır. Yöneticinin bilgilendirildiği bir toplantıda yönetici dinleyen taraf olmalı, gerekirse arada birkaç soru sormalı ancak yorumlarıyla toplantıyı bölmekten kaçınmalıdır. Tek amacı üst düzey yöneticilerin patronla beraber oturması olan toplantıların verimli olamsı beklenemez. İyi yöneticiler toplantıda halledilmesi gereken konular bittiğinde toplantıyı sonlandırır ve yeni bir tartışma konusu açmaktan kaçınır. Toplantıyı ve alınan kararları takip etmek de en az toplantının kendisi kadar önemlidir.

8.“Ben”değil “Biz”diye düşünün

Son kural şu: Asla “Ben” demeyin. Daima “Biz” diye düşünün ve konuşun. Etkin yöneticiler en büyük sorumluluğun kendilerinde olduğunu bilir. Bu sorumluluk ne başkasına devredilebilir, ne de başkalarıyla paylaşılabilir. Ancak bu sorumluluğun elde tutulmasının tek nedeninin şirketin yöneticiye duyduğu güven olduğu bilinmelidir. Yani yönetici kendi ihtiyaç ve fırsatları yerine şirketin ihtiyaçlarını ve çıkarlarını düşünmelidir.

Sekiz ana kuralı inceledik. Size bir tane de “Bonus” kural vereyim. Yönetici olarak daima en çok dinleyen ve en son konuşan olun. Etkin yöneticiler karekterlerinde farklılık gösterir, güçlü yanları, zayıflılıkları, inançları ve değer sistemleri birbirinden çok farklıdır. Tek ortak özellikleri doğru şeyleri yapmalarıdır. Bazı yöneticiler doğuştan yetenekli ve etkindir. Ancak bir yöneticiden beklenenler yetenekle tatmin olunamayacak kadar yüksek. Etkinlik bir disiplindir, tüm disiplinler gibi öğrenilmeli ve hak edilmelidir